Skriva protokoll

Att dokumentera föreningens arbete är viktigt för att skapa ett gemensamt minne. Genom att skriva protokoll kan beslut, erfarenheter och lärdomar sparas och föras vidare till framtida styrelser och medlemmar. Det gör det lättare för föreningen att utvecklas och minskar risken för att samma misstag upprepas.

Varför är protokoll viktiga?

Tydlighet

Protokoll gör det tydligt vilka beslut som har fattats och vad som ska göras. Det minskar risken för missförstånd och onödiga konflikter som kan uppstå när människor minns saker olika.

Öppenhet och demokrati

Protokoll bidrar till en öppen och demokratisk förening. De visar hur beslut har fattats och gör det möjligt för både nuvarande och framtida medlemmar att följa föreningens arbete.

Föreningens historia

Protokoll är en viktig del av föreningens historia. De hjälper nya förtroendevalda att förstå tidigare beslut, erfarenheter och arbetssätt.

Vilka möten ska protokollföras?

Det viktigaste är att det alltid skrivs protokoll vid årsmöten och styrelsemöten, eftersom det är där de flesta beslut fattas. Även andra möten kan dokumenteras genom anteckningar, men kraven är då oftast inte lika höga.

Två sätt att skriva protokoll

Beslutsprotokoll

Ett beslutsprotokoll innehåller endast de beslut som har fattats, oftast formulerade som att-satser. Det kan även innehålla information om omröstningar och reservationer. Detta är den vanligaste typen av protokoll.

Diskussionsprotokoll

Ett diskussionsprotokoll beskriver både besluten och hur diskussionerna gick. Här kan olika förslag, argument och åsikter dokumenteras. Hur detaljerat protokollet ska vara avgör ni själva.

Fundera tillsammans på vilket arbetssätt som passar er förening bäst.

Vad ska ett protokoll innehålla?

Ett protokoll bör innehålla:

  • Vilken grupp eller förening som har haft mötet.
  • Datum, tid och plats för mötet.
  • Vilka som deltog.
  • Mötets dagordning och vilka punkter som behandlades.
  • Rapporter och informationspunkter.
  • Alla beslut som fattats, tydligt formulerade i att-satser.

Vi rekommenderar att ni använder en gemensam mall så att alla protokoll ser likadana ut.

Hur skriver man tydliga beslut?

Ett beslut ska vara så tydligt att även någon som inte deltog på mötet förstår vad som ska göras.

Fundera därför på:

  • Vad beslutades?
  • Vad ska göras?
  • Vem ansvarar?
  • När ska det vara klart?
  • Vem behöver få information om beslutet?
  • Ska beslutet följas upp och i så fall hur?

Exempel

Styrelsen beslutade:

Att ge Ali i uppdrag att ordna fika till nästa styrelsemöte.

Årsmötet beslutade:

Att uppdra åt styrelsen att ta fram ett förslag på policy för inköp av mat och material.

Protokollsutdrag

Ibland behöver banken eller en bidragsgivare endast se ett specifikt beslut, till exempel om firmatecknare. Då kan ni göra ett protokollsutdrag som innehåller just den aktuella punkten tillsammans med datum och underskrifter.

Vem skriver protokollet?

Den som skriver protokollet kallas sekreterare. I vissa styrelser är det samma person som skriver varje gång, medan andra väljer att turas om.

Justera protokollet

För att ett protokoll ska vara giltigt måste det justeras. Det innebär att mötesordföranden, mötessekreteraren och den eller de justerare som valts går igenom protokollet och intygar att innehållet stämmer.

Alla sidor bör signeras med initialer och den sista sidan ska undertecknas med fullständig namnteckning och namnförtydligande.

Spara protokollen

Alla justerade protokoll bör sparas både digitalt och i fysisk form. Samla gärna protokollen i en pärm och förvara dem på en säker plats så att de enkelt kan hittas vid behov.