Ekonomi
En god ekonomi är grunden för en hållbar verksamhet. Oavsett om ni är en liten klubb utan anställda eller ett större distrikt eller en 4H-gård med personal, djur och fastigheter är det viktigt att ha koll på ekonomin.
Styrelsen ansvarar för föreningens ekonomi och har ett juridiskt ansvar för att verksamheten sköts på ett korrekt sätt. Därför är det viktigt att regelbundet följa upp ekonomin och planera långsiktigt.
Skapa en hållbar ekonomi
För att skapa en stabil ekonomi behöver ni ha koll på både den dagliga ekonomin och verksamhetens långsiktiga förutsättningar.
Ställ er regelbundet frågor som:
- Har vi tillräckligt med pengar på kontot för att betala våra kostnader?
- Är våra intäkter och kostnader i balans?
- Hur ser finansieringen ut kommande år?
- Finns det kommande investeringar eller större kostnader som vi behöver planera för?
- Har vi tillräckliga ekonomiska reserver om något oväntat händer?
Likviditet – pengar på kontot
Likviditet handlar om att ha tillräckligt med pengar på bankkontot för att kunna betala löner, fakturor och andra kostnader när de förfaller.
Om verksamheten får bidrag är det viktigt att planera när pengarna betalas ut så att det alltid finns pengar till verksamheten under hela året.
En bra tumregel är att ha en ekonomisk buffert som gör att verksamheten kan fortsätta även om förutsättningarna förändras.
Ha en ekonomisk buffert
Alla föreningar bör ha sparade medel för oförutsedda händelser. Detta är särskilt viktigt om ni har:
- anställd personal
- djur
- fastigheter
- långsiktiga avtal
Hur stor buffert ni behöver beror på verksamhetens storlek, men målet bör vara att kunna driva verksamheten under en längre period även om intäkterna minskar.
Personal kostar mer än lönen
För verksamheter med anställda är personalkostnader ofta den största utgiften.
Kom ihåg att kostnaden för personal inte bara består av själva lönen. Även följande behöver budgeteras:
- arbetsgivaravgifter
- pension
- semesterersättning
- årliga lönerevisioner
- utrustning, exempelvis dator och telefon
- friskvård och andra personalförmåner
Det är också viktigt att komma ihåg att slutlöner ofta blir högre än vanliga månadslöner eftersom semester och andra ersättningar ska betalas ut när en anställd slutar.
Ta hjälp när det behövs
Vi rekommenderar att ni använder en redovisningskonsult eller annan person med ekonomisk kompetens för bokföring och bokslut.
Att ta hjälp i tid sparar ofta både tid och pengar.
Om ni känner er osäkra – be om hjälp. Vänta inte med att agera om ni upptäcker ekonomiska problem.
Bokföringsprogram
Vi rekommenderar att ni använder ett webbaserat bokföringsprogram. Många föreningar inom 4H använder Fortnox, som är enkelt att använda och har bra support.
När många använder samma system blir det dessutom lättare att hjälpa varandra.
Var alltid flera som har tillgång
För att minska sårbarheten rekommenderar vi att minst två personer har tillgång till viktiga funktioner, exempelvis:
- bankkonton
- skattekonto
- bokföringsprogram
- internetbank
På så sätt säkerställs att verksamheten kan fortsätta fungera även om någon slutar eller blir sjuk.
Vid räkenskapsårets slut
Räkenskapsår
Räkenskapsåret är den period som bokföringen omfattar och avslutas med bokslut och eventuell årsredovisning. För de flesta föreningar följer räkenskapsåret kalenderåret, det vill säga januari till december.
Bokslut och årsredovisning
Mindre föreningar med en omsättning under tre miljoner kronor kan vanligtvis upprätta ett förenklat årsbokslut.
Läs mer på Skatteverkets webbplats om vilka regler som gäller för just er förening.
Deklaration
Föreningar som är registrerade hos Skatteverket ska normalt lämna in deklaration varje år.
Vissa ideella föreningar kan ansöka om undantag från att lämna särskild uppgift under en femårsperiod. Om verksamheten förändras, exempelvis genom försäljning eller anställning av personal, kan undantaget upphöra att gälla.
Kontrollera alltid vilka regler som gäller för just er verksamhet på Skatteverkets webbplats.
Revision
Revisorns uppgift är att granska hur föreningens ekonomi och verksamhet sköts.
I mindre föreningar är revisorsuppdraget ofta ideellt och revisorn granskar både ekonomin och styrelsens arbete.
Större organisationer kan behöva anlita auktoriserad eller godkänd revisor.
Firmatecknare och attesträtt
För att föreningens ekonomi och administration ska fungera på ett tryggt och tydligt sätt behöver styrelsen utse personer som får företräda föreningen och hantera ekonomiska frågor. Här förklarar vi vad det innebär att vara firmatecknare, vad attesträtt är och hur ekonomisk delegation fungerar.
Vad är en firmatecknare?
En firmatecknare är en person som har rätt att företräda föreningen i juridiska och ekonomiska frågor. Det kan till exempel handla om att:
- skriva under avtal
- öppna eller avsluta bankkonton
- hantera bankärenden
- representera föreningen gentemot myndigheter och andra organisationer
För att ett avtal ska vara juridiskt bindande för föreningen måste det vara undertecknat av en person som har rätt att teckna föreningens firma.
Firmatecknaren är föreningens juridiska representant, men har inte ett större ansvar än övriga styrelseledamöter. Hela styrelsen är gemensamt ansvarig för föreningens verksamhet, tillgångar och skulder.
Firmatecknare kan också ge en begränsad fullmakt till andra personer, exempelvis någon som ansvarar för ett projekt. Om ni använder fullmakter är det viktigt att tydligt beskriva vad personen får och inte får göra.
Vad är attesträtt?
Attesträtt innebär att styrelsen ger en eller flera personer rätt att godkänna ekonomiska transaktioner.
Det kan till exempel handla om att godkänna:
- betalning av fakturor
- ersättning för utlägg
- redovisning av inköp med företagskort
- utbetalning av löner och arvoden
Den som är firmatecknare har automatiskt attesträtt, men styrelsen kan också ge attesträtt till andra personer som hjälper till med den löpande ekonomihanteringen.
Attesträtten kan begränsas till vissa belopp eller vissa typer av kostnader, vilket ofta regleras i en delegationsordning.
Viktigt! Ingen ska någonsin attestera sina egna utlägg eller egna kostnader.
Hur väljs firmatecknare?
Firmatecknare utses antingen av årsmötet eller av styrelsen. Ofta fattas beslutet på styrelsens första möte efter årsmötet, det så kallade konstituerande styrelsemötet.
Det är vanligt att föreningen utser två firmatecknare, exempelvis ordförande och kassör. Har föreningen anställd personal kan det ibland vara lämpligt att även en anställd har firmateckningsrätt eller attesträtt.
I beslutet ska följande alltid framgå:
- personens för- och efternamn
- fullständigt personnummer (12 siffror)
- om personen tecknar firma ensam eller tillsammans med någon annan
Enskild firmateckning eller två i förening?
Om föreningen har flera firmatecknare behöver ni också besluta om hur firmateckningen ska fungera.
Var för sig
Om firmatecknarna väljs var för sig kan varje person ensam skriva under avtal och genomföra bankärenden för föreningens räkning.
Två i förening
Om firmatecknarna väljs två i förening måste två personer tillsammans skriva under avtal eller genomföra vissa bankärenden.
Föreningen kan även välja fler än två firmatecknare men samtidigt besluta att endast två behöver agera tillsammans.
Vår rekommendation
Sveriges 4H rekommenderar att föreningar:
- utser minst två firmatecknare
- väljer att teckna firma två i förening
- ser till att minst två personer har tillgång till banken
Det ökar säkerheten och minskar risken för misstag eller ekonomiska oegentligheter.
Hur formuleras beslutet?
Beslut om firmatecknare fattas oftast av styrelsen på det konstituerande styrelsemötet, men kan även fattas av årsmötet eller vid ett senare styrelsemöte.
När beslutet är fattat ska det dokumenteras i ett justerat protokoll. Vi rekommenderar också att ni gör ett separat protokollsutdrag som endast innehåller beslutet om firmatecknare, eftersom banker ofta efterfrågar detta.
Exempel: firmateckning var för sig
”Styrelsen beslutar att Mikaela Wikström (19870223-xxxx) och Jacko Nilsson (19910008-xxxx) har rätt att teckna firma var för sig samt har attesträtt för föreningen Maskrosorna Malmö (organisationsnummer 802351-5489). All tidigare rätt att teckna firma upphör.”
Exempel: firmateckning två i förening
”Styrelsen beslutar att Stefan Larsson (19871013-xxxx) och Anna Magnusson (19930919-xxxx) har rätt att teckna firma två i förening samt har attesträtt för föreningen Fröet Helsingborg (organisationsnummer 802014-3704). All tidigare rätt att teckna firma upphör.”
Om ni ska öppna ett bankkonto kan det vara bra att även besluta att:
”Firmatecknarna ges rätt att öppna bankkonto och ha tillgång till internetbanken.”
Olika banker kan ha olika krav på hur beslutet ska formuleras, så det är ofta bättre att vara extra tydlig.
Ekonomisk delegation
För att föreningens arbete ska fungera smidigt kan styrelsen besluta om ekonomisk delegation.
Det innebär att en person får rätt att själv fatta beslut om inköp eller kostnader upp till ett visst belopp utan att hela styrelsen behöver godkänna varje enskilt köp.
Hur stora belopp som får hanteras bestämmer varje förening själv. Det kan till exempel handla om att den som ansvarar för ett läger eller en utbildningshelg får använda den budget som avsatts för arrangemanget.
Ekonomisk delegation kan regleras i en delegationsordning eller genom ett vanligt styrelsebeslut.
Minderåriga firmatecknare
En förening kan välja en person under 18 år till firmatecknare. Eftersom personen företräder föreningen och inte sig själv finns det inget juridiskt hinder för detta.
Vissa banker accepterar dock inte minderåriga firmatecknare. Om det är möjligt rekommenderar vi därför att minst en av föreningens firmatecknare är myndig.
