Årsrutiner för distrikt inom Sveriges 4H

Att vara aktiv i ett distrikts styrelse är både roligt och utvecklande. För att distriktet ska fortsätta vara en aktiv del av Sveriges 4H finns det några saker som behöver göras varje år. Genom att följa dessa rutiner kan distriktet fortsätta använda 4H namn och grafiska profil, söka ekonomiskt stöd och stötta klubbar och gårdar i sitt område.

1. Håll årsmöte

Årsmötet är distriktets viktigaste möte och det enda möte som alla distrikt måste genomföra varje år.

Enligt stadgarna ska distriktets årsmöte hållas senast den 15 maj. På årsmötet ska minst tre personer väljas till styrelsen.

Om det saknas personer till styrelsen

Vi rekommenderar inte att ett distrikt sätts vilande annat än i undantagsfall. Vilande organisationer kan skapa praktiska problem kring exempelvis bankkonton, firmateckning och deklarationer.

Om det inte finns tillräckligt många personer som vill engagera sig i styrelsen är det oftast bättre att lägga ned distriktet och, om intresse finns längre fram, starta upp verksamheten på nytt.

2. Rapportera till riksförbundet

Efter årsmötet ska följande dokument skickas in till riksorganisationen:

  • signerat och justerat årsmötesprotokoll för innevarande år
  • verksamhetsberättelse för föregående år

Dokumenten ska laddas upp på Antribe. Såhär laddar du upp dokument på Antribe.

Riksorganisationen behöver dessa dokument för att kunna rapportera till bidragsgivare, säkerställa fortsatt finansiering och hålla uppdaterad information om vilka distrikt som är aktiva.

Vi ser också gärna att ni skickar in:

  • ekonomisk redovisning för föregående år
  • budget för innevarande år
  • verksamhetsplan

Dessa dokument är dock inte obligatoriska.

3. Utse kontaktpersoner

För att vi ska kunna skicka information, material och viktiga påminnelser behöver varje distrikt ha minst en aktuell kontaktperson.

Det är viktigt att ni meddelar riksorganisationen om kontaktpersoner byts ut så att uppgifterna alltid är uppdaterade.

Kontaktpersonen är ofta även administratör i medlemssystemet Antribe och ansvarar då för hantering av personuppgifter.

4. Stötta klubbar och 4H-gårdar – var en bro i organisationen

Klubbarna finns till för medlemmarna och distrikten finns till för att stötta klubbarna och 4H-gårdarna.

Distriktets uppgift är att ge stöd, kunskap och inspiration så att verksamheten kan utvecklas på ett positivt sätt i hela distriktet. I svårare frågor eller situationer är det i första hand distriktets ansvar att stötta lokala föreningar och, vid behov, involvera riksorganisationen.

Distriktet fungerar också som en viktig länk mellan de lokala verksamheterna och riksorganisationen.

Stötta verksamhetsutveckling

Stötta gärna klubbar och gårdar i att planera och genomföra aktiviteter, läger och andra arrangemang.

Många av våra medlemmar hittar till 4H genom läger och lovverksamhet. Att planera och marknadsföra läger tidigt på året är därför ett bra sätt att nå nya medlemmar.

Uppmuntra också verksamheterna att sprida information utanför den egna organisationen för att nå fler barn och unga.

Välkomna nya medlemmar

Öppna aktiviteter och prova-på-tillfällen är ett bra sätt att introducera nya deltagare till 4H. Efter enstaka prova-på-tillfällen behöver deltagaren dock bli medlem för att fortsätta delta i verksamheten.

Medlemskapet är viktigt både för organisationens utveckling och för att deltagarna ska omfattas av Sveriges 4H medlemsförsäkring.