Årsrutiner för 4H-klubbar
Att driva en 4H-klubb är både roligt och utvecklande! För att klubben ska fortsätta vara en aktiv del av Sveriges 4H finns det några saker som behöver göras varje år. Genom att följa dessa rutiner kan klubben fortsätta använda 4H:s namn och grafiska profil, söka ekonomiskt stöd och erbjuda verksamhet för sina medlemmar.
1. Håll årsmöte
Årsmötet är klubbens viktigaste möte och det enda möte som alla 4H-klubbar måste genomföra varje år.
Enligt stadgarna ska årsmötet hållas senast den 10 mars.
På årsmötet ska minst:
- tre personer väljas till styrelsen
- fem personer väljas om klubben driver en 4H-gård
Längst ned på sidan hittar du mallar och andra dokument som stöd inför årsmötet.
Om det inte finns tillräckligt många till styrelsen
Om det inte finns tillräckligt många personer som vill engagera sig i styrelsen är det oftast bäst att lägga ned klubben genom beslut på årsmötet. Klubbens tillgångar ska då överföras till distriktet eller riksorganisationen och föreningen behöver avregistreras hos Skatteverket.
Vi rekommenderar generellt inte att låta en klubb vara vilande. Vilande föreningar kan skapa praktiska problem kring exempelvis bankkonton, firmatecknare och deklarationer. Om intresset återkommer i framtiden är det oftast enklare att starta en ny klubb.
2. Rapportera till riksförbundet
Efter årsmötet ska följande dokument skickas in till riksorganisationen:
- signerat årsmötesprotokoll från innevarande år
- verksamhetsberättelse för föregående år
- klubbens stadgar där namn, organisationsnummer och säte framgår
Dokumenten laddas upp på Antribe eller skickas in till info@4h.se. Så här laddar du upp dokument i Antribe. Dokumenten ska vara inlämnade senast den sista april.
Rapporteringen är vårt sätt att veta vilka klubbar som är aktiva.
3. Utse administratör för medlemssystemet
Vi rekommenderar att ni på det konstituerande mötet utser minst en person i styrelsen som ansvarar för klubbens medlemsregister i Antribe.
Den personen blir kontaktperson för medlemssystemet och ansvarar för att hålla medlemsuppgifterna uppdaterade.
4. Arrangera aktiviteter
Klubben finns till för medlemmarna. Som medlemsorganisation är det viktigt att skapa aktiviteter där både nuvarande och nya medlemmar kan delta och utvecklas.
Ni får gärna arrangera öppna aktiviteter där personer som ännu inte är medlemmar kan prova på verksamheten. Det är ett bra sätt att välkomna nya deltagare och rekrytera fler medlemmar.
Det går bra att låta personer prova på verksamheten vid enstaka tillfällen, men för att fortsätta delta i aktiviteter behöver man bli medlem i Sveriges 4H. Medlemskapet är viktigt både för organisationens utveckling och för att vår medlemsförsäkring ska gälla.
Tips för att värva nya medlemmar
Många av våra medlemmar kommer till 4H genom läger och lovaktiviteter. Att planera och marknadsföra läger tidigt på året är därför ett bra sätt att nå nya deltagare.
Försök också att sprida information utanför den egna organisationen för att nå barn och unga som ännu inte känner till 4H.
checklistor och mallar
Påbörja era förberedelser inför klubbårsmötet redan idag!