Styrelsearbete

Att sitta i en styrelse är roligt, utvecklande, spännande och en möjlighet att få jobba med att förändra något. Du får också en massa erfarenheter.

 

Här kan du läsa om:

  • Styrelsens uppdrag och ansvar
  • Beslutshjulet
  • 3 nivåer av beslut och arbete
  • Strategiskt arbete
  • Första mötet efter årsmötet – det konstituerande mötet
  • Firmatecknare
  • Skriva protokoll

 

Förtroende att sitta i styrelse får en av årsmötet och förtroendet handlar om att tänka utanför sig själv och se vad som är bäst för organisationen. Det är bra med olika kompetenser och intressen i styrelsen och det praktiska med styrelsearbete kan du lära dig, det viktigaste är att du har ett driv och vill göra något och är beredd att lägga ner tid på styrelsearbetet. Även om en ofta säger att en sitter i styrelsen så är det bra att komma ihåg att en arbetar i styrelsen.

Att ta ansvar för en organisation betyder att en inte bara kan tänka ett år framöver till nästa årsmöte utan att en behöver se på längre sikt också, strategiskt arbete.

Att tänka långsiktigt handlar om att ställa frågorna:

  • Var står organisationen idag?
  • Vart vill vi?
  • Vilka prioriteringar är nödvändiga för att ta oss i den riktningen?

Fokusera på målet men kom ihåg var ni är nu. Styrelsen behöver alltid:

  • läsa igenom stadgan och andra styrdokument som verksamhetsplan, policys och så vidare för att ha koll och veta vart ni ska med organisationen.
  • ha stenkoll på budget, den ekonomiska situationen och när intäkter och kostnader kommer under året så att det alltid finns täckning för utgifter och att det finns ett sparkonto för oförutsedda utgifter och framtida investeringar
  • Om organisationen har anställda måste styrelsen säkerställa att kollektivavtal och andra arbetsrättsliga lagar följs, att man tar sitt arbetsgivaransvar och att löner betalas ut i tid och är korrekta.

Styrelsens uppdrag

Här kommer först en liten bakgrund till styrelsens plats och roll i en organisation innan styrelsens direkta uppdrag kommer att behandlas.  

Alla föreningar får organisera sig som de vill men det finns något som kallas “god föreningssed” som gör att föreningar fungerar på väldigt liknande sätt. Årsmötet är det högsta beslutande organet och där bör de avgörande besluten tas. Styrelsen som välj av årsmötet ansvarar för att det som beslutas på årsmötet blir gjort men kan såklart delegera. Revisorn granskar på uppdrag av årsmötet. Valberedningen föreslår en styrelse som är bra sammansatt och de tror kan leda organisationen mot målen. 

Styrelsens absolut viktigaste uppdrag är att ta beslut. Styrelsen är vald av årsmötet för att förvalta organisationen och dess tillgångar det vill säga, ta hand om den mellan årsmötena åt alla medlemmarna. Därför behöver styrelsen fatta beslut för att se till att organisationen tas om hand och går i den riktning som årsmötet beslutat genom till exempel olika mål, vision och så vidare i exempelvis olika styrdokument. Saknas anställda måste styrelsen också verkställa beslut.

Styrelsens ansvar

Styrelsens uppdrag kan kort sammanfattas i dessa punkter:

 

  • Styra och leda 

    Innebär att strategiskt styra organisationen mot sitt/sina ändamål/vision och mål. Det innebär att prioritera och planera för både pengar, organisationen och vem som är ansvarig för att se att ni går vägen mot era mål. Om ni har anställda innebär att leda också ett arbetsgivaransvar.

  • Kontrollera och redovisa 

    Innebär att säkerställa att organisationen följer lagar och korrekt redovisat sina pengar. Det gäller även att se till att det finns bra metoder för att följa upp och utvärdera verksamheten för medlemmarna eftersom ni är ansvariga inför dem på årsmötet.

  • Företräda och representera 

    Innebär att styrelsen har ansvar för att representera organisationen och dess medlemmar externt mot till exempel samhället eller mot Miljöpartiet, men också internt mot egna medlemmar eller om ni har lokala grupper under er. Enas om budskap i styrelsen som är viktiga under ert år.Sen är det såklart viktigt att ha kul! Du engagerar dig ideellt på din fritid och varför du valt att göra det kan skilja sig mellan olika individer men ofta kan det handla om att skapa förändring och du orkar mer om det är roligt så tänk på vikten att jobba för att skapa en bra stämning i styrelsen.

Styrelsens ansvar

Styrelsen i ideell förening ansvarar för att:

  • föreningen följer lagar och regler
  • verkställa årsmötets beslut
  • förvalta föreningens resurser
  • leda organisationen mellan årsmötena

Styrelsen har också:

  • Straffansvar – om föreningen begår brott
  • Betalningsansvar - vid skatteoegentligheter
  • Skadeståndsansvar - uppsåtligen eller av vårdslöshet

 

Ansvaret är som kollektiv, men varje styrelsemedlem är också personligt ansvarig.

 

Vad händer om något går fel? 

  • Revisorerna hjälper medlemmarna att granska styrelsen
  • Medlemmarna avgör om styrelsen har gjort sitt jobb och beviljar ansvarsfrihet eller inte
  • Styrelsen är kollektivt ansvariga, men om en person har begått ett brott så blir hen inte fri från straffansvar för det.

Alltid överens?

Om du som styrelsemedlem inte håller med om ett styrelsebeslut måste du reservera dig och se till att det förs in i protokollet. Om du inte gör det är du lika ansvarig som alla andra för det beslutet, oavsett vad du tycker om beslutet.

Läs mer om juridik i ideella organisationer i “Juridikboken för ideella föreningar” av Karin Källström.

Beslutshjulet

Ni kan inte bara fatta beslut i styrelsen och sen tänka att det är klart. Ni behöver tänka på hela beslutshjulet för att ert beslut ska få resultat och att det ska ses som ett genomfört beslut.

Beslutshjulet

Här kommer ett exempel för att visa hur ni behöver tänka för att förbereda er för och genomföra ett beslut.

Exempel

Idag står det på dagordningen att ni ska fatta beslut om budget för nästa år. För att kunna göra det behöver ni veta hur mycket pengar ni kommer att ha nästa år. Ni behöver också ha ett underlag för att veta vad pengarna gått till i år. Sen behöver ni ha tänkt på hur ni vill föreslå att prioriteringarna ska göras nästa år så att ni kan ge pengar efter det. Finns inga pengar blir det inga satsningar, budgeten behöver alltså vara verksamhetsplanen i siffror. Genom att jämföra vad saker kostade under året och vad ni vill satsa på nästa år så kan ni göra en budget för hur ni tror att det är bra att pengarna används för att nå målen mot visionen och eller ändamålet. Sen behöver ni fatta beslut om vem som skriver ihop förslaget efter era diskussioner och sen ser till att den implementeras i organisationen.

3 nivåer av arbete och beslut

I en organisation behöver beslut och arbete ske på tre nivåer. I en väldigt stor organisation med många anställda brukar styrelsen arbeta mest på den strategiska nivån men i de allra flesta organisationer, även med några anställda, brukar styrelsen få jobba med alla nivåer.

Det är lätt att hamna i de mest konkreta och kortsiktiga frågorna, den operativa nivån. Men för att organisationen ska hålla och leva på lång sikt måste man lyfta blicken och tänka långsiktigt och jobba strategiskt.

Diskutera: Vart har ni mest fokus, på vilken nivå? På möten? I arbetet

Skärmavbild 2019-02-20 kl. 18.09.09

Strategiskt arbete

Som nämnts tidigare så är styrelsens viktigaste uppdrag att ta beslut men vilka beslut ska styrelsen ta? Styrelsen kan inte, och bör inte fatta beslut om allting. Då blir det så att styrelsen detaljstyr vilket gör det svårt att jobba på ett smidigt, effektivt och roligt sätt och det kommer innebära alldeles för mycket arbete. Att komma fram till att ett beslut nog ska fattas någon annanstans i organisationen är också ett beslut liksom att besluta att inte ta ett beslut.

Börja med vart ni ska… …inte hur ni ska ta er dit. Kanske känner du till berättelsen om Alice i Underlandet? I den kommer Alice till ett vägskäl. Där finns ett träd där en flinande katt sitter.

Alice frågar katten:

  • “Vill du vara snäll och tala om för mig vilken väg jag ska ta härifrån?”
  • “Det beror på vart du vill komma?” svarade katten.
  • “Det spelar inte så stor roll…., sa Alice.
  • “Då spelar det heller ingen roll vilken väg du tar”, sa katten

Denna berättelse visar att om du inte vet vart du skall så blir det svårt att använda din tid väl. Du riskerar att planlöst irra runt och slösa tid, för att du inte vet vart du vill. Att definiera ett mål hjälper oss människor att göra något konkret av en tanke.

Och det är det verksamhetsplanen ska bestå av; mål. Men det är vanligt att verksamhetsplanen snarare blir en lista på aktiviteter som ska genomföras istället för vilka mål som ska uppnås. Exempel Det kanske står att en utbildning ska genomföras. Problemet blir då att det endast finns information om vilken typ av aktivitet men det finns inget som pekar ut en riktning och kan ge information om vad utbildningen ska fyllas med. En utbildning är en metod för att uppfylla ett mål men det är målet som styr innehållet och upplägget på själva utbildningen.

 

Mål ska vara SMARTA, det vill säga: 

Specifika

Mätbara

Accepterade

Realistiska

Tidsbestämda

Först när målen är satta kan en bryta ned målen och se hur de ska uppnås, alltså vilka aktiviteter ska genomföras för att uppfylla målen. Ofta finns det flera olika sätt, vägar, metoder för att nå ett mål och det bästa är om ni alltid funderar inför varje aktivitet på vilket sätt den aktiviteten bidrar till att uppfylla de mål som ni har beslutat om.

Styrelsens årshjul

Ett årshjul är en planering för när olika saker behöver göras av styrelsen under året.

Här är ett generellt årshjul som är bra att ha i åtanke för att inte missa att göra något under året. Gör gärna en mer detaljerad för just er styrelse.

Styrelsens årshjul

Första mötet efter årsmötet – det konstituerande mötet

Är det första mötet efter årsmötet då styrelsen blivit vald och är när styrelsen skapas. Det konstituerande mötet ska helst hålls så snart inpå årsmötet det går, gärna direkt efter. Konstituering är när styrelse lägger grunden för sina arbetsformer, hur de ska jobba, och fördelar olika uppdrag inom sig.

Det kan vara genom att fatta beslut om arbetsordning och delegationsordning men kan vara mindre formellt också beroende på organisationens storlek. Huvudpoängen är hur som att ni ska komma fram till hur ni vill jobba i styrelsen, hur mötena ska kallas, om ni jobbar själva eller i arbetsgrupper/utskott för att genomföra besluten, hur ofta ni har styrelsemöten, vem som får fatta vilka beslut och så vidare. Ofta kan ni kanske inspireras av hur de gjort tidigare år i er organisation eller testa och göra om sen om det uppstår problem med hur ni arbetar, just hur ni jobbar behöver inte vara hugget i sten hela året utan det är ni som bestämmer och ni kan då bestämma er för att ändra.

Firmatecknare utses också på det konstituerande mötet liksom vem som har rätt att ha hand om era pengar.

På det konstituerande mötet behöver ni föra protokoll där ni sedan kan ta ut delar ur det som exempelvis visar vem som har rätt att teckna firman eller ha hand om era pengar. Ett sådant utdrag kallas protokollutdrag och ska tillexempel visas upp för banken om sådan finns för att visa vem som har tillgång till ert bankkonto. Här nedan finns ett exempel på hur ett konstituerande mötesprotokoll skulle kunna se ut som ni skulle kunna använda gentemot banken som föreningen har om föreningen har ett särskilt bankkonto.

Firmatecknare

Firmatecknare är en person som har rätt att teckna föreningens firma. Firmatecknaren har också attesträtt. Det innebär att personen representerar föreningen när det gäller att ingå avtal eller ta ut pengar från banken.  Ingen annan än firmatecknaren kan göra detta åt föreningen och föreningens namn är inte juridiskt bindande om inte firmatecknaren också har signerat avtalet.

De firmatecknare som är utsedda av styrelsen kan sedan delegera del av sin firmateckningsrätt till andra personer exempelvis någon som är ansvarig för ett projekt. Görs detta är viktigt att vara tydlig vad den så kallade fullmakten ska gälla. Firmatecknaren är inte mer ansvarig än någon annan i styrelsen utan är bara föreningens juridiska representant. Föreningen som helhet är ansvarig för sina tillgångar och sina skulder.

Attesträtt

Attesträtt innebär att styrelsen ger fullmakt till någon/några att godkänna utbetalningar såsom fakturor, ersättning för utlägg mot kvitto, redovisning av inköp på företagskort och utbetalning av löner och arvoden. Fullmakten kan vara beloppsbegränsad vilket oftast görs i delegationsordningen. Man ska aldrig attestera sina egna ersättningar för utlägg eller redovisning av företagskort.

Den som är firmatecknare har automatiskt attesträtt. Det går också att ge attesträtt till någon som inte är firmatecknare, exempelvis om någon annan hjälper till att sköta den löpande ekonomihanteringen och ska betala fakturor och betala ut ersättning för utlägg. I större organisationer är det vanligt att många har attesträtt utan att också vara firmatecknare.

Val av firmatecknare

Firmatecknaren utses antingen av årsmötet eller av styrelsen. Ibland står det skrivet i föreningens stadgar vem som ska vara firmatecknare. Det är vanligt att föreningen har två firmatecknare. Det är vanligt att det är sammankallande och kassören som är firmatecknare och har attesträtt. Har ni anställda är det oftast smidigt att någon av dom är firmatecknare och/eller har attesträtt. I beslutet så måste personens för-och efternamn samt 12-siffriga personnummer finnas med.

Om föreningen väljer fler än en firmatecknare ska man också välja något av följande:

  • Att de är valda var för sig – Innebär att även om föreningen har flera firmatecknare så behöver bara en av dem skriva under för att det ska vara giltigt. Det innebär också att firmatecknaren ensam kan ta ut pengar från banken.
  • Att de är valda två i förening – Innebär att båda firmatecknarna måste skriva under tillsammans eller besöka banken tillsammans. Man kan också ha tre eller fler firmatecknare, men bara kräva två i förening, så måste inte alla träffas. Det innebär att en har mycket bättre kontroll på att pengarna används till rätt saker.

När beslutet är fattat måste protokollet skrivas under för att det ska vara giltigt. Utöver det vanliga protokollet är det också bra att göra ett protokollsutdrag för enbart punkten som rör val av firmatecknare och skriv under även det.

Vår rekommendation 

Vi rekommenderar att ni väljer två firmatecknare som tecknar firma två i förening. Det är säkrare att välja att teckna firma två i förening. Det minskar risken för att misstag begås eller att förskingring kan ske. Det bör även alltid vara två personer som har tillgång till banken.

 

Hur formuleras beslutet?

Beslutet om firmatecknare kan tas både av årsmötet eller styrelsen men det är vanligast att det görs av styrelsen. Det ska göras på styrelsens första gemensamma möte, det konstituerande styrelsemötet, men ett nytt beslut kan fattas på vilket styrelsemöte som helst. Om styrelsen fattar beslutet är det smidigt att fatta beslut om firmatecknare och attesträtt samtidigt.

  • När de är valda var för sig

    Årsmötet/styrelsen beslutar att Mikaela Wikström (19870223-0212) och Jacko Nilsson (1991008-0431) har rätt att teckna firma var för sig samt har attesträtt för föreningen Maskrosorna Malmö (organisationsnummer 802351-5489). All tidigare rätt att teckna firma upphör.” 

  • När de är valda två i förening

    Årsmötet/styrelsen beslutar att Stefan Larsson (19871013-5943) och Anna Magnusson (19930919-0754) har rätt att teckna firma två i förening samt har attesträtt för föreningen Fröet Helsingborg (organisationsnummer 802014-3704). All tidigare rätt att teckna firma upphör.

Om ni ska öppna ett bankkonto kan det vara bra att också fatta beslut om att “firmatecknarna ges rätt att öppna bankkonto och ha tillgång till internetbanken”. Eftersom olika banker har olika krav på hur beslutet ska formuleras kan det bli enklare att vara övertydlig än att behöva göra om.

Ekonomisk delegation

För att inte den som ansvarar för att exempelvis anordna en aktivitet ska behöva få varje kostnad godkänd av hela styrelsen är det bra att styrelsen beslutar om hur mycket pengar hen kan få besluta över själv.

Hur stor summan är beror på hur mycket pengar ni som förening har totalt varje år, det kan vara 100 kr eller 10 000 kr. Det brukar kallas ekonomisk delegation. Det kan stå med i delegationsordningen om ni har en sådan men det räcker att styrelsen beslutar om vad som gäller. Exempelvis kan en ge den som är ansvarig för att anordna en utbildningshelg få ekonomisk delegation på den totala budgeten för det arrangemanget och själv besluta om hur mycket pengar som ska gå till sånt som mat, lokal, resor och föreläsare så länge det inte kostar mer än vad som är sagts totalt.

Minderåriga firmatecknare 

En förening kan utse en minderårig firmatecknare. Eftersom personen representerar föreningen, inte sig själv, spelar det inte någon roll om hen är myndig. Tyvärr väljer många banker att inte respektera detta och nekar att öppna bankkonto åt föreningar där firmatecknaren är minderårig. Om möjligt kan det därför vara bra att ha en myndig firmatecknare.

Skriva protokoll

Dokumentation handlar om att föreningen ska ha ett gemensamt minne. Det är viktigt för att beslut, lärdomar och erfarenheter ska vara tillgängliga för alla i föreningen. Utan det blir det svårare för föreningen att utvecklas och misstag riskerar att upprepas.

Varför är protokoll viktiga?

Den viktigaste dokumentationen är protokollet. Eftersom det är på årsmöten och styrelsemöten de stora besluten tas ska det finnas ett protokoll från alla dessa möten. Det är bra att ta anteckningar på andra möten också men kraven är inte lika höga som på exempelvis årsmötesprotokoll.

  • Tydlighet

    Protokoll skapar tydlighet eftersom en vet vilka beslut som har fattats och vad som ska göras. Onödiga konflikter kan undvikas som annars kan uppstå för att folk inte minns vad som sagts och bestämts.

  • Kontroll

    Protokoll bidrar till att skapa öppenhet och demokrati i en förening. Det visar att besluten fattats på ett demokratiskt sätt och det finns kvar även om personer slutar

  • Historia

    Att ha koll på sin organisations historia är viktigt för att kunna utvecklas och inte upprepa misstag. Protokollen bidrar till att kunskap och information förs över till de nya personerna när andra slutar.

2 sätt att skriva protokoll

Det finns två sätt att skriva protokoll på:

  • Beslutsprotokoll

    Detta visar bara vilka beslut som fattades formulerade i att-satser. Det kan också visa vilka som röstade på vad och om någon reserverade sig mot ett beslut. Beslutsprotokoll är oftast den vanligaste typen av protokoll.

  • Diskussionsprotokoll

    Detta visar också hur diskussionen gick under mötet, vilka alternativ eller olika åsikter som fanns och om det kom upp nya förslag. Hur mycket detaljer om diskussionen som tas upp i protokollet kan variera.

Vad passar er bäst? Vilka är fördelarna och nackdelarna med de båda sätten?

Det är bra om ni använder en mall för protokollen så att de ser enhetliga ut. Ett förslag på mall ligger här nere bifogat i ett dokument.

Vad ska ett protokoll innehålla?

  • Vem har möte?  Vilken grupp? Skriv ut fullständigt namn.
  • Vilka var där?
  • Datum (ååmmdd), tid och plats.
  • Det ska spegla dagordningen. De punkter som fanns med i dagordningen ska ha tagits upp på mötet eller en notering om de inte gjorde det.
  • Rapporter. Ofta finns det fasta punkter där olika grupper rapporterar vad som hänt sedan sist. På dessa fattas inga beslut, utan det är en informationspunkt.
  • Besluten ska vara formulerade i att-satser där det är tydligt för er och andra vad som beslutades.

Vad ska ett beslut innehålla?

För att ett beslut ska vara tydligt bör det innehålla information om:

  • Vad beslutades?
  • Vad måste göras?
  • Vem ansvarar för att genomföra beslutet?
  • När ska det vara genomfört?
  • Vilka ska informeras om beslutet?
  • Ska det återrapporteras till styrelsen och på vilket sätt?

Innan ni fattar beslut fundera på om någon som inte var på mötet utan problem kan förstå beslutet utan att någon förklarar det för hen. Först då är beslutet tillräckligt tydligt.

Exempel:

Styrelsen beslutade:

Att ge Ali i uppdrag att fixa fika till nästa styrelsemöte.

Årsmötet beslutade:

Att uppdra styrelsen att ta fram ett förslag på policy för inköp av mat och material.

Protokollsutdrag

När banken eller en bidragsgivare vill se ett protokoll på beslutet om firmatecknare kan ni göra ett protokollsutdrag med enbart den punkten där det beslutet är med på tillsammans med datum och underskrifter.

Vem skriver protokollet?

Den som skriver protokollet brukar kallas sekreterare. I vissa styrelser är det samma person som alltid skriver och i vissa så byts man av så att alla får testa på.

Justera protokoll

För att ett protokoll ska vara giltigt måste det vara justerat. Det betyder att mötesordföranden, mötessekreteraren och justeraren kollar igenom och skriver på för att intyga att allt som står stämmer överens med vad ni beslutade. Vilka dessa är väljs precis i början av mötet. Mötesordföranden, mötessekreteraren och justeraren ska skriva under protokollet med sina initialer på alla sidor och med fullständigt namnteckning och namnförtydligande på sista sidan.

Spara protokoll

Samla alla justerade protokoll i en pärm och på ett säkert ställe för att lätta kunna gå tillbaka och kolla om det behövs. Spara också protokollet digitalt.