Digitala verktyg och IT-support

Vi kan göra att vårt arbete lättare och smidigare genom att använda olika digitala verktyg. Här ger vi tips om några verktyg som vi tycker är bra. De är exempelvis webbaserade, appar och oftast gratis att använda. Har du några bra tips som borde vara med här? Mejla info@4h.se.

IT support

Vi har en duktig IT-grupp som arbetar främst med medlemssystemet och 4H:s hemsidor. Gruppen består av ideella medlemmar och det hjälper till med vad de kan utifrån sina förutsättningar. Frågor kan mejlas till support@4h.se och info@4h.se.

Techsoup

TechSoup är en organisation som ger den ideella sektorn tillgång till digitala plattformar, ofta till kraftigt rabatterade priser.

Här kan du registrera din organisation och få tillgång till stora rabatter på exempelvis Adobe Creative Cloud, som innehåller program som exempelvis InDesign, photoshop, illustrator och liknande som behövs för att ta fram grafiskt material.

Techsoup

Microsoft – Office 365

Sveriges 4H arbetar i Microsofts onlinebaserade program Office 365.

Funktioner:

  • Mejl – Outlook. Alla län och klubbar har rätt att få en organisationsmejl gratis genom att mejla info@4h.se
  • Teams – en delad arbetsyta där ni kan chatta, träffas, dela filer och arbeta
  • Onedrive – dela, få åtkomst till och samarbeta i alla filer, var du än är
  • Officepaketet, presentationsverktyg och formulär i onlineversion
  • Kalendrar

För att ha tillgång till detta behöver ni har en 4h.se -mejl. Alla klubbar och län har rätt att få en organisationsmejl enligt mallen namnpåföreningen@4h.se. Utöver det brukar anställda (tillsvidareanställda) samt vissa förtroendevalda ha möjlighet att få en 4h.se-mejl. När någon slutar eller lämnar uppdraget måste detta meddelas info@4h.se så att mejlen kan inaktiveras.

Vi hoppas kunna utveckla arbetet med office 365 framöver och jobbar på att möjliggöra att det kan användas bredare i 4H i framtiden.

Office 365

Fortnox – Bokföringsprogram

Vi rekommenderar att ni använder ett webbaserat bokföringsprogram. Vi rekommenderar att ni använder Fortnox som för ideella föreningar som inte kostar så mycket och har en bra kundsupport. En bra funktion är att fakturor kan mejlas direkt till programmet och du kan lätt se underlaget för fakturan utan att behöva bläddra i en pärm.

Fortnox är enkelt att använda och har bra instruktioner och kundsupport. Därför passar det extra bra även för oss som inte är utbildade inom ekonomihantering då det är enkelt att använda och har bra instruktioner och kundsupport. Allt fler föreningar i 4H byter till Fortnox. Om vi är många som använder samma program kan vi enklare hjälpa varandra om vi stöter på svårigheter, vilket vi tycker är positivt.

fortnox-logo
Fortnox 1

Phonto och Vont

Vill du enkelt och gratis kunna lägga text på bilder och filmer? Då är apparna Phontooch Vont perfekta. De är gratis och Phonto finns både för android och iphone medan Vont enbart verkar finnas för iphone. Du kan enkelt göra allt direkt i din mobil när du är på språng. Ta en bild eller spela in en film, ladda upp den i phonto/vont och skapa en spridbild eller video direkt när du är ute och gör en aktivitet eller utan att lägga en massa tid på det. Enkelt och snabbt.

Phonto och Vont

Doodle

Med doodle blir det enkelt att hitta ett gemensamt datum som passar så många som möjligt i gruppen. Du föreslår så många alternativ du vill, bjuder in de du vill ska svara och sedan är det enkelt att se när flest personer kan.

Du kan:

  • Föreslå datum och tider och enkelt hitta det som passar flest
  • Bjuda in via mejl eller länk
Doodle

Sign up genius

Behöver du schemalägga personer och funktionärer för olika aktiviteter, Istället för att mejla fram och tillbaka och försöka hålla reda på detta i excel kan du använda SignUpGenius som gör det enklare och sparar tid.

Funktioner:

  • Skapa ett event med flera olika tillfällen och tider
  • Ange olika typer av roller och hur många personer du behöver till varje roll vid de olika tillfällena.
  • Personer bokar själva in sig på tider och roller som passar dom. De kan också ändra detta i efterhand.

Har du olika roller är det bra om du skriver vad de olika rollerna innebär i beskrivningen av eventet.

Här kan se du se en kort introduktion till SignUpGenius →

Här kan du börja använda SignUpGenius →

Sign up genius 2
Sign up genius 1

Trello

Hela idén med Trello är att planera, samarbeta och organisera. Du kan använda den för att planera och få en överblick över det du själv ska göra. Men du kan också använda den för ett projekt där många personer är inblandade och ni kan på ett enkelt sätt arbeta tillsammans på ett ställe. Den är enkel att använda men det finns ändå många olika delar som gör att den kan användas både för enkla och mer avancerade projekt.

Du kan:

  • göra flera listor med olika saker du ska göra inom ett projekt.
  • göra checklistor
  • ladda upp filer och länkar
  • kommentera och rösta
  • sätta datum och deadlines.

Här kan du se en kort introduktion till Trello →

Här kan du börja använda Trello →

Trello