4H:s löneservice och HR-stöd

Sveriges 4H har under lång tid erbjudit och skött löneservice och gett HR-stöd till alla anställda i 4H, Jordbrukare Ungdomens Förbund (JUF) och Förbundet Skog och Ungdom (FSU). Eftersom vi har ett eget gemensamt kollektivavtal har detta varit naturligt.

Målet har varit att kunna hålla ihop arbetet med personalfrågor och säkerställa att det blir rätt när det gäller löner, avtal och andra personalrelaterade frågor. Ofta är det ideella styrelser eller små organisationer som har anställd personal och ofta är kunskapen låg eller saknas helt i dessa frågor. Det ställer till problem både för de lokala enheterna och den anställda personalen och kan bli en kostsam historia.

Att sköta löner

Att sköta just löner är troligen det svåraste området relaterat till personal då det är mycket lagar kring personal, arbete, lön, försäkringar, pension samt externa parter såsom myndigheter och fack inblandade. Det sker ofta förändringar som man måste ha koll på. Det kräver utbildning och erfarenhet för att kunna göra löner på rätt sätt.  Konsekvensen av att göra fel kan bli rätt allvarliga och framförallt i slutändan dyra. Därför avråder vi starkt från att sköta detta på egen hand.

Sveriges 4H:s löneservice

4Hs löneservice är mycket mer omfattande än en “vanlig” löneservice är och omfattar dessutom mycket HR-stöd. Mer exakt vilka olika arbetsmoment 4H:s löneservice gör kan du läsa om i jämförelsen med 4H och en ”vanlig” löneservice som sköts av ett konsultföretag.

Sveriges 4H:s löneservice är inte tänkt att gå med vinst utan enbart täcka kostnaderna och löneservice blir därför till självkostnadspris. Idag täcker inte priserna alla kostnader som finns för löneservice och därför är löneservice idag subventionerad, riksförbundet går alltså back rent ekonomiskt på löneservice idag.

Detta görs till mycket lägre priser i jämförelse med andra aktörer som erbjuder liknande tjänster och de tjänster 4H tillhandahåller är dessutom mycket mer omfattande. Det som är tilläggstjänster till en hög timtaxa hos externa parter ingår i det mycket låga grundpriset hos 4H.

Kunskap som krävs för att kunna sköta löner korrekt

Det krävs mycket kunskap inom en rad olika områden för att kunna göra löner och allt kopplat till det korrekt. Det är en flerårig grundutbildning som dessutom kräver löpande fortbildning årligen då mycket saker förändras.

Detta är exempel på områden där kunskap krävs och parter som är eller kan vara inblandade i arbetet med löner.

  • Hur man räknar kostnader för löner, arbetsgivaravgifter, skatter, semester, vid sjukdom osv. 
  • Vilken information måste finnas med och till vem? 
  • Vad ska rapporteras till vem och när? Vad ska betalas till vem och när? 
  • Kollektivavtal och löneavtal 
  • Arbetsgivardeklarationer, Skatteverket
  • Bokföring och relationen mellan lön och ekonomi 
  • Pensioner  
  • Collectum, Fora, Alecta, Särskild löneskatt, avtalsförsäkringar 
  • Försäkringar för personal 
  • TGL, TFA, ITP 
  • Arbetsförmedling, Försäkringskassan, Kronofogden 
  • Lagar såsom skattelagen, socialförsäkringsbalken mfl
  • Arbetsrättsliga lagar (några exempel)
    • Arbetsmiljölagen (AML)
    • Arbetstidlagen (ATL)
    • Diskrimineringslagen
    • Förtroendemannalagen (FML)
    • Föräldraledighetslagen
    • Lagen om anställningsskydd (LAS)
    • Lagen om vissa anställningsfrämjande åtgärder
    • Lagen om medbestämmande (MBL)
    • Semesterlagen
    • Studieledighetslagen (SLL)

Arbetsmoment – en jämförelse mellan 4H och en “vanlig” löneservice

Här kan du även se en jämförelse mellan Sveriges 4H och ett externt företag som tillhandahåller löneservice både vad gäller kostnader samt tjänster. Detta är bara ett exempel.

Priser

Löpande baspris                                        4H                                        Extern löneservice (företag)

Grundavgift                                                  258 kr/månad                      500 kr/månad

Lönebesked                                                 134 kr/st                              150 kr/st

Underhåll och uppdateringar i Hogia           Ingår                                    850 kr/h exklusive moms

Tilläggstjänster                                             Ingår*/ 258kr/h                    850 kr/h exklusive moms

Extra lönekörningar och förskott                  258 kr/st + 134kr/person    850 kr/h exklusive moms

Tidsrapportering utanför webbsystem         58kr/st                                 görs ej

Kontrolluppgift (Licens)                                372kr/person/år                   okänt

*Dessa tjänster ingår oftast utan extra kostnad. Men om det kräver mer tid och resurser kan det komma att debiteras enligt prislista för arbete som inte ingår i lönesrviceavtalet. Avgörs från fall till fall. I den mån det är möjligt ingår det i grundpriset.

Arbetsmoment

Löneservice bild 1Löneservice bild 2

Nya rutiner på löneservice

Under 2019 ändrar vi en del rutiner på löneservice.

Vi kommer överens med varje enhet om exakt när ni byter till de nya rutinerna. Även om det är viktigt att alla byter till de nya rutinerna så snart som möjligt kommer vi inte tvinga någon att byta rutiner.

Förändringen i korthet

Idag betalar enheterna in alla kostnader för lön, skatt och collectum till riksförbundet som sedan betalar ut detta. Vi tar bort detta onödiga mellansteg och enheten kommer själva:

  • Betala ut löner manuellt eller med bankfil
  • Betala collectum (som en vanlig faktura)
  • Betala in en summa till ert skattekonto utifrån underlag från oss (som en vanlig faktura)
  • Betala fakturan för löneservice till riks

Det finns en lathund för alla moment ni kommer göra en vanlig månad och en checklista med instruktioner för de få förberedelser ni behöver göra.

Varför?

Det nuvarande arbetssättet gör att det cirkulerar en stor mängd pengar via riksförbundet. Det gör ekonomihanteringen komplicerad och mycket tidskrävande och kostnaderna för ekonomihantering och revision är mycket höga. Dessa kostnader täcks inte alls av intäkterna från löneservice då priserna är mycket låga och riksförbundet går nu back ekonomiskt. Det har vi inte möjlighet att fortsätta göra. Det driver också mycket arbetstid och med mycket mindre personal än tidigare har vi resurser att fortsätta på det här sättet.

Det nuvarande arbetssättet gör det också stressigt för enheterna då det är mycket kort tid från det att ni får fakturan och underlagen till att de ska betalas. När mellansteget försvinner kommer det bli lugnare både för löneservice och enheterna och vi kan istället höja kvalitén och vara mer tillgängliga för stöd.

Vi går nu mot att jobba som en “vanlig” löneservice när det gäller pengaflödena men fortsätter att ge mer stöd i allting runtomkring kopplat till löner och HR till ett mycket lågt pris.

Innebär det att priset för lönseservice blir lägre? 

Nej. Eftersom våra priser redan är mycket lägre än andra externa löneservice samt att det dessutom ingår så mycket mer i vår grundkostnad kommer priset inte sänkas. Våra priser är redan så låga att vi går back och därmed subventionerar löneservice till enheterna i landet.