Årsrutiner för klubbar i 4H
Att driva en klubb är roligt med det finns också vissa krav som måste uppfyllas varje år för att få fortsätta vara en klubb i 4H, för att exempelvis få använda sig av namnen och grafiskt material och fortsätta räknas som en aktiv klubb.
1. Hålla årsmöte
Årsmötet är det viktigaste på hela året och det enda mötet vi kräver att ni har. Enligt stadgarna ska årsmötet för klubbar hållas senast 10 mars och då ska minst 3 personer väljas till styrelsen.
Finns det inte tre personer som kan sitta i styrelsen så är det vanligast att klubben läggas ner genom beslut på årsmötet, samtliga tillgångar överföras till länet eller riksorganisationen och föreningen ska avregistreras hos skatteverket. Det kan du läsa mer här.
Vi avråder från att ha en klubb vilande om det inte finns väldigt särskilda skäl för detta. Detta eftersom vilande föreningar har en tendens att skapa en massa problem framöver. Vem har tillgång till bankkonton och vem är firmatecknare och sköter deklarationen årligen för att nämna några exempel. Generellt är det bäst att istället lägga ned klubben och framöver starta en ny när intresse finns igen.
2. Rapportera till riksförbundet
Efter årsmötet ska klubben skicka in ett signerat årsmötesprotokoll för innevarande år samt verksamhetsberättelsen för föregående år. De måste vara justerade och underskrivna för att vara giltiga. Är ni det minsta osäkra på om ni har skickat in föregående års årsmötesprotokoll ska ni skicka in även det nu. Detta behöver vi för att kunna få finansiering och för att veta om klubben är aktiv eller inte.
- Skanna in de undertecknade dokumenten och mejla till info@4h.se senast 31 mars
- Skicka in samma dokument till ert länsförbund samtidigt. De kan även kräva in ytterligare dokumentation.
Detta ska vara riksorganisationen tillhanda senast 31 mars varje år. Om detta inte rapporteras in kan inte klubben fortsätta vara en klubb i 4H och blir inte berättigat ekonomiskt stöd. Detta är enda sättet vi vet om en klubb är aktiv eller inte.
Har ni som klubb avdelningar? Dessa behöver antingen rapportera in egna verksamhetsberättelser eller finnas med i moderklubbens verksamhetsberättelse. Även dessa ska vara signerade. Läs mer om vad som gäller 4H-avdelningar här.
Vi ser gärna att ni även skickar in ekonomisk redovisning för föregående år, budget för innevarande år samt verksamhetsplan men detta är inte måsten.
3. Utse och rapportera in en eller två kontaktpersoner
Vi behöver en kontaktperson i varje klubb för att löpande kunna skicka information, tips, material samt påminnelser om att skicka in årsmötesprotokoll och verksamhetsberättelse varje år. Därför är det viktigt att ni håller oss uppdaterade om ni byter kontaktperson, så att kontaktuppgifterna till er stämmer. Kontaktpersonen är också oftast administratör i medlemssystemet och får hantera personuppgifter.
Det bästa är om ni har en mejl som hör till organisationen och inte använder någons privata mejl. Det gör det lättare för andra att nå er om mejladressen förblir densamma, även om personen som ansvarar för mejlen byts ut. Det är också en fördel för de som kommer efter er att ha tillgång till gammal mejlhistorik. Informationen som finns i mejlhistoriken kan vara till större hjälp än vad en tror. Om ni inte redan har en @4h.se-mejl kan ni får det genom att kontakta info@4h.se
Vi ser gärna att ni rapporterar in en kontaktperson från styrelsen samt om ni har en kontaktperson på personalsidan, vilket bör vara den högsta tjänstepersonen om sådan finns.
Kontaktpersonen ansvarar för att årligen rapportera in:
- Organisationsmejl (tex klubbnamn@4h.se)
- Namn på ordförande (kontaktperson) i styrelsen med mejladress och telefonnummer
- Namn på ekonomiskt ansvarige med mejladress och telefonnummer
- Namn på kontaktperson i personalen med mejladress och telefonnummer
- Mejladress och postadress för fakturering (tex av medlemsavgifter)
- Utbetalningsinformation, tex postgiro, bankgiro eller bankonto inklusive clearingnummer
- Eventuell hemsida och facebooksida
Den här informationen kan ni enkelt rapportera in i det här formuläret.
4. Arrangera aktiviteter
Klubben är till för medlemmarna. Vi är en medlemsorganisation och de som deltar i vår verksamhet ska vara eller bli medlemmar. Därför är det viktigt att planera in aktiviteter så att de som vill bli aktiva och bli medlemmar har en möjlighet att bli det.
Ni kan också ha öppna aktiviteter där de som inte redan är medlemmar bjuds in så att de kanske blir medlemmar sedan, men glöm inte att alltid fråga om de vill bli medlemmar och delta på fler aktiviteter.
Det går bra att ge möjlighet till att prova på en aktivitet eller vid enskilda tillfällen exempelvis besöka gården, men sedan krävs medlemskap för att få delta i vidare aktiviteter. För 4H är det viktigt att ha så många medlemmar som möjligt för att kunna fortsätta att driva organisationen på alla nivåer men för att vår medlemsförsäkring ska gälla måste man vara medlem i Sveriges 4H. Därför måste man vara medlem för att kunna delta på aktiviteter.
Den största delen av våra medlemmar är personer som deltar på läger eller liknande, kanske främst under sommaren. Att arrangera läger och marknadsföra det tidigt under året är ett snabbt tips på lyckad medlemsvärvning. Jobba med att sprida informationen utanför organisationen för att kunna nå nya personer.
