Årsrutiner för klubbar i 4H
Att driva en klubb är roligt med det finns också vissa krav som måste uppfyllas varje år för att få fortsätta vara en klubb i 4H, för att exempelvis få använda sig av namnen och grafiskt material och fortsätta räknas som en aktiv klubb.
Tips! Det finns inspelade utbildningar om styrelsearbete för klubb och län. Kontakta info@4h.se om du vill få tillgång till dessa.
1. Hålla årsmöte
Årsmötet är det viktigaste på hela året och det enda mötet vi kräver att ni har. Enligt stadgarna ska årsmötet för klubbar hållas senast 10 mars och då ska minst tre personer väljas till styrelsen. Om 4H-klubben bedriver 4H-gård skall minst fem personer väljas till styrelsen.
Se vad som gäller för 2024 här: Viktiga dokument – Sveriges 4H – medlemshandbok
Finns det inte tre personer som kan sitta i styrelsen så är det vanligast att klubben läggas ner genom beslut på årsmötet, samtliga tillgångar överföras till länet eller riksorganisationen och föreningen ska avregistreras hos skatteverket. Det kan du läsa mer här.
Vi avråder från att ha en klubb vilande om det inte finns väldigt särskilda skäl för detta. Detta eftersom vilande föreningar har en tendens att skapa en massa problem framöver. Vem har tillgång till bankkonton och vem är firmatecknare och sköter deklarationen årligen för att nämna några exempel. Generellt är det bäst att istället lägga ned klubben och framöver starta en ny när intresse finns igen.
2. Rapportera till riksförbundet
Efter årsmötet ska klubben skicka in ett signerat årsmötesprotokoll för innevarande år, verksamhetsberättelsen för föregående år samt stadgar där föreningens namn, organisationsnummer och säte framkommer.
Detta ska vara riksorganisationen tillhanda senast 30 april varje år. Om detta inte rapporteras in kan inte klubben fortsätta vara en klubb i 4H och blir inte berättigat ekonomiskt stöd. Detta är enda sättet vi vet om en klubb är aktiv eller inte.
3. Administratör medlemssystem
Vi ser gärna att ni på det konstituerande mötet rapporterar in minst en kontaktperson från styrelsen, som är ansvarig för medlemsystemet Antribe.
Du hittar mall för konstituerande möte här: https://www.4h.se/medlemshandbok/viktiga-dokument/
4. Arrangera aktiviteter
Klubben är till för medlemmarna. Vi är en medlemsorganisation och de som deltar i vår verksamhet ska vara eller bli medlemmar. Därför är det viktigt att planera in aktiviteter så att de som vill bli aktiva och bli medlemmar har en möjlighet att bli det.
Ni kan också ha öppna aktiviteter där de som inte redan är medlemmar bjuds in så att de kanske blir medlemmar sedan, men glöm inte att alltid fråga om de vill bli medlemmar och delta på fler aktiviteter.
Det går bra att ge möjlighet till att prova på en aktivitet eller vid enskilda tillfällen exempelvis besöka gården, men sedan krävs medlemskap för att få delta i vidare aktiviteter. För 4H är det viktigt att ha så många medlemmar som möjligt för att kunna fortsätta att driva organisationen på alla nivåer men för att vår medlemsförsäkring ska gälla måste man vara medlem i Sveriges 4H. Därför måste man vara medlem för att kunna delta på aktiviteter.
Den största delen av våra medlemmar är personer som deltar på läger eller liknande, kanske främst under sommaren. Att arrangera läger och marknadsföra det tidigt under året är ett snabbt tips på lyckad medlemsvärvning. Jobba med att sprida informationen utanför organisationen för att kunna nå nya personer.
