Administratörsrollen i Antribe

Vad är administratörens roll?

Varje klubb måste utse minst en administratör och rapportera detta till info@4h.se. Administratören är den i klubben som ska kunna medlemssystemet bäst och kan hjälpa andra i klubben eller länet som vill bli medlemmar i hur det går till. Den som är ansvarig i klubben ansvarar för att hålla sig uppdaterad om hur systemet fungerar och samordna arbetet med att förnya medlemskap i den lokala klubben.

*Beslut om vilka som utses till ansvariga för Antribe ska ske på styrelsemöte och ska styrkas/rapporteras till riksförbundet genom att underskrivet protokoll skickas in. Om beslutet tas på årsmötet kan ärendet behandlas under särskild punkt eller Övriga ärenden.

 

Administratörens ansvar:

  • Vara den som kan medlemssystemet bäst och kan hjälpa de andra i klubben att bli och förnya sitt medlemskap samt arbeta i systemet.
  • Hålla sig uppdaterad om hur medlemssystemet fungerar och rutiner samt vara länken mellan klubben och riksförbundet i frågor gällande medlemssystemet och medlemskap
  • Registrera klubbens avdelningar och vilken medlem som tillhör vilken avdelning

  • Lägga upp aktuella kontaktuppgifter och bankkontouppgifter under menyn inställningar

  • Samarbeta med kassören/ekonomisk ansvarige för att hålla koll på om medlemsavgiftsinbetalningar kommer till klubbens konto istället för riks, exempelvis tillsammans med betalning av lägeravgift samt i sådana fall markera medlemsfakturan som betald till klubben.
  • Kan få fram statistik och medlemslista i Excel-format
  • Rapportera in ny medlemsavgift inför kommande år enligt instruktioner

Denna FAQ och instruktionsvideor hjälper dig i ditt arbete, systemet uppdateras kontinuerligt så det kan dock skilja sig lite från instruktionerna. Om ni har problem med systemet kan du mejla info@4h.se för support.

Hur bli jag administratör för min klubb?

Styrelsen i klubben beslutar om vem eller vilka personer som ska vara administratörer. De som ska vara administratörer besöker www.antribe.com och skapar ett personligt konto om de inte redan är medlemmar. Ta sedan kontakt med organisationsledet ovanför er och skicka fullständigt personnummer inklusive de 4 sista siffrorna på den första som ska vara administratör. Den kan sedan utdela behörighet enligt beslut. Administratören kommer behöva godkänna administratörsvillkor elektroniskt via medlemssystemet innan tillgång ges samt intyga att du kommer hantera medlemmarnas uppgifter i enlighet med våra rutiner och gällande lagstiftning, exempelvis GDPR. Administratör har tillgång till alla funktioner för sin klubb/län.

 

Om jag som administratör har problem, vart vänder jag mig då?

Kontakta i första hand andra klubbar, län eller kretsar för att se om de vet hur det kan hanteras. Annars vänder du dig till rikskansliet på info@4h.se. Gäller frågan systemet så kommer vi skicka vidare frågan till Antribe som återkopplar inom en vecka.

 

Hur mycket systemstöd kan Antribe ge och hur snabbt?

Antribes support är de som kan ge stöd om det gäller problem med själva systemet. De svarar inom en vecka men det innebär inte att problemet i sig kommer kunna åtgärdas omedelbart.