Vad är administratörens roll?

Varje klubb måste utse minst en administratör och rapportera detta till info@4h.se. Administratören är den i klubben som ska kunna medlemssystemet bäst och kan hjälpa andra i klubben eller länet som vill bli medlemmar i hur det går till. Den som är ansvarig i klubben ansvarar för att hålla sig uppdaterad om hur systemet fungerar och samordna arbetet med att förnya medlemskap i den lokala klubben.

 

  • Vara den som kan medlemssystemet bäst och kan hjälpa de andra i klubben att bli och förnya sitt medlemskap samt arbeta i systemet.
  • Hålla sig uppdaterad om hur medlemssystemet fungerar och rutiner samt vara länken mellan klubben och riksförbundet i frågor gällande medlemssystemet och medlemskap

  • Registrera klubbens avdelningar och vilken medlem som tillhör vilken avdelning (alla medlemmar måste tillhöra en avdelning och det måste alltid finnas minst två avdelningar)
  • Lägga upp aktuella kontaktuppgifter och bankkontouppgifter under menyn inställningar
  • Samarbeta med kassören/ekonomisk ansvarige för att hålla koll på om medlemsavgiftsinbetalningar kommer till klubbens konto istället för riks, exempelvis tillsammans med betalning av lägeravgift.
  • Kan få fram statistik och medlemslista i Excel-format
  • Rapportera in ny medlemsavgift inför kommande år enligt instruktioner

.

Denna FAQ och instruktionsvideor hjälper dig i ditt arbete. Om ni har problem med systemet kan du mejla info@4h.se för support.

Här finns en del instruktionsvideor och det kommer komma fler med tiden

 

Hur bli jag administratör för min klubb?

Styrelsen i klubben måste besluta om vem eller vilka personer som ska vara administratörer. Styrelsen kan även delegera beslutet om vilka som ska bli administratörer.

De som ska vara administratörer besöker www.membersky.com och skapar ett personligt konto om de inte redan är medlemmar. Är ni flera administratörer behöver alla ha varsitt konto.

Ta sedan kontakt med organisationsledet ovanför er och skicka fullständigt personnummer inklusive de 4 sista siffrorna på den första som ska vara administratör. Den kan sedan utdela behörighet enligt beslut.

Vänta på att behörigheten kommer i kraft för ert län / klubb eller gård.

Administratören kommer behöva godkänna administratörsvillkor elektroniskt via medlemssystemet innan tillgång ges.

Du måste du intyga att du kommer hantera medlemmarnas uppgifter i enlighet med våra rutiner och gällande lagstiftning, exempelvis GDPR. Denna funktion kommer på plats i medlemssystemet inom kort och du som blivit administratör innan dess kommer få godkänna detta i efterhand.

Det finns fler roller än administratör. Det är dock den behörigheten som delas ut till en början. Administratör har tillgång till alla funktioner.

 

Jag är ansvarig i min klubb för att administrera våra medlemmar. Vad är mina arbetsuppgifter? Hur gör jag för att administrera systemet?

Det är du som är den i klubben som ska kunna medlemssystemet bäst och kan hjälpa andra i klubben eller länet som vill bli medlemmar i hur det går till. Den som är ansvarig i klubben ansvarar för att hålla sig uppdaterad om hur systemet fungerar och samordna arbetet med att förnya medlemskap i den lokala klubben.

Denna FAQ och instruktionsvideor hjälper dig i ditt arbete. Om ni har problem med systemet kan du mejla info@4h.se för support.

Här finns en del instruktionsvideor och det kommer komma fler med tiden

 

Om jag som administratör har problem, vart vänder jag mig då?

Kontakta i första hand andra klubbar, län eller kretsar för att se om de vet hur det kan hanteras. Annars vänder du dig till rikskansliet på info@4h.se. Gäller frågan systemet så kommer vi skicka vidare frågan till MemberSky som återkopplar inom en vecka.

 

Hur mycket systemstöd kan MemberSky ge och hur snabbt?

MemberSky och till viss del IT-gruppen, support@4h.se, är de som kan ge stöd om det gäller problem med själva systemet. De svarar inom en vecka men det innebär inte att problemet i sig kommer kunna åtgärdas omedelbart.