Medlemssystemet Antribe

Vad är administratörens roll?

Varje klubb måste utse minst en administratör och rapportera detta till info@4h.se. Administratören är den i klubben som ska kunna medlemssystemet bäst och kan hjälpa andra i klubben eller länet som vill bli medlemmar i hur det går till. Den som är ansvarig i klubben ansvarar för att hålla sig uppdaterad om hur systemet fungerar och samordna arbetet med att förnya medlemskap i den lokala klubben.

*Beslut om vilka som utses till ansvariga för Antribe ska ske på styrelsemöte och ska styrkas/rapporteras till riksförbundet genom att underskrivet protokoll skickas in. Om beslutet tas på årsmötet kan ärendet behandlas under särskild punkt eller Övriga ärenden.

Administratörens ansvar:

Vara den som kan medlemssystemet bäst och kan hjälpa de andra i klubben att bli och förnya sitt medlemskap samt arbeta i systemet.
Hålla sig uppdaterad om hur medlemssystemet fungerar och rutiner samt vara länken mellan klubben och riksförbundet i frågor gällande medlemssystemet och medlemskap
Registrera klubbens avdelningar och vilken medlem som tillhör vilken avdelning
Lägga upp aktuella kontaktuppgifter och bankkontouppgifter under menyn inställningar

Samarbeta med kassören/ekonomisk ansvarige för att hålla koll på om medlemsavgiftsinbetalningar kommer till klubbens konto istället för riks, exempelvis tillsammans med betalning av lägeravgift samt i sådana fall markera medlemsfakturan som betald till klubben.
Kan få fram statistik och medlemslista i Excel-format
Rapportera in ny medlemsavgift inför kommande år enligt instruktioner

Denna FAQ och instruktionsvideor hjälper dig i ditt arbete, systemet uppdateras kontinuerligt så det kan dock skilja sig lite från instruktionerna. Om ni har problem med systemet kan du mejla info@4h.se för support.

Hur bli jag administratör för min klubb?

Styrelsen i klubben beslutar om vem eller vilka personer som ska vara administratörer. De som ska vara administratörer besöker www.antribe.com och skapar ett personligt konto om de inte redan är medlemmar. Ta sedan kontakt med organisationsledet ovanför er och skicka fullständigt personnummer inklusive de 4 sista siffrorna på den första som ska vara administratör. Den kan sedan utdela behörighet enligt beslut. Administratören kommer behöva godkänna administratörsvillkor elektroniskt via medlemssystemet innan tillgång ges samt intyga att du kommer hantera medlemmarnas uppgifter i enlighet med våra rutiner och gällande lagstiftning, exempelvis GDPR. Administratör har tillgång till alla funktioner för sin klubb/län.

Om jag som administratör har problem, vart vänder jag mig då?

Kontakta i första hand andra klubbar, län eller kretsar för att se om de vet hur det kan hanteras. Annars vänder du dig till rikskansliet på info@4h.se. Gäller frågan systemet så kommer vi skicka vidare frågan till Antribe som återkopplar inom en vecka.

Hur mycket systemstöd kan Antribe ge och hur snabbt?

Antribes support är de som kan ge stöd om det gäller problem med själva systemet. De svarar inom en vecka men det innebär inte att problemet i sig kommer kunna åtgärdas omedelbart.

Fakturahantering och pengaflöden

Kontrollera om medlemsavgifter kommer till klubbens konto istället för riksförbundet

Kassören och administratören för medlemssystemet behöver samarbeta för att hålla koll på om medlemsavgiftsinbetalningar kommer till klubbens konto istället för till Riksförbundet. Om en person betalar medlemsavgift till klubben behöver den personen själv eller någon i klubben registrera den som medlem i medlemssystemet. Innan dess är personen inte medlem och omfattas exempelvis inte av medlemsförsäkringen och kan inte räknas i bidragsansökningar.

Detta är exempelvis vanligt om man tar in medlemsavgift tillsammans med deltagaravgift för läger eller liknande. Dock rekommenderar vi att man inte gör det.

Kontrollera om personer har betalat medlemsavgifter till klubben istället för riks.
Registrera personen i medlemssystemet (skriv inte in mejladressen direkt eftersom det då skickas en faktura till personen som redan betalat)
Markera manuellt att personens faktura är “betald till klubben”.
Skriv in medlemmens mejladress så att vi kan nå personen med information, exempelvis förnyelse av medlemskap nästa år.

Hur fungerar det med påminnelser på obetalda fakturor?

10 dagar efter att fakturans förfallodatum har passerat mejlas en påminnelse. Sedan dröjer det ytterligare 15 dagar innan påminnelse 2 skickas. Ni behöver alltså inte klicka på någon knapp för detta utan allt sker automatiskt. Ni kan se i Antribe när fakturan skapats och när påminnelse gått ut.

Som administratör kan du gå in på varje enskild person och skicka påminnelse via mejl till enbart den personen. Det kan behövas om personen exempelvis har tappat bort sin faktura.

Hur ser pengaflödena ut för medlemsavgifter?

När personer registrerar sig som medlemmar betalas hela medlemsavgiften in till riksorganisationen. Vi gör sedan avräkningar kvartalsvis och betalar ut den delen som ska till det aktuella länet och klubben.

I de fall avgiften betalats till klubben måste klubben manuellt markera att medlemmen betalt då medlemmen får en faktura som ställs till riksorganisationen. Riksorganisationen fakturerar klubben i samband med den kontinuerliga avstämningen och fördelar samtidigt ut medlemsavgiften till berörda parter.

Hur ser pengaflödena ut för event och medlemsavgifter som tas in i samband med det?

Om ni använder evenemangsfunktionen skapas det vid anmälan till event två fakturor. En faktura skapas för den totala medlemsavgiften där hela summan betalas in till riksorganisationen. Den andra fakturan är för evenemangets deltagaravgift som betalas direkt till klubben.

OBS! Betaluppgifter till klubben fylls i vid skapandet av eventet.

Hantering av fakturor för deltagaravgifter vid evenemang

När klubben får in deltagaravgifter måste ni manuellt gå in och markera att dessa är betalda så snart som möjligt. Om de står som obetalda i systemet är risken stor att de som redan har betalat får påminnelser. Automatiska påminnelser skickas ut två gånger i likhet med rutinen för obetalda medlemsfakturor (se ovan).

Vi vill subventionera medlemsavgiften i vår klubb och lägga in minus på klubbens avgift för att den totala ska bli mindre. Går det?

Nej, det går inte. Den lägsta möjliga avgiften är 0 kr.

Vi vill ändra på medlemsavgiften, hur gör vi det?

Det går inte att ändra medlemsavgiften under året. Det kan endast ändras inför kommande år i samband med att klubben eller länet har årsmöte eller extra årsmöte.