Skriva protokoll

Dokumentation handlar om att föreningen ska ha ett gemensamt minne. Det är viktigt för att beslut, lärdomar och erfarenheter ska vara tillgängliga för alla i föreningen. Utan det blir det svårare för föreningen att utvecklas och misstag riskerar att upprepas.

Varför är protokoll viktiga?

Den viktigaste dokumentationen är protokollet. Eftersom det är på årsmöten och styrelsemöten de stora besluten tas ska det finnas ett protokoll från alla dessa möten. Det är bra att ta anteckningar på andra möten också men kraven är inte lika höga som på exempelvis årsmötesprotokoll.

  • TydlighetProtokoll skapar tydlighet eftersom en vet vilka beslut som har fattats och vad som ska göras. Onödiga konflikter kan undvikas som annars kan uppstå för att folk inte minns vad som sagts och bestämts.
  • KontrollProtokoll bidrar till att skapa öppenhet och demokrati i en förening. Det visar att besluten fattats på ett demokratiskt sätt och det finns kvar även om personer slutar
  • HistoriaAtt ha koll på sin organisations historia är viktigt för att kunna utvecklas och inte upprepa misstag. Protokollen bidrar till att kunskap och information förs över till de nya personerna när andra slutar.

2 sätt att skriva protokoll

Det finns två sätt att skriva protokoll på:

  • BeslutsprotokollDetta visar bara vilka beslut som fattades formulerade i att-satser. Det kan också visa vilka som röstade på vad och om någon reserverade sig mot ett beslut. Beslutsprotokoll är oftast den vanligaste typen av protokoll.
  • DiskussionsprotokollDetta visar också hur diskussionen gick under mötet, vilka alternativ eller olika åsikter som fanns och om det kom upp nya förslag. Hur mycket detaljer om diskussionen som tas upp i protokollet kan variera.

Vad passar er bäst? Vilka är fördelarna och nackdelarna med de båda sätten?

Det är bra om ni använder en mall för protokollen så att de ser enhetliga ut. Ett förslag på mall ligger här nere bifogat i ett dokument.

Vad ska ett protokoll innehålla?

  • Vem har möte?  Vilken grupp? Skriv ut fullständigt namn.
  • Vilka var där?
  • Datum (ååmmdd), tid och plats.
  • Det ska spegla dagordningen. De punkter som fanns med i dagordningen ska ha tagits upp på mötet eller en notering om de inte gjorde det.
  • Rapporter. Ofta finns det fasta punkter där olika grupper rapporterar vad som hänt sedan sist. På dessa fattas inga beslut, utan det är en informationspunkt.
  • Besluten ska vara formulerade i att-satser där det är tydligt för er och andra vad som beslutades.

Vad ska ett beslut innehålla?

För att ett beslut ska vara tydligt bör det innehålla information om:

  • Vad beslutades?
  • Vad måste göras?
  • Vem ansvarar för att genomföra beslutet?
  • När ska det vara genomfört?
  • Vilka ska informeras om beslutet?
  • Ska det återrapporteras till styrelsen och på vilket sätt?

Innan ni fattar beslut fundera på om någon som inte var på mötet utan problem kan förstå beslutet utan att någon förklarar det för hen. Först då är beslutet tillräckligt tydligt.

Exempel:

Styrelsen beslutade:

Att ge Ali i uppdrag att fixa fika till nästa styrelsemöte.

Årsmötet beslutade:

Att uppdra styrelsen att ta fram ett förslag på policy för inköp av mat och material.

Protokollsutdrag

När banken eller en bidragsgivare vill se ett protokoll på beslutet om firmatecknare kan ni göra ett protokollsutdrag med enbart den punkten där det beslutet är med på tillsammans med datum och underskrifter.

Vem skriver protokollet?

Den som skriver protokollet brukar kallas sekreterare. I vissa styrelser är det samma person som alltid skriver och i vissa så byts man av så att alla får testa på.

Justera protokoll

För att ett protokoll ska vara giltigt måste det vara justerat. Det betyder att mötesordföranden, mötessekreteraren och justeraren kollar igenom och skriver på för att intyga att allt som står stämmer överens med vad ni beslutade. Vilka dessa är väljs precis i början av mötet. Mötesordföranden, mötessekreteraren och justeraren ska skriva under protokollet med sina initialer på alla sidor och med fullständigt namnteckning och namnförtydligande på sista sidan.

Spara protokoll

Samla alla justerade protokoll i en pärm och på ett säkert ställe för att lätta kunna gå tillbaka och kolla om det behövs. Spara också protokollet digitalt.