Årsrutiner för länsförbund i 4H

Att driva ett länsförbund är roligt men det finns också vissa krav som måste uppfyllas varje år för att få fortsätta vara ett län eller en klubb i 4H, för att exempelvis få använda sig av namnen och grafiskt material och fortsätta räknas som ett aktivt län.

 

 

1. Hålla årsmöte 

Årsmötet är det viktigaste på hela året och det enda mötet vi kräver att ni har. Enligt stadgarna ska årsmötet för län hållas senast 15 maj och då ska minst 3 personer väljas till styrelsen.

Finns det inte tre personer som kan sitta i styrelsen så är det vanligast att länet läggs ner genom beslut på årsmötet, samtliga tillgångar överföras till riksorganisationen och föreningen ska avregistreras hos skatteverket. Det kan du läsa mer här.

Vi avråder från att ha ett län vilande om det inte finns väldigt särskilda skäl för detta. Detta eftersom vilande föreningar har en tendens att skapa en massa problem framöver. Vem har tillgång till bankkonton och vem är firmatecknare och sköter deklarationen årligen för att nämna några exempel. Generellt är det bäst att istället lägga ned länet och start upp det på nytt längre fram när intresse finns igen.

 

2. Rapportera till riksförbundet 

Efter årsmötet ska länsförbundet skicka in ett signerat årsmötesprotokoll för innevarande år samt verksamhetsberättelsen för föregående år. De måste vara justerade och underskrivna för att vara giltiga. Är ni det minsta osäkra på om ni har skickat in föregående års årsmötesprotokoll ska ni skicka in även det nu. Dessa måste skickas in eftersom det är grunden till både riksorganisationens och länens finansiering.

  1. Skanna in undertecknade dokumenten och mejla till info@4h.se senast 25 maj

Detta ska vara riksorganisationen tillhanda senast 25 maj varje år

Detta behöver riksorganisationen bland annat för att kunna rapportera till sina bidragsgivare och få fortsatt finansiering och för att veta vilka länsförbund som fortfarande är aktiva.

Vi ser gärna att ni även skickar in ekonomisk redovisning för föregående år, budget för innevarande år samt verksamhetsplan men detta är inte måsten.

Det finns mallar för årsmötesprotokoll samt verksamhetsberättelse att hämta på www.4h.se/dokument.

 

3. Utse kontaktpersoner och rapportera till riks

Vi behöver en kontaktperson i varje länsförbund ör att löpande kunna skicka information, tips, material samt påminnelser om att skicka in årsmötesprotokoll och verksamhetsberättelse varje år. Därför är det viktigt att ni håller oss uppdaterade om ni byter kontaktperson, så att kontaktuppgifterna till er stämmer. Kontaktpersonen är också oftast administratör i medlemssystemet och får hantera personuppgifter.

Det bästa är om ni har en mejl som hör till organisationen och inte använder någons privata mejl. Det gör det lättare för andra att nå er om mejladressen förblir densamma, även om personen som ansvarar för mejlen byts ut. Det är också en fördel för de som kommer efter er att ha tillgång till gammal mejlhistorik. Informationen som finns i mejlhistoriken kan vara till större hjälp än vad en tror. Om ni inte redan har en @4h.se-mejl kan ni får det genom att kontakta info@4h.se

Vi ser gärna att ni rapporterar in en kontaktperson från styrelsen samt om ni har en kontaktperson på personalsidan, vilket bör vara den högsta tjänstepersonen om sådan finns.

Kontaktpersonen ansvarar för att årligen rapportera in:

  • Organisationsmejl (tex klubbnamn@4h.se)
  • Namn på kontaktperson i styrelsen med mejladress och telefonnummer
  • Namn på kontaktperson i personalen med mejladress och telefonnummer
  • Mejladress och postadress för fakturering (tex av medlemsavgifter)
  • Utbetalningsinformation, tex postgiro, bankgiro eller bankonto inklusive clearingnummer
  • Eventuell hemsida och Facebooksida

Den här informationen kan ni enkelt rapportera in i det här formuläret.

 

4. Stötta klubbarna och gårdarna i ert län – var en bro

Klubben är till för medlemmarna och länet är till för klubbarna och gårdarna inom ert upptagningsområde. Ge stöd, kunskap och inspiration till att få en fungerande verksamhet som utvecklas på ett positivt sätt i hela länet. I svåra frågor eller situationer är det länets ansvar att i första hand gå in och agera och stötta och vid behov koppla in riksorganisationen. Kontakten mellan länet och riksorganisationen är viktig för att hela organisationen ska fungera på ett smidigt sätt och länet fungerar som en bro mellan riksorganisationen och de lokala klubbarna och gårdarna.

Stötta klubbarna och gårdarna i att planera och genomföra aktiviteter. Den största delen av våra medlemmar är personer som deltar på läger eller liknande, kanske främst under sommaren. Att arrangera läger och marknadsföra det tidigt under året är ett snabbt tips på lyckad medlemsvärvning. Jobba med att sprida informationen utanför organisationen för att kunna nå nya personer.

Det kan också arrangeras öppna aktiviteter där de som inte redan är medlemmar bjuds in så att de kanske blir medlemmar sedan. Det går bra att ge möjlighet till att prova på en aktivitet, men sedan krävs medlemskap för att få delta. För 4H är det viktigt att ha så många medlemmar som möjligt för att kunna fortsätta att driva organisationen på alla nivåer men också för att garantera att vår medlemsförsäkring gäller.  Därför måste man vara medlem för att kunna delta på aktiviteter.