Ekonomi

Det ser väldigt olika ut i olika klubbar och hur mycket intäkter och kostnader som man har. Vissa har väldigt lite pengar, inga anställda eller djur och inga fasta kostnader. Då är det rätt lätt att hålla koll på sin ekonomi så att man inte har mer utgifter än intäkter. Men vi har många län och klubbar som omsätter rätt mycket pengar och då gäller det att ha stenkoll på intäkter, utgifter och bokföring för att inte riskera stora ekonomiska svårigheter. Det är styrelsen som är ansvariga för att säkerställa detta och om detta missköts kan de ställas till svars rent juridiskt.

Därför behöver varje klubb, län och gård säkerställa att ni har koll på er ekonomi och likviditet .

Tips för en hållbar ekonomisk situation

Likviditet

Att ni har god likviditet innebär att ni måste se till att ni hela tiden har tillräckligt mycket pengar på ert bankkonto för att kunna betala löner och andra kostnader varje månad under hela året.

För att säkerställa att ni alltid kan betala i tid rekommenderar vi att ni kontaktar era bidragsgivare och gör en plan för utbetalning av bidrag om ni inte redan har gjort det. Ni bör få bidragen utbetalt i förskott varje kvartal eller två gånger per år exempelvis. Ni måste alltså säkerställa att ni har pengar på banken varje månad hela året för att kunna betala löner och andra kostnader.

Ekonomin

Lika viktigt som att ni löpande har pengar på banken är det att ha koll på era kostnader och er långsiktiga ekonomi. Är den hållbar? Har ni marginaler om det händer något? När man har ansvar för personal och ofta även djur och fastigheter så kan det väldigt snabbt gå väldigt fel och bli väldigt dyrt om man inte har koll och tänker långsiktigt. Därför vill vi lyfta några saker som vi rekommenderar för att säkerställa att ni har en stabil och god ekonomi.

Använd er av en redovisningskonsult för att sköta bokföring och bokslut. Det kommer spara er tid och pengar om ni hela tiden har koll på er ekonomi och ni har någon som har kunskap som ni kan be om hjälp.
Se årligen ,eller allra helst halvårsvis, över er ekonomi. Vad har ni för kostnader och intäkter? Är de i balans? Hur ser finansiering ut kommande år? Hur ser likviditeten ut? Finns det sätt att sänka kostnader? Finns det möjligheter till ytterligare finansiering? Har ni några stora kostnader framöver, tex investeringar/renoveringar som behöver göras och hur ska de finansieras?
Har ni tillräckligt mycket på ert sparkonto? Har ni marginaler för att kunna hantera större oförutsedda kostnader? När man har personal och djur är det extra viktigt att ha ett ordentligt sparkonto. Ni bör ha minst så mycket så att ni kan driva verksamheten i 6 månader, exempelvis ifall era bidrag inte längre är garanterade. Exakt hur stort sparkonto ni behöver ha beror såklart på era förutsättningar såsom hur mycket personal har ni? Hur lång uppsägningstid har dom? Hur mycket djur har ni? Har ni några avtal och vad är uppsägningstiden på dom?

Personal

Ofta är de största utgifterna de som är kopplade till personal och här är det mycket som kan gå fel. Vi har märkt att det är några saker som ofta missas.

Det kostar att byta personal. Ofta går personer parallellt med dubbla lönekostnader som konsekvens
När en person slutar så blir slutlönen alltid högre än en vanlig månads lönekostnad. Semester, plustimmar osv ska betalas ut.
Glömma att boka upp semesterlöneskulden i bokföring och missa att ha de pengarna på ett konto på banken. Detta blir väldigt kännbart när en person slutar och de exempelvis har mycket semester sparad.
Missa att ge de anställda den årliga lönerevisionen. Enligt vårt kollektivavtal och löneavtal så måste alla anställda få lönerevision varje år. Oftast ligger detta på drygt 2% varje år så detta måste budgeteras för. Detta kan bli väldigt dyrt när det uppdagas när personen slutar och den lönen ska fås retroaktivt.
Personal kostar mer än bara lönen. Sociala avgifter, skatt, pension kommer utöver själva lönen. Räkna lönen innan skatt x 1,5 så brukar det viktigaste täckas in. Dessutom kostar utrustning såsom dator, telefon och abonnemang, friskvård och annat kostar också.

Bokföringsprogram

Vi rekommenderar att ni använder ett webbaserat bokföringsprogram. Vi rekommenderar att ni använder Fortnox som för ideella föreningar kostar ungefär 100 kr i månaden.

Var alltid flera som har tillgång till viktiga saker

För att det inte ska bli sårbart så rekommenderar vi att ni alltid är två personer som är firmatecknare, har tillgång till banken, skattekontot, bokföringsprogrammet osv.

Och om ni är osäkra, be om hjälp! Ta hjälp av personer med utbildning som exempelvis ekonomer, redovisningskonsulter, auktoriserade revisorer och personer som kan HR och lönefrågor. Det viktigaste är att agera och inte skjuta upp det och hoppas att det ordnar sig, det blir alltid dyrare i slutändan.

I slutet av räkenskapsåret

Räkenskapsår

Ett räkenskapsår är den period som en verksamhets eller organisations bokföring omfattar och som avslutas med ett bokslut och en årsredovisning. Det är oftast kalenderåret, det vill säga januari till december. Räkenskapsåret behöver inte vara samma som verksamhetsåret.

Årsredovisning

Om ni har under 3 miljoner i omsättning per år kan ni göra ett förenklat årsbokslut. Läs mer om det på Skatteverkets hemsida

Deklarera

Om organisationen finns registrerad hos Skatteverket ska en deklaration skickas in årligen. Denna är mycket enkel och för en mindre förening handlar det bara om att fylla i några enstaka uppgifter. Blanketten som skickas ut från Skatteverket är dock flersidig, och innehåller bra många fler rutor än vad som behöver fyllas i. Ideella föreningar som inte betalar skatt kan ansöka om undantag för att deklarera och det gäller 5 år i taget. Detta kallas befrielse avseende lämnande av särskild uppgift, och görs enkelt via en blankett på Skatteverkets hemsida. Utöver den ifyllda blanketten så ska följande ingå:

gällande stadgar
senaste resultaträkning och balansräkning
senaste verksamhetsberättelse (om sådan finns)

Om ni efter att ha ansökt om undantag för deklaration börjar med försäljning av något slag eller anställer någon så gäller inte undantaget längre och då måste ni deklarera och då måste ni anmäla det.

Revisor

Revisionslagen är för de ideella föreningarnas del begränsad att gälla endast de som är skyldiga att upprätta årsredovisning. Endast i mycket stora föreningar ställs krav på auktoriserad eller godkänd revisor.

I mindre föreningar är uppdraget som revisor oftast ett förtroendeuppdrag och helt ideellt. Då brukar revisorn granska både hur ekonomin sköts och hur styrelsen sköter sitt uppdrag. Läs mer om revisorer på skatteverkets hemsida.

Firmatecknare är en person som har rätt att teckna föreningens firma. Firmatecknaren har också attesträtt. Det innebär att personen representerar föreningen när det gäller att ingå avtal eller ta ut pengar från banken. Ingen annan än firmatecknaren kan göra detta åt föreningen och föreningens namn är inte juridiskt bindande om inte firmatecknaren också har signerat avtalet.

De firmatecknare som är utsedda av styrelsen kan sedan delegera del av sin firmateckningsrätt till andra personer exempelvis någon som är ansvarig för ett projekt. Görs detta är viktigt att vara tydlig vad den så kallade fullmakten ska gälla. Firmatecknaren är inte mer ansvarig än någon annan i styrelsen utan är bara föreningens juridiska representant. Föreningen som helhet är ansvarig för sina tillgångar och sina skulder.

Attesträtt

Attesträtt innebär att styrelsen ger fullmakt till någon/några att godkänna utbetalningar såsom fakturor, ersättning för utlägg mot kvitto, redovisning av inköp på företagskort och utbetalning av löner och arvoden. Fullmakten kan vara beloppsbegränsad vilket oftast görs i delegationsordningen. Man ska aldrig attestera sina egna ersättningar för utlägg eller redovisning av företagskort.

Den som är firmatecknare har automatiskt attesträtt. Det går också att ge attesträtt till någon som inte är firmatecknare, exempelvis om någon annan hjälper till att sköta den löpande ekonomihanteringen och ska betala fakturor och betala ut ersättning för utlägg. I större organisationer är det vanligt att många har attesträtt utan att också vara firmatecknare.

Val av firmatecknare

Firmatecknaren utses antingen av årsmötet eller av styrelsen. Ibland står det skrivet i föreningens stadgar vem som ska vara firmatecknare. Det är vanligt att föreningen har två firmatecknare. Det är vanligt att det är sammankallande och kassören som är firmatecknare och har attesträtt. Har ni anställda är det oftast smidigt att någon av dom är firmatecknare och/eller har attesträtt. I beslutet så måste personens för-och efternamn samt 12-siffriga personnummer finnas med.

Om föreningen väljer fler än en firmatecknare ska man också välja något av följande:

Att de är valda var för sig – Innebär att även om föreningen har flera firmatecknare så behöver bara en av dem skriva under för att det ska vara giltigt. Det innebär också att firmatecknaren ensam kan ta ut pengar från banken.

Att de är valda två i förening – Innebär att båda firmatecknarna måste skriva under tillsammans eller besöka banken tillsammans. Man kan också ha tre eller fler firmatecknare, men bara kräva två i förening, så måste inte alla träffas. Det innebär att en har mycket bättre kontroll på att pengarna används till rätt saker.

När beslutet är fattat måste protokollet skrivas under för att det ska vara giltigt. Utöver det vanliga protokollet är det också bra att göra ett protokollsutdrag för enbart punkten som rör val av firmatecknare och skriv under även det.

Vår rekommendation

Vi rekommenderar att ni väljer två firmatecknare som tecknar firma två i förening. Det blir säkrare och minimerar risken för att fel sker eller att pengar kan förskingras.

Hur formuleras beslutet

Beslutet om firmatecknare kan tas både av årsmötet eller styrelsen men det är vanligast att det görs av styrelsen. Det ska göras på styrelsens första gemensamma möte, det konstituerande styrelsemötet, men ett nytt beslut kan fattas på vilket styrelsemöte som helst. Om styrelsen fattar beslutet är det smidigt att fatta beslut om firmatecknare och attesträtt samtidigt.

När de är valda var för sig

“Årsmötet/styrelsen beslutar att Mikaela Wikström (19870223-0212) och Jacko Nilsson (1991008-0431) har rätt att teckna firma var för sig samt har attesträtt för föreningen Uppsala länsförbund 4H (organisationssnummer 802351-5489). All tidigare rätt att teckna firma upphör.”

När de är valda två i förening

“Årsmötet/styrelsen beslutar att Mohammad Yousufi (19871013-5943) och Anna Magnusson (19930919-0754) har rätt att teckna firma två i förening samt har attesträtt för klubben Nyköping 4H (organisationsnummer 802014-3704). All tidigare rätt att teckna firma upphör.”

Om ni ska öppna ett bankkonto kan det vara bra att också fatta beslut om att “firmatecknarna ges rätt att öppna bankkonto och ha tillgång till internetbanken”. Eftersom olika banker har olika krav på hur beslutet ska formuleras kan det bli enklare att vara övertydlig än att behöva göra om.

Ekonomisk delegation

För att inte den som ansvarar för att exempelvis anordna en aktivitet ska behöva få varje kostnad godkänd av hela styrelsen är det bra att styrelsen beslutar om hur mycket pengar hen kan få besluta över själv.

Hur stor summan är beror på hur mycket pengar ni som förening har totalt varje år, det kan vara 100 kr eller 10 000 kr. Det brukar kallas ekonomisk delegation. Det kan stå med i delegationsordningen om ni har en sådan men det räcker att styrelsen beslutar om vad som gäller. Exempelvis kan en ge den som är ansvarig för att anordna en utbildningshelg få ekonomisk delegation på den totala budgeten för det arrangemanget och själv besluta om hur mycket pengar som ska gå till sånt som mat, lokal, resor och föreläsare så länge det inte kostar mer än vad som är sagts totalt.

Minderåriga firmatecknare

En förening kan utse en minderårig firmatecknare. Eftersom personen representerar föreningen, inte sig själv, spelar det inte någon roll om hen är myndig. Tyvärr väljer många banker att inte respektera detta och nekar att öppna bankkonto åt föreningar där firmatecknaren är minderårig. Om möjligt kan det därför vara bra att ha en myndig firmatecknare.

Fakturahantering och pengaflöden

Kontrollera om medlemsavgifter kommer till klubbens konto istället för riksförbundet

Kassören och administratören för medlemssystemet behöver samarbeta för att hålla koll på om medlemsavgiftsinbetalningar kommer till klubbens konto istället för till Riksförbundet. Om en person betalar medlemsavgift till klubben behöver den personen själv eller någon i klubben registrera den som medlem i medlemssystemet. Innan dess är personen inte medlem och omfattas exempelvis inte av medlemsförsäkringen och kan inte räknas i bidragsansökningar.

Detta är exempelvis vanligt om man tar in medlemsavgift tillsammans med deltagaravgift för läger eller liknande. Dock rekommenderar vi att man inte gör det.

Kontrollera om personer har betalat medlemsavgifter till klubben istället för riks.
Registrera personen i medlemssystemet (skriv inte in mejladressen direkt eftersom det då skickas en faktura till personen som redan betalat)
Markera manuellt att personens faktura är “betald till klubben”.
Skriv in medlemmens mejladress så att vi kan nå personen med information, exempelvis förnyelse av medlemskap nästa år.

Hur fungerar det med påminnelser på obetalda fakturor?

10 dagar efter att fakturans förfallodatum har passerat mejlas en påminnelse. Sedan dröjer det ytterligare 15 dagar innan påminnelse 2 skickas. Ni behöver alltså inte klicka på någon knapp för detta utan allt sker automatiskt. Ni kan se i Antribe när fakturan skapats och när påminnelse gått ut.

Som administratör kan du gå in på varje enskild person och skicka påminnelse via mejl till enbart den personen. Det kan behövas om personen exempelvis har tappat bort sin faktura.

Hur ser pengaflödena ut för medlemsavgifter?

När personer registrerar sig som medlemmar betalas hela medlemsavgiften in till riksorganisationen. Vi gör sedan avräkningar kvartalsvis och betalar ut den delen som ska till det aktuella länet och klubben.

I de fall avgiften betalats till klubben måste klubben manuellt markera att medlemmen betalt då medlemmen får en faktura som ställs till riksorganisationen. Riksorganisationen fakturerar klubben i samband med den kontinuerliga avstämningen och fördelar samtidigt ut medlemsavgiften till berörda parter.

Hur ser pengaflödena ut för event och medlemsavgifter som tas in i samband med det?

Om ni använder evenemangsfunktionen skapas det vid anmälan till event två fakturor. En faktura skapas för den totala medlemsavgiften där hela summan betalas in till riksorganisationen. Den andra fakturan är för evenemangets deltagaravgift som betalas direkt till klubben.

OBS! Betaluppgifter till klubben fylls i vid skapandet av eventet.

Hantering av fakturor för deltagaravgifter vid evenemang

När klubben får in deltagaravgifter måste ni manuellt gå in och markera att dessa är betalda så snart som möjligt. Om de står som obetalda i systemet är risken stor att de som redan har betalat får påminnelser. Automatiska påminnelser skickas ut två gånger i likhet med rutinen för obetalda medlemsfakturor (se ovan).

Vi vill subventionera medlemsavgiften i vår klubb och lägga in minus på klubbens avgift för att den totala ska bli mindre. Går det?

Nej, det går inte. Den lägsta möjliga avgiften är 0 kr.

Vi vill ändra på medlemsavgiften, hur gör vi det?

Det går inte att ändra medlemsavgiften under året. Det kan endast ändras inför kommande år i samband med att klubben eller länet har årsmöte eller extra årsmöte.