Medlemssystemet MemberSky

 


 

FAQ för administratörer i län och klubbar

 

Här kan du hitta instruktionsvideos som guidar dig genom flera vanliga moment i medlemsregisteringen via MemberSky.

 

Förnyelse av medlemskap

 

Vilka utskick görs från riksförbundet för förnyelse av medlemskap? (Post och mejl)

De som var medlemmar under 2018 får antingen mejl eller brev med instruktioner om hur de förnyar. Kortfattat går de in och registrerar sig själva via sin personliga länk till medlemssystemet och får då en faktura de måste betala. Det är först när fakturan är betald som de är medlemmar.

De som vi har mejladress till får i första hand mejl med instruktioner om hur de förnyar medlemskapet. Övriga får post. I mejlet eller brevet får de en personlig länk som de ska helst ska använda. Om de registrerar sig som medlemmar direkt i en klubb utan att använda den personliga kommer de förmodligen att fortsätta få påminnelser om att förnya sitt medlemskap. Då kan ni meddela info@4h.se för att rätta till detta.

Mejlutskick:

Det första mejlutskicket skickades i början av mars. Vi fortsätter skicka ut påminnelser cirka var 3-4 vecka tills minst efter sommaren. Efter stämmer vi av och gör eventuellt postutskick till de som har fått mejl men ännu inte förnyat.

Postutskick:

Det första postutskicket gick i mitten av mars. Vi kommer skicka ut ytterligare ett utskick per post i juni.

Gå gärna ut med information till era medlemmar att detta har skickats ut och att de håller utkik efter mejl och post. Påminn om att mejlet ofta kan hamna i skräpposten.

Såhär var utskicket utformat

 

När görs utskicket till de blev medlemmar under sista kvartalet 2018 så dom kan bli medlemmar?

Funktionen kring utskick till sista kvartalarna behöver utvecklas lite. Utskicket borde kunna göras under April.

 

Hur hanterar vi de personer som redan har betalat in medlemsavgift enligt gamla rutiner men inte registrerat sig i Membersky?

Riksorganisationen sammanställer informationen om inbetalningar för respektive klubb och mejlar dessa till klubben. Klubben får sedan kontakta de personerna och be dom att själva registrera sig på MemberSky. Klubben kan också använda sig av tipsa-funktionen på klubbens sida på MemberSky och i meddelandet förklara hur de ska gå tillväga.

När de gör det skapas det en faktura som de såklart inte ska betala eftersom de redan gjort det. När de har registrerat sig kontaktar personen själva eller klubben riksorganisationen på info@4h.se som manuellt markerar att de redan har betalat sin medlemsavgift och makulerar den fakturan. Eftersom betalningarna har kommit till riks tidigare måste riks markera fakturorna som betalda, klubben kan inte göra det eftersom avräkning och fakturaunderlag då blir felaktiga. Markerar klubben att fakturan är betald faktureras klubben på medlemsavgiften automatiskt. Den funktionen är endast till för om klubben faktiskt har tagit emot medlemsavgiften.


Värvning av medlemmar och registrering av medlemskap

 

Inbjudningsfunktion

Det finns en inbjudningsfunktion på klubbens sida på MemberSky. Den kan alla medlemmar se och använda sig av för att tipsa om att bli medlem.

Värva medlemmar med hjälp av medlemstalong

Det är viktigt att vi alltid tänker på att bjuda in fler till gemenskapen i 4H. Som medlemsorganisation är medlemmar, både de som ger av sin tid och de som “bara” är medlemmar viktiga, det viktigase. Vår ekonomi beror helt på antalet medlemmar. Ju fler vi är desto större chans har vi att nå ut och också få ökat stöd och finansiering för vår verksamhet i alla delar av landet. och de som bara är med men stöttar genom att vara medlem.

Ni kan bjuda in personer att själva bli medlemmar och registrera sig i vårt medlemssystem. Men för många är det en för hög tröskel och därför har vi tagit fram en medlemstalong. Skriv ut och ha med den på alla era aktiviteter. Be personer som vill bli medlemmar fylla i det direkt. Samla sedan in talongerna och registera dom som medlemmar i medlemsystemet. Då skickas fakturan till deras mejl.

Så här använder ni de nya medlemstalongerna:

  1. Skriv ut en bunt och ha med på alla aktiviteter
  1. Fråga alla om de vill bli medlemmar och berätta varför det är ett viktigt och bra sätt att stötta 4H på, speciellt om de är mellan 6-25 år.

  1. Samla in de ifyllda talongerna

  1. Ge dem till en person som kan registrera personen i medlemssystemet
  1. Registrera personen i medlemssystemet. I samband med detta mejlas fakturan ut till personens mejl

       6. Meddela gärna personen att de själva kan logga in på sitt medlemskonto genom att återställa lösenordet

Hur hanterar vi medlemmar som inte själva registrerar sig i Membersky utan blir medlem via talong eller ändå betalat medlemsavgiften på annat sätt tex i samband med deltagaravgift?

I första hand påminner ni dem om att själva registrera sig. Det är först när de är registrerade i 4H:s medlemssystem som de är medlemmar, det räcker inte med att betala medlemsavgiften enbart.

Om detta inte fungerar kan ni själva skapa ett konto åt dem genom att använda medlemstalongen nedan och sedan registrera konto åt medlemmen i medlemssystemet. Genom att använda medlemstalongen får ni godkännande från medlemmen om att deras personuppgifter behandlas i enlighet med 4H:s medlemsvillkor samt medlemssystemets datapolicy och användarvillkor. Dessa kan ni hitta och visa via www.4h.se/bli-medlem. Var noga med att alla deras kontaktuppgifter fylls i på talongen så att vi kan nå dem inför förnyelse nästa år och så att ni kan registrera dem i medlemssystemet. Faktura för medlemsavgiften skickas direkt till mejladressen som är angiven när kontot skapas. Till samma mailadress kan man också meddela medlemmen om inloggningsuppgifter och möjligheten till att byta lösenord.

 

Vad gör vi om personer inte klarar av eller orkar registrera sig i MemberSky själva men ändå vill bli medlemmar?

Försöka hjälpa dem på olika sätt. Kanske sätta upp en eller flera datorer vid en aktivitet och köra det som en aktivitet att man blir medlem eller förnyar sitt medlemskap. Om det behövs kan ni samla in uppgifterna som behövs på annat sätt kanske genom en anmälan till en aktivitet och följ stegen enligt ovan men skicka fakturan/inbetalningsuppgifter för medlemsavgiften till personen. Glöm inte att ni måste ha minst 12-siffrigt personnummer, adress, mejladress och telefonnummer.

Ni kan också använda medlemstalongerna ovan för att få in uppgifterna och få godkännande på de villkor som finns och sedan kan ni registrera dem manuellt själva i medlemssystemet och mejla dem deras faktura. Detta är ett bra sätt för att förhindra att vi tappar medlemmar.

 

Hur kan klubbarna markera vilken medlem som tillhör vilken avdelning?

Logga in på ditt konto. Går in på medlemslistan och klicka in på en medlem. Där kan du se avdelningar och tilldela personen den avdelning de tillhör. Dessa funktioner är på ständig utveckling och det kommer gå att både sortera och filtrera allt mer. Tänk på att om ni använder er av avdelningar så måste alla medlemmar tillhöra minst en avdelning.


 

Fakturahantering

Kontrollera om medlemsavgifter kommer till klubbens konto istället för riksförbundet

Kassören och administratören för medlemssystemet behöver samarbeta för att hålla koll på om medlemsavgiftsinbetalningar kommer till klubbens konto istället för till Riksförbundet. Om en person betalar medlemsavgift till klubben behöver den personen själv eller någon i klubben registrera den som medlem i medlemssystemet. Innan dess är personen inte medlem och omfattas exempelvis inte av medlemsförsäkringen och kan inte räknas i bidragsansökningar.

Detta är exempelvis vanligt om man tar in medlemsavgift tillsammans med deltagaravgift för läger eller liknande. Dock rekommenderar vi att man inte gör det.

  1. Kontrollera om personer har betalat medlemsavgifter till klubben istället för riks.
  2. Registrera personen i medlemssystemet (skriv inte in mejladressen direkt eftersom det då skickas en faktura till personen som redan betalat)
  3. Markera manuellt att personens faktura är “betald till klubben”. Efter det ska administratören markera deras faktura som betald till klubben.
  4. Skriv in medlemmens mejladress så att vi kan nå personen med information, exempelvis förnyelse av medlemskap nästa år.

 

Ta helst inte in medlemsavgift tillsammans med deltagaravgift till läger eller annan aktivitet

Det har varit vanligt att ta in betalning för medlemsavgift samtidigt som anmälan och betalning av lägeravgift. Utifrån hur det nya medlemssystemet fungerar är detta inte optimalt. Eftersom personerna måste registrera sig i MemberSky för att faktiskt bli medlemmar så är det viktigt att de gör detta. Har de redan betalat medlemsavgiften så kommer de förmodligen inte registrera sig hos MemberSky också. Det bästa är förmodligen att ta in deltagaravgiften direkt till er och informera om att de även måste bli medlemmar i 4H via MemberSky och betala medlemsavgiften för att kunna delta i aktiviteten. Det kan vara bra att nämna att medlemsförsäkringen inte gäller annars. Checka gärna av en tid innan en aktivitet börjar om det är några som inte har registret sig ännu och skicka ut påminnelse till dem specifikt.

 

Hur fungerar det med påminnelser på obetalda fakturor?

10 dagar efter att fakturans förfallodatum har passerat mejlas en påminnelse. Sedan dröjer det ytterligare 10 dagar innan påminnelse 2 skickas. Vi kommer ändra detta till 15 dagar så snart som möjligt. Ni behöver alltså inte klicka på någon knapp för detta utan allt sker automatiskt. Det går sedan inne på fakturan att se att denna påminnelse har skickats.

Ni som administratörer kan även gå in på varje enskild person och skicka påminnelser via mejl till enbart den personen. Det kan behövas om personen exempelvis har tappat bort sin faktura.

I dagsläget finns det inget enkelt och snabbt sätt för rikskansliet att skicka ut påminnelser för obetalda medlemsavgifter till alla som inte har betalat utöver de två påminnelser som automatiskt sänds ut. Just nu måste detta göras på varje individ vilket gör att rikskansliet inte har möjlighet att göra detta åt klubbarna. För tillfället måste ni själva skicka ut dessa påminnelser. Det är prio att bygga en funktion som gör att rikskansliet enkelt kan göra detta så att ni i klubbarna inte behöver tänka på det. Vi meddelar när detta är på plats.

 

Hur ser pengaflödena ut för medlemsavgifter?

När personer registrerar sig som medlemmar betalas hela medlemsavgiften in till riksorganisationen. Vi gör sedan avräkningar regelbundet och betalar ut den delen som ska till det aktuella länet och klubben. Ibland tar klubbarna själva in avgiften på olika sätt (även om det inte är så det är tänkt att fungera).

Om detta sker måste klubben manuellt markera att medlemmen betalt eftersom medlemmen automatiskt får en faktura som ställs till riksorganisationen. Riksorganisationen fakturerar klubben i samband med den kontinuerliga avstämningen och fördelar samtidigt ut medlemsavgiften till berörda parter. Med omväxlande roller gäller det samma för ett län som tar emot betalningen.

I dagsläget fungerar inte funktionen för detta och därför är det förseningar med att både betala ut och fakturera in medlemsavgifter.

 

Hur ser pengaflödena ut för event och medlemsavgifter som tas in i samband med det?

Eftersom eventfunktionen fortfarande är under utveckling rekommenderar vi att den funktionen inte används ännu. Det går att använda men det finns inte möjlighet att få support i detta just nu.

Om ni använder det skapas det vid anmälan två fakturor. En faktura skapas för den totala medlemsavgiften där hela summan betalas in till riksorganisationen som i sin tur betalar ut länets och klubbens del av avgiften. Den andra fakturan är för deltagaravgiften som går direkt till klubben.

OBS! Betaluppgifter till klubben fylls i vid skapandet av eventet.

 

Hantering av fakturor för deltagaravgifter vid evenemang

Förut har det varit vanligt att man tar in medlemsavgiften tillsammans med deltagaravgiften men detta fungerar dåligt med vårt nya medlemssystem.

Detta som följer gäller bara er som använder evenemangsfunktionen för att ta in deltagaravgift och anmälningar.

Ni måste då vartefter ni får betalt för evenemanget manuellt gå in och markera att dessa är betalda. Annars kommer de stå som obetalda i systemet och risken är att de som redan har betalat ändå får påminnelser. Automatiska påminnelser skickas ut två gånger i likhet med rutinen för obetalda medlemsfakturor (se ovan).

 

Vi vill subventionera medlemsavgiften i vår klubb och lägga in minus på klubbens avgift för att den totala ska bli mindre. Går det?

Nej, det går inte. Den lägsta möjliga avgiften är 0 kr. Önskemålet är noterat men svar kommer först förmodligen hösten 2019.

 

Vi vill ändra på medlemsavgiften, hur gör vi det?

Det går inte att ändra medlemsavgiften under året. Det kommer kunna ändras inför kommande år. Tidigare har riks hämtat in och lagt in informationen i medlemssystemet men det är inte bestämt hur det kommer gå till inför nästa år. Vi kommer gå ut med information om hur det går till när det närmar sig.


 

Kom igång som administratör

 

Hur bli jag administratör för min klubb?

Styrelsen i klubben måste besluta om vem eller vilka personer som ska vara administratörer. Styrelsen kan även delegera beslutet om vilka som ska bli administratörer.

De som ska vara administratörer besöker www.membersky.com och skapar ett personligt konto om de inte redan är medlemmar. Är ni flera administratörer behöver alla ha varsitt konto.

Ta sedan kontakt med organisationsledet ovanför er och skicka fullständigt personnummer inklusive de 4 sista siffrorna på den första som ska vara administratör. Den kan sedan utdela behörighet enligt beslut.

Vänta på att behörigheten kommer i kraft för ert län / klubb eller gård.

Administratören kommer behöva godkänna administratörsvillkor elektroniskt via medlemssystemet innan tillgång ges.

Du måste du intyga att du kommer hantera medlemmarnas uppgifter i enlighet med våra rutiner och gällande lagstiftning, exempelvis GDPR. Denna funktion kommer på plats i medlemssystemet inom kort och du som blivit administratör innan dess kommer få godkänna detta i efterhand.

Det finns fler roller än administratör. Det är dock den behörigheten som delas ut till en början. Administratör har tillgång till alla funktioner.

 

Jag är ansvarig i min klubb för att administrera våra medlemmar. Vad är mina arbetsuppgifter? Hur gör jag för att administrera systemet?

Det är du som är den i klubben som ska kunna medlemssystemet bäst och kan hjälpa andra i klubben eller länet som vill bli medlemmar i hur det går till. Den som är ansvarig i klubben ansvarar för att hålla sig uppdaterad om hur systemet fungerar och samordna arbetet med att förnya medlemskap i den lokala klubben.

Denna FAQ och instruktionsvideor hjälper dig i ditt arbete. Om ni har problem med systemet kan du mejla info@4h.se för support.

Här finns en del instruktionsvideor och det kommer komma fler med tiden

 

Om jag som administratör har problem, vart vänder jag mig då?

Kontakta i första hand andra klubbar, län eller kretsar för att se om de vet hur det kan hanteras. Annars vänder du dig till rikskansliet på info@4h.se. Gäller frågan systemet så kommer vi skicka vidare frågan till MemberSky som återkopplar inom en vecka.

 

Hur mycket systemstöd kan MemberSky ge och hur snabbt?

MemberSky och till viss del IT-gruppen, support@4h.se, är de som kan ge stöd om det gäller problem med själva systemet. De svarar inom en vecka men det innebär inte att problemet i sig kommer kunna åtgärdas omedelbart.



 

Evenemangsfunktion

Planen är att detta ska kunna skötas i MemberSky framöver men eventfunktionen är under utveckling och är ganska grundläggande i dagsläget. Utvecklingen av denna funktion ligger längre fram i tiden och vi kan inte ge ge support på detta i dagsläget. Därför rekommenderar vi att ni använder andra verktyg för att ta in anmälningar. Exempelvis har vårt studieförbund Studiefrämjandet verktyg för detta och både Google och Microsoft har bra och enkla formulär som fungerar fint att använda för att ta in anmälningar.

OBS! Ta inte in medlemsavgift tillsammans med deltagaravgift om ni använder andra verktyg för att ta in anmälningar då det innebär extra arbete för er. Läs mer under fakturahantering.

Vi använder funktionen för event – hur gör vi?

Såhär fungerar eventfunktionen just nu.

Som administratör kan du lägga upp event och låta personer anmäla sig till det. När du lägger upp eventet ska du klicka i att “medlemskap krävs”. Du väljer även om det krävs medlemskap i just er klubb. Om du inte klickar i att medlemskap krävs i er klubb så kan den som anmäler sig fritt välja bland alla klubbar i 4H.

Vid anmälan skapas två fakturor. En faktura skapas för den totala medlemsavgiften där hela summan betalas in till riksorganisationen som i sin tur betalar ut länets och klubbens del av avgiften. Den andra fakturan är för deltagaravgiften som går direkt till klubben. Betaluppgifter till klubben fylls i vid skapandet av eventet.

Deltagarlistan kan du med behörighet se på eventets sida. Klicka på knappen “Anmälningslista”. Har ni ett evenemang med begränsat antal platser hamnar de som anmäler sig efter fullbeläggning på en kölista. Denna finns då bredvid knappen “Anmälningslista” och heter “Kölista event”. Det kommer också gå att exportera deltagarlistor men försök i första hand att använda medlemssystemet online för att undvika onödiga uttag ur registret.

Fakturor för evenemang i medlemssystemet

För er som använder evenemangsfunktionen och skapar fakturor för dessa i medlemssystemet är det viktigt att ni håller koll på betalningarna för dessa. Ni måste själva markera dem som betalade för annars kommer påminnelser att skickas ut automatiskt efter 15 dagar.


Övrigt

Vilken typ av statistik kan jag få ut för min klubb? Hur gör jag det?

Administratören för klubben kan när den är inloggad i MemberSky hitta en del statistik om sin klubb på menyn statistik. På sin klubbs sida finns menyn Statistik. Där kan man i nuläget se i nummer hur många betalda och obetalda medlemmar klubben har samt antal evenemang och avdelningar. Det går också att få en medlemslista i olika filformat. Denna funktion är under utveckling. Exportera dock i minsta möjliga mån då det är lättare att hålla koll på vart personuppgifterna är om de inte lämnar medlemssystemet.

Går det att göra mejlutskick via medlemsregistret?

Detta är en funktion som kommer utvecklas framöver, men eftersom den inte är en kritisk funktion kommer den inte prioriteras. Den kommer tidigast vara på plats under hösten 2019.

När man är på medlems-fliken så kan man filtrera efter avdelningar men inte efter klubbar. Skriver man däremot in en klubb, t.ex., Valinge, i “Fritext”-rutan då kommer det upp vilka som är med i Valinges 4H-klubb. Men det står inte någonstans att de är med i Valinge.

Rutan “Grupp” används för att sortera fram medlemmar ur en specifik grupp (Klubb). Under “Kolumner” kan man välja att visa kolumnen “Grupper”. Då visas vilken klubb de tillhör. Detta ser lite olika ut beroende på vilket organisatonsled man har behörighet till. Detta är något som kommer ses över.

Det behövs utbildning för personal och förtroendevalda som är administratörer runtom i landet. Hur och när kommer det ske?

Om det upplevs att det finns ett behov av utbildning så kommer vi försöka ordna det. Eftersom medlemssystemet hela utvecklas och förändras så är risken att det vi lär ut snabbt är inaktuellt. Just nu är det viktigaste stödet denna FAQ och att kontakta info@4h.se eller hjälpa varandra.