Medlemssystemet MemberSky

 


 

FAQ för administratörer i län och klubbar

 

Här kan du hitta instruktionsvideos som guidar dig genom flera vanliga moment i medlemsregisteringen via MemberSky.

 

Hur bli jag administratör för min klubb? 

  1. Styrelsen i klubben måste besluta om vem eller vilka personer som ska vara administratörer. Styrelsen kan även delegera beslutet om vilka som ska bli administratörer till en anställd i chefsposition.
  2. De som ska vara administratörer besöker www.membersky.com och skapar ett personligt konto om de inte redan är medlemmar. Är ni flera administratörer behöver alla ha varsitt konto.
  3. Ta sedan kontakt med organisationsledet ovanför er och skicka fullständigt personnummer inklusive de 4 sista siffrorna på den första som ska vara administratör. Den kan sedan utdela behörighet enligt beslut.
  4. Vänta på att behörigheten kommer i kraft för ert län / klubb eller gård.
  5. Administratören kommer behöva godkänna administratörsvillkor elektroniskt via medlemssystemet innan tillgång ges.Du måste du intyga att du kommer hantera medlemmarnas uppgifter i enlighet med våra rutiner och gällande lagstiftning, exempelvis GDPR. Denna funktion kommer på plats i medlemssystemet inom kort och du som blivit administratör innan dess kommer få godkänna detta i efterhand.

Det finns fler roller än administratör. Det är dock den behörigheten som delas ut till en början. Administratör har tillgång till alla funktioner. 

 

Jag är ansvarig i min klubb för att administrera våra medlemmar. Vad är mina arbetsuppgifter? Hur gör jag för att administrera systemet? 

Det är du som är den i klubben som ska kunna medlemssystemet bäst och kan hjälpa andra i klubben eller länet som vill bli medlemmar i hur det går till.

Det kommer finnas ett notissystem inbyggt i medlemssystemet som kommer påminna om viktiga händelser. Så du kommer inte behöva komma ihåg allt som kan tänkas göra. Du kommer även få tips och tricks den vägen och annan nyttig information. Funktionen kommer även att kunna användas till att kommunicera med sina medlemmar och/eller sina deltagare på evenemang.

Här finns instruktionsvideos och det kommer att komma fler i framtiden:

https://www.youtube.com/channel/UCN45E8YRKYtnw3HSK25PqgQ

Det kommer tas fram en användarmanual med instruktioner om vad du behöver göra och när under året framöver. Det kommer även finnas mer videoklipp som visar hur du använder systemet. Vi planerar även en webbutbildning i slutet av mars för alla som administrerar systemet. Om ni har problem med systemet kan du mejla info@4h.se.

 

Vilken typ av statistik kan jag få ut för min klubb? Hur gör jag det?

Administratören för klubben kan när den är inloggad i MemberSky hitta en del statistik om sin klubb på menyn statistik.  På sin klubbs sida finns menyn Statistik. Där kan man i nuläget se i nummer hur många betalda och obetalda medlemmar klubben har samt antal evenemang och avdelningar. Det går också att få en medlemslista i olika filformat. Denna funktion är under utveckling. Exportera dock i minsta möjliga mån då det är lättare att hålla koll på vart personuppgifterna är om de inte lämnar medlemssystemet. Om medlemsuppgifter exporteras utanför systemet måste du komma ihåg att radera dom eller helt anonymisera dom.

 

Går det att göra mejlutskick via medlemsregistret?

Detta är en funktion som kommer utvecklas framöver, men eftersom den inte är en kritisk funktion kommer den inte prioriteras. Den kommer tidigast vara på plats under hösten 2019.

 

Hur tar vi in anmälningar till våra aktiviteter?

Planen är att detta ska kunna skötas i MemberSky framöver men eventfunktionen är under utveckling och är ganska grundläggande i dagsläget. Eftersom andra ärenden är mer prioriterade finns ingen support att vänta än så länge på detta. Har du inte tid att testa och försöka rekommenderar vi att ni inte använder den i dagsläget. En mer utvecklad evenemangsfunktion kommer komma innan sommarens alla läger och vi rekommenderar att invänta den versionen då hanteringen av deltagare och medlemmar sköts betydligt smidigare via det nya medlemssystemet.

Vi tipsar om att ni tillsvidare under våren fortsätter använda andra sätt att ta in anmälningar på. Exempelvis har vårt studieförbund Studiefrämjandet verktyg för detta och både Google och Microsoft har bra och enkla formulär som fungerar fint att använda för att ta in anmälningar.

När ni tar in anmälningar på andra sätt än via MemberSky måste ni försäkra er om att alla som anmäler sig även har gått in och blivit medlemmar i MemberSky. Ni kan exempelvis skicka ut instruktioner till alla anmälda deltagare eller börja första träffen med att alla blir medlemmar. Kolla av er deltagarlista gentemot MemberSky så att ni ser att deltagarna är registrerade som medlemmar där.

Det finns en inbjudningsfunktion på klubbenssida på MemberSky. Den kan alla medlemmar se och använda sig av för att tipsa om att bli medlem. Den funktionen kan också med fördelas användas för att bjuda in anmälda deltagare till att bli medlemmar.

Såhär fungerar eventfunktionen just nu:

Som administratör kan du lägga upp event och låta personer anmäla sig till det. När du lägger upp eventet ska du klicka i att “medlemskap krävs”. Du väljer även om det krävs medlemskap i just er klubb. Om du inte klickar i att medlemskap krävs i er klubb så kan den som anmäler sig fritt välja bland alla klubbar i 4H.

Vid anmälan skapas två fakturor. En faktura skapas för den totala medlemsavgiften där hela summan betalas in till riksorganisationen som i sin tur betalar ut länets och klubbens del av avgiften. Den andra fakturan är för deltagaravgiften som går direkt till klubben. Betaluppgifter till klubben fylls i vid skapandet av eventet.

Deltagarlistan kan du med behörighet se på eventets sida. Klicka på knappen “Anmälningslista”. Har ni ett evenemang med begränsat antal platser hamnar de som anmäler sig efter fullbeläggning på en kölista. Denna finns då bredvid knappen “Anmälningslista” och heter “Kölista event”. Det kommer också gå att exportera deltagarlistor men försök i första hand att använda medlemssystemet online för att undvika onödiga uttag ur registret.

 

Om jag som administratör har problem, vart vänder jag mig då?

Kontakta i första hand andra klubbar, län eller kretsar för att se om de vet hur det kan hanteras. Annars vänder du dig till rikskansliet på info@4h.se. Gäller frågan systemet så kommer vi skicka vidare frågan till MemberSky som återkopplar inom en vecka.

 

Hur hanterar vi de personer som redan har betalat in medlemsavgift enligt gamla rutiner men inte registrerat sig i Membersky?

Riksorganisationen sammanställer informationen om inbetalningar för respektive klubb och mejlar dessa till klubben. Klubben får sedan kontakta de personerna och be dom att själva registrera sig på MemberSky. Klubben kan också använda sig av tipsa-funktionen på klubbens sida på MemberSky och i meddelandet förklara hur de ska gå tillväga.

När de gör det skapas det en faktura som de såklart inte ska betala eftersom de redan gjort det. När de har registrerat sig kontaktar personen själva eller klubben riksorganisationen på info@4h.se som manuellt markerar att de redan har betalat sin medlemsavgift och makulerar den fakturan. Eftersom betalningarna har kommit till riks tidigare måste riks markera fakturorna som betalda, klubben kan inte göra det eftersom avräkning och fakturaunderlag då blir felaktiga. Markerar klubben att fakturan är betald faktureras klubben på medlemsavgiften automatiskt. Den funktionen är endast till för om klubben faktiskt har tagit emot medlemsavgiften.

 

Hur ser pengaflödena ut för medlemsavgifter? 

När personer registrerar sig som medlemmar betalas hela medlemsavgiften in till riksorganisationen. Vi gör sedan avräkningar regelbundet och betalar ut den delen som ska till det aktuella länet och klubben. Ibland tar klubbarna själva in avgiften på olika sätt (även om det inte är så det är tänkt att fungera).  Om detta sker måste klubben manuellt markera att medlemmen betalt eftersom medlemmen automatiskt får en faktura som ställs till riksorganisationen. Riksorganisationen fakturerar klubben i samband med den kontinuerliga avstämningen och fördelar samtidigt ut medlemsavgiften till berörda parter. Med omväxlande roller gäller det samma för ett län som tar emot betalningen.

 

Hur ser pengaflödena ut för event och medlemsavgifter som tas in i samband med det?

Eftersom eventfunktionen fortfarande är under utveckling rekommenderar vi att den funktionen inte används ännu. Det går dock att använda den men rikskansliet och MemberSky kan inte lägga tid på att ge support i den frågan just nu.

Om ni använder det skapas det vid anmälan två fakturor. En faktura skapas för den totala medlemsavgiften där hela summan betalas in till riksorganisationen som i sin tur betalar ut länets och klubbens del av avgiften. Den andra fakturan är för deltagaravgiften som går direkt till klubben.

 

OBS! Betaluppgifter till klubben fylls i vid skapandet av eventet.  

 

Hur kan klubbarna markera vilken medlem som tillhör vilken avdelning? 

Logga in på ditt konto. Går in på medlemslistan och klicka in på en medlem. Där kan du se avdelningar och tilldela personen den avdelning de tillhör. Dessa funktioner är på ständig utveckling och det kommer gå att både sortera och filtrera allt mer. Tänk på att om ni använder er av avdelningar så måste alla medlemmar tillhöra minst en avdelning.

 

Hur mycket systemstöd kan MemberSky ge och hur snabbt?

MemberSky och till viss del IT-gruppen, support@4h.se är de som kan ge stöd om det gäller problem med själva systemet. De svarar inom en vecka men det innebär inte att problemet i sig kommer kunna åtgärdas omedelbart.

 

Vi vill subventionera medlemsavgiften i vår klubb och lägga in minus på klubbens avgift för att den totala ska bli mindre. Går det?

Nej det går inte. Den lägsta möjliga avgiften är 0 kr. Önskemålet är noterat men svar kommer först förmodligen hösten 2019.

 

När man är på medlems-fliken så kan man filtrera efter avdelningar men inte efter klubbar. Skriver man däremot in en klubb, t.ex., Valinge, i “Fritext”-rutan då kommer det upp vilka som är med i Valinges 4H-klubb. Men det står inte någonstans att de är med i Valinge.  

Rutan “Grupp” används för att sortera fram medlemmar ur en specifik grupp (Klubb). Under “Kolumner” kan man välja att visa kolumnen “Grupper”. Då visas vilken klubb de tillhör. Detta ser lite olika ut beroende på vilket organisationsled man har behörighet till. Detta är något som kommer ses över.

 

Det behövs utbildning för personal och förtroendevalda som är administratörer runtom i landet. Hur och när kommer det ske?

Vi planerar en webbutbildning via Skype i det grundläggande i slutet av mars. Vid behov försöker vi ordna mer än ett tillfälle. Det absolut viktigaste är att kunskapen sprider sig mellan klubbarna och länen så att belastningen inte blir för stor för rikskansliet. De frågor som ställs kommer, beroende på karaktär, besvaras och komplettera denna FAQ.

 

Vi vill ändra på medlemsavgiften, hur gör vi det?

Det går inte att ändra medlemsavgiften under året. Det kommer kunna ändras inför kommande år. Tidigare har riks hämtat in och lagt in informationen i medlemssystemet men det är inte bestämt hur det kommer gå till inför nästa år. Vi kommer gå ut med information om hur det går till när det närmar sig. Grund tanken är att öka flexibiliteten och tillgängligheten för hela organisationen, samt minska administrationen på rikskansliet och de olika länsexpeditionerna.