Styrelsearbete

Att sitta i en styrelse är roligt, utvecklande, spännande och en möjlighet att få jobba med att förändra något. Du får också en massa erfarenheter.

 

Här kan du läsa om:

  • Styrelsens uppdrag och ansvar
  • Beslutshjulet
  • 3 nivåer av beslut och arbete
  • Strategiskt arbete
  • Första mötet efter årsmötet – det konstituerande mötet
  • Firmatecknare
  • Skriva protokoll

 

Förtroende att sitta i styrelse får en av årsmötet och förtroendet handlar om att tänka utanför sig själv och se vad som är bäst för organisationen. Det är bra med olika kompetenser och intressen i styrelsen och det praktiska med styrelsearbete kan du lära dig, det viktigaste är att du har ett driv och vill göra något och är beredd att lägga ner tid på styrelsearbetet. Även om en ofta säger att en sitter i styrelsen så är det bra att komma ihåg att en arbetar i styrelsen.

Att ta ansvar för en organisation betyder att en inte bara kan tänka ett år framöver till nästa årsmöte utan att en behöver se på längre sikt också, strategiskt arbete.

Att tänka långsiktigt handlar om att ställa frågorna:

  • Var står organisationen idag?
  • Vart vill vi?
  • Vilka prioriteringar är nödvändiga för att ta oss i den riktningen?

Fokusera på målet men kom ihåg var ni är nu. Styrelsen behöver alltid:

  • läsa igenom stadgan och andra styrdokument som verksamhetsplan, policys och så vidare för att ha koll och veta vart ni ska med organisationen.
  • ha stenkoll på budget, den ekonomiska situationen och när intäkter och kostnader kommer under året så att det alltid finns täckning för utgifter och att det finns ett sparkonto för oförutsedda utgifter och framtida investeringar
  • Om organisationen har anställda måste styrelsen säkerställa att kollektivavtal och andra arbetsrättsliga lagar följs, att man tar sitt arbetsgivaransvar och att löner betalas ut i tid och är korrekta.

Styrelsens uppdrag

Här kommer först en liten bakgrund till styrelsens plats och roll i en organisation innan styrelsens direkta uppdrag kommer att behandlas.  

Alla föreningar får organisera sig som de vill men det finns något som kallas “god föreningssed” som gör att föreningar fungerar på väldigt liknande sätt. Årsmötet är det högsta beslutande organet och där bör de avgörande besluten tas. Styrelsen som välj av årsmötet ansvarar för att det som beslutas på årsmötet blir gjort men kan såklart delegera. Revisorn granskar på uppdrag av årsmötet. Valberedningen föreslår en styrelse som är bra sammansatt och de tror kan leda organisationen mot målen. 

Styrelsens absolut viktigaste uppdrag är att ta beslut. Styrelsen är vald av årsmötet för att förvalta organisationen och dess tillgångar det vill säga, ta hand om den mellan årsmötena åt alla medlemmarna. Därför behöver styrelsen fatta beslut för att se till att organisationen tas om hand och går i den riktning som årsmötet beslutat genom till exempel olika mål, vision och så vidare i exempelvis olika styrdokument. Saknas anställda måste styrelsen också verkställa beslut.

Styrelsens ansvar

Styrelsens uppdrag kan kort sammanfattas i dessa punkter:

 

  • Styra och ledaInnebär att strategiskt styra organisationen mot sitt/sina ändamål/vision och mål. Det innebär att prioritera och planera för både pengar, organisationen och vem som är ansvarig för att se att ni går vägen mot era mål. Om ni har anställda innebär att leda också ett arbetsgivaransvar.
  • Kontrollera och redovisaInnebär att säkerställa att organisationen följer lagar och korrekt redovisat sina pengar. Det gäller även att se till att det finns bra metoder för att följa upp och utvärdera verksamheten för medlemmarna eftersom ni är ansvariga inför dem på årsmötet.
  • Företräda och representeraInnebär att styrelsen har ansvar för att representera organisationen och dess medlemmar externt mot till exempel samhället eller mot Miljöpartiet, men också internt mot egna medlemmar eller om ni har lokala grupper under er. Enas om budskap i styrelsen som är viktiga under ert år.Sen är det såklart viktigt att ha kul! Du engagerar dig ideellt på din fritid och varför du valt att göra det kan skilja sig mellan olika individer men ofta kan det handla om att skapa förändring och du orkar mer om det är roligt så tänk på vikten att jobba för att skapa en bra stämning i styrelsen.

Styrelsens ansvar

Styrelsen i ideell förening ansvarar för att:

  • föreningen följer lagar och regler
  • verkställa årsmötets beslut
  • förvalta föreningens resurser
  • leda organisationen mellan årsmötena

Styrelsen har också:

  • Straffansvar – om föreningen begår brott
  • Betalningsansvar - vid skatteoegentligheter
  • Skadeståndsansvar - uppsåtligen eller av vårdslöshet

 

Ansvaret är som kollektiv, men varje styrelsemedlem är också personligt ansvarig.

 

Vad händer om något går fel? 

  • Revisorerna hjälper medlemmarna att granska styrelsen
  • Medlemmarna avgör om styrelsen har gjort sitt jobb och beviljar ansvarsfrihet eller inte
  • Styrelsen är kollektivt ansvariga, men om en person har begått ett brott så blir hen inte fri från straffansvar för det.

Alltid överens?

Om du som styrelsemedlem inte håller med om ett styrelsebeslut måste du reservera dig och se till att det förs in i protokollet. Om du inte gör det är du lika ansvarig som alla andra för det beslutet, oavsett vad du tycker om beslutet.

Läs mer om juridik i ideella organisationer i “Juridikboken för ideella föreningar” av Karin Källström.

Beslutshjulet

Ni kan inte bara fatta beslut i styrelsen och sen tänka att det är klart. Ni behöver tänka på hela beslutshjulet för att ert beslut ska få resultat och att det ska ses som ett genomfört beslut.

Beslutshjulet

Här kommer ett exempel för att visa hur ni behöver tänka för att förbereda er för och genomföra ett beslut.

Exempel

Idag står det på dagordningen att ni ska fatta beslut om budget för nästa år. För att kunna göra det behöver ni veta hur mycket pengar ni kommer att ha nästa år. Ni behöver också ha ett underlag för att veta vad pengarna gått till i år. Sen behöver ni ha tänkt på hur ni vill föreslå att prioriteringarna ska göras nästa år så att ni kan ge pengar efter det. Finns inga pengar blir det inga satsningar, budgeten behöver alltså vara verksamhetsplanen i siffror. Genom att jämföra vad saker kostade under året och vad ni vill satsa på nästa år så kan ni göra en budget för hur ni tror att det är bra att pengarna används för att nå målen mot visionen och eller ändamålet. Sen behöver ni fatta beslut om vem som skriver ihop förslaget efter era diskussioner och sen ser till att den implementeras i organisationen.

 

Styrelsens årshjul

Ett årshjul är en planering för när olika saker behöver göras av styrelsen under året.

Här är ett generellt årshjul som är bra att ha i åtanke för att inte missa att göra något under året. Gör gärna en mer detaljerad för just er styrelse.

Styrelsens årshjul

Första mötet efter årsmötet – det konstituerande mötet

Är det första mötet efter årsmötet då styrelsen blivit vald och är när styrelsen skapas. Det konstituerande mötet ska helst hålls så snart inpå årsmötet det går, gärna direkt efter. Konstituering är när styrelse lägger grunden för sina arbetsformer, hur de ska jobba, och fördelar olika uppdrag inom sig.

Det kan vara genom att fatta beslut om arbetsordning och delegationsordning men kan vara mindre formellt också beroende på organisationens storlek. Huvudpoängen är hur som att ni ska komma fram till hur ni vill jobba i styrelsen, hur mötena ska kallas, om ni jobbar själva eller i arbetsgrupper/utskott för att genomföra besluten, hur ofta ni har styrelsemöten, vem som får fatta vilka beslut och så vidare. Ofta kan ni kanske inspireras av hur de gjort tidigare år i er organisation eller testa och göra om sen om det uppstår problem med hur ni arbetar, just hur ni jobbar behöver inte vara hugget i sten hela året utan det är ni som bestämmer och ni kan då bestämma er för att ändra.

Firmatecknare utses också på det konstituerande mötet liksom vem som har rätt att ha hand om era pengar.

På det konstituerande mötet behöver ni föra protokoll där ni sedan kan ta ut delar ur det som exempelvis visar vem som har rätt att teckna firman eller ha hand om era pengar. Ett sådant utdrag kallas protokollutdrag och ska tillexempel visas upp för banken om sådan finns för att visa vem som har tillgång till ert bankkonto. Här nedan finns ett exempel på hur ett konstituerande mötesprotokoll skulle kunna se ut som ni skulle kunna använda gentemot banken som föreningen har om föreningen har ett särskilt bankkonto.