Skaffa mejladress

Det bästa är om ni har en mejl som hör till organisationen och inte använder någons privata mejl. Det gör det lättare för andra att nå er om mejladressen förblir densamma, även om personen som ansvarar för mejlen byts ut. Det är också en fördel för de som kommer efter er att ha tillgång till gammal mejlhistorik. Informationen som finns i mejlhistoriken kan vara till större hjälp en vad en tror.

Vi rekommenderar att ni som använder er av en @4h.se-mejl enligt modellen namn@4h.se. Då får ni tillgång till vår kommunikationsplattform Office 365 utöver själva mejlen. Om ni väljer att inte ha ett @4h.se-konto kan ni använda en gratis mejltjänst såsom gmail men ändå använda samma modell.

Exempel: borlange@4h.se eller borlange4h@gmail.com

Microsofts onlinebaserade program Office 365.

Funktioner:

  • Mejl – Outlook. Alla län och klubbar har rätt att få en organisationsmejl gratis genom att mejla info@4h.se
  • Teams – en delad arbetsyta där ni kan chatta, träffas, dela filer och arbeta
  • Onedrive – dela, få åtkomst till och samarbeta i alla filer, var du än är
  • Officepaketet, presentationsverktyg och formulär i onlineversion
  • Kalendrar

För att ha tillgång till detta behöver ni har en 4h.se -mejl. Alla klubbar och län har rätt att få en organisationsmejl enligt mallen namnpåföreningen@4h.se. Utöver det brukar anställda (tillsvidareanställda) samt vissa förtroendevalda ha möjlighet att få en 4h.se-mejl. När någon slutar eller lämnar uppdraget måste detta meddelas info@4h.se så att mejlen kan inaktiveras.

Vi hoppas kunna utveckla arbetet med office 365 framöver och jobbar på att möjliggöra att det kan användas bredare i 4H i framtiden.

Detta gör det bland annat enklare att hantera och dela dokument och föra över den viktiga kunskap och information som finns där till de som kommer efter er. Ibland händer det att den som ansvarar för avdelningens mejl slutar och glömmer bort att lämna över lösenord till avdelningens mejl och liknande, men detta kan då administreras och lösas via supporten om det behövs.

Det gör det också enklare för riksförbundet och intresserade personer och medlemmar som vill komma i kontakt med er om mejladressen alltid är samma även om personen som sköter den byts ut och det sparar er tid.

Skaffa hemsida och sociala medier

 

För att kommunicera med era medlemmar och potentiella nya medlemmar behöver ni fundera på hur ni når ut.

  • Skaffa en hemsida (ni kan använda 4H:s mall eller göra en egen, vilket som är enklast)
  • Skaffa en facebooksida (för att kunna dela med er av er verksamhet även till de som inte är medlemmar ännu)
  • Ska ni skicka ut nyhetsbrev eller mejl till era medlemmar? Hur ofta?
  • Ska ni ha någon grupp exempelvis på facebook för att ni som medlemmar ska kunna kommunicera med varandra mellan gångerna ni ses?