Förnyelse av medlemskap

 

Färre har förnyat sitt medlemskap 2019

I jämförelse med samma tid förra året har endast hälften så många förnyat sina medlemskap i Sveriges 4H.  

4H är beroende av antalet medlemmar för att klara oss ekonomiskt både i år och kommande år. Våra intäkter består främst av just medlemsavgifter men våra andra bidrag grundas också på antalet medlemmar och antalet klubbar. Vi vet även att det är svårt att ta igen ett medlemstapp längre fram vilket gör det ännu viktigare att vi gör allt vi kan för att så många som möjligt förnyar i år.

Därför kommer här lite information om hur vi kan arbeta och tips på hur vi kan underlätta för personer att förnya eller bli nya medlemmar.  

Att vår ekonomi är beroende av antalet medlemmar, främst de i åldern 6-25, är såklart en av de viktigaste och akuta anledningarna till att vi nu måste lägga i en extra växel i att öka antalet förnyade medlemskap. Men det handlar främst om att som medlemsorganisation bjuda in fler till vår gemenskap och möjligheten att få vara del i ett utvecklande och meningsfullt sammanhang. Vi behöver både de medlemmar som deltar i våra aktiviteter och ger av sin tid men lika viktiga är de som genom sitt passiva medlemskap visar sitt stöd för 4H och det arbete vi gör.

Varför är det färre som förnyat? 

Det beror delvis på att det nya medlemssystemet blev försenat och det första utskicket om förnyelse av medlemskap gjordes först i mars istället för i januari som det brukar vara. I år är det även första gången en del får informationen via mejl istället för brev.

Men vi tror att den största anledningen är att det krävs fler steg för att förnya i vårt nya medlemssystem än i det gamla. Förut fick de betaluppgifterna direkt med post medan de nu måste klicka sig vidare och registrera sig själva innan de får fakturan med medlemsavgift. Tyvärr tappar vi troligen en hel del på grund av det. Så kommer det inte att fungera nästa år.

Men för att minska medlemstappet i år behöver vi ALLA arbeta aktivt med att få så många som möjligt att förnya.  Så nu kör vi på!

 

Vilka utskick görs från riksförbundet för förnyelse av medlemskap? (Post och mejl)

De som var medlemmar under 2018 får antingen mejl eller brev med instruktioner om hur de förnyar. Kortfattat går de in och registrerar sig själva via sin personliga länk till medlemssystemet och får då en faktura de måste betala. Det är först när fakturan är betald som de är medlemmar.

De som vi har mejladress till får i första hand mejl med instruktioner om hur de förnyar medlemskapet. Övriga får post. I mejlet eller brevet får de en personlig länk som de ska helst ska använda. Om de registrerar sig som medlemmar direkt i en klubb utan att använda den personliga kommer de förmodligen att fortsätta få påminnelser om att förnya sitt medlemskap. Då kan ni meddela info@4h.se för att rätta till detta.

Mejlutskick:

Det första mejlutskicket skickades i början av mars. Vi fortsätter skicka ut påminnelser cirka var 3-4 vecka tills minst efter sommaren. Efter stämmer vi av och gör eventuellt postutskick till de som har fått mejl men ännu inte förnyat.

Postutskick:

Det första postutskicket gick i mitten av mars. Vi kommer skicka ut ytterligare ett utskick per post i juni.

Gå gärna ut med information till era medlemmar att detta har skickats ut och att de håller utkik efter mejl och post. Påminn om att mejlet ofta kan hamna i skräpposten.

Såhär var utskicket utformat

 

När görs utskicket till de blev medlemmar under sista kvartalet 2018 så dom kan bli medlemmar?

Funktionen kring utskick till sista kvartalarna behöver utvecklas lite. Utskicket borde kunna göras under April.

 

Hur hanterar vi de personer som redan har betalat in medlemsavgift enligt gamla rutiner men inte registrerat sig i Membersky?

Riksorganisationen sammanställer informationen om inbetalningar för respektive klubb och mejlar dessa till klubben. Klubben får sedan kontakta de personerna och be dom att själva registrera sig på MemberSky. Klubben kan också använda sig av tipsa-funktionen på klubbens sida på MemberSky och i meddelandet förklara hur de ska gå tillväga.

När de gör det skapas det en faktura som de såklart inte ska betala eftersom de redan gjort det. När de har registrerat sig kontaktar personen själva eller klubben riksorganisationen på info@4h.se som manuellt markerar att de redan har betalat sin medlemsavgift och makulerar den fakturan. Eftersom betalningarna har kommit till riks tidigare måste riks markera fakturorna som betalda, klubben kan inte göra det eftersom avräkning och fakturaunderlag då blir felaktiga. Markerar klubben att fakturan är betald faktureras klubben på medlemsavgiften automatiskt. Den funktionen är endast till för om klubben faktiskt har tagit emot medlemsavgiften.

 

Om man inte fått mejl eller brev om förnyelse?

Det finns några sätt ni kan hantera detta på:

  1. Be dem gå direkt till https://www.4h.se/bli-medlem/ och bli medlem genom att följa instruktionerna*
  1. Be dem fylla i medlemstalongen så kan ni som klubb själva registrera dem i medlemssystemet och så får de fakturan direkt till sin mejl.
  1. Be dem avvakta nästa utskick och följa de instruktionerna (rekommenderas ej)

*Det finns några få och små nackdelar med detta sätt. Nämligen:

  • De måste själva leta upp rätt klubb, de kommer inte direkt till den sidan.
  • De kan även få en påminnelse om förnyelse igen längre fram eftersom de inte förnyar på “rätt” sätt men på den påminnelsen finns information om att bortse från det utskicket om de redan betalat.