Fakturahantering och pengaflöden

Kontrollera om medlemsavgifter kommer till klubbens konto istället för riksförbundet

Kassören och administratören för medlemssystemet behöver samarbeta för att hålla koll på om medlemsavgiftsinbetalningar kommer till klubbens konto istället för till Riksförbundet. Om en person betalar medlemsavgift till klubben behöver den personen själv eller någon i klubben registrera den som medlem i medlemssystemet. Innan dess är personen inte medlem och omfattas exempelvis inte av medlemsförsäkringen och kan inte räknas i bidragsansökningar.

Detta är exempelvis vanligt om man tar in medlemsavgift tillsammans med deltagaravgift för läger eller liknande. Dock rekommenderar vi att man inte gör det.

  1. Kontrollera om personer har betalat medlemsavgifter till klubben istället för riks.
  2. Registrera personen i medlemssystemet (skriv inte in mejladressen direkt eftersom det då skickas en faktura till personen som redan betalat)
  3. Markera manuellt att personens faktura är “betald till klubben”. Efter det ska administratören markera deras faktura som betald till klubben.
  4. Skriv in medlemmens mejladress så att vi kan nå personen med information, exempelvis förnyelse av medlemskap nästa år.

 

Ta helst inte in medlemsavgift tillsammans med deltagaravgift till läger eller annan aktivitet

Det har varit vanligt att ta in betalning för medlemsavgift samtidigt som anmälan och betalning av lägeravgift. Utifrån hur det nya medlemssystemet fungerar är detta inte optimalt. Eftersom personerna måste registrera sig i MemberSky för att faktiskt bli medlemmar så är det viktigt att de gör detta. Har de redan betalat medlemsavgiften så kommer de förmodligen inte registrera sig hos MemberSky också. Det bästa är förmodligen att ta in deltagaravgiften direkt till er och informera om att de även måste bli medlemmar i 4H via MemberSky och betala medlemsavgiften för att kunna delta i aktiviteten. Det kan vara bra att nämna att medlemsförsäkringen inte gäller annars. Checka gärna av en tid innan en aktivitet börjar om det är några som inte har registret sig ännu och skicka ut påminnelse till dem specifikt.

 

Hur fungerar det med påminnelser på obetalda fakturor?

10 dagar efter att fakturans förfallodatum har passerat mejlas en påminnelse. Sedan dröjer det ytterligare 10 dagar innan påminnelse 2 skickas. Vi kommer ändra detta till 15 dagar så snart som möjligt. Ni behöver alltså inte klicka på någon knapp för detta utan allt sker automatiskt. Det går sedan inne på fakturan att se att denna påminnelse har skickats.

Ni som administratörer kan även gå in på varje enskild person och skicka påminnelser via mejl till enbart den personen. Det kan behövas om personen exempelvis har tappat bort sin faktura.

I dagsläget finns det inget enkelt och snabbt sätt för rikskansliet att skicka ut påminnelser för obetalda medlemsavgifter till alla som inte har betalat utöver de två påminnelser som automatiskt sänds ut. Just nu måste detta göras på varje individ vilket gör att rikskansliet inte har möjlighet att göra detta åt klubbarna. För tillfället måste ni själva skicka ut dessa påminnelser. Det är prio att bygga en funktion som gör att rikskansliet enkelt kan göra detta så att ni i klubbarna inte behöver tänka på det. Vi meddelar när detta är på plats.

 

Hur ser pengaflödena ut för medlemsavgifter?

När personer registrerar sig som medlemmar betalas hela medlemsavgiften in till riksorganisationen. Vi gör sedan avräkningar regelbundet och betalar ut den delen som ska till det aktuella länet och klubben. Ibland tar klubbarna själva in avgiften på olika sätt (även om det inte är så det är tänkt att fungera).

Om detta sker måste klubben manuellt markera att medlemmen betalt eftersom medlemmen automatiskt får en faktura som ställs till riksorganisationen. Riksorganisationen fakturerar klubben i samband med den kontinuerliga avstämningen och fördelar samtidigt ut medlemsavgiften till berörda parter. Med omväxlande roller gäller det samma för ett län som tar emot betalningen.

I dagsläget fungerar inte funktionen för detta och därför är det förseningar med att både betala ut och fakturera in medlemsavgifter.

 

Hur ser pengaflödena ut för event och medlemsavgifter som tas in i samband med det?

Eftersom eventfunktionen fortfarande är under utveckling rekommenderar vi att den funktionen inte används ännu. Det går att använda men det finns inte möjlighet att få support i detta just nu.

Om ni använder det skapas det vid anmälan två fakturor. En faktura skapas för den totala medlemsavgiften där hela summan betalas in till riksorganisationen som i sin tur betalar ut länets och klubbens del av avgiften. Den andra fakturan är för deltagaravgiften som går direkt till klubben.

OBS! Betaluppgifter till klubben fylls i vid skapandet av eventet.

 

Hantering av fakturor för deltagaravgifter vid evenemang

Förut har det varit vanligt att man tar in medlemsavgiften tillsammans med deltagaravgiften men detta fungerar dåligt med vårt nya medlemssystem.

Detta som följer gäller bara er som använder evenemangsfunktionen för att ta in deltagaravgift och anmälningar.

Ni måste då vartefter ni får betalt för evenemanget manuellt gå in och markera att dessa är betalda. Annars kommer de stå som obetalda i systemet och risken är att de som redan har betalat ändå får påminnelser. Automatiska påminnelser skickas ut två gånger i likhet med rutinen för obetalda medlemsfakturor (se ovan).

 

Vi vill subventionera medlemsavgiften i vår klubb och lägga in minus på klubbens avgift för att den totala ska bli mindre. Går det?

Nej, det går inte. Den lägsta möjliga avgiften är 0 kr. Önskemålet är noterat men svar kommer först förmodligen hösten 2019.

 

Vi vill ändra på medlemsavgiften, hur gör vi det?

Det går inte att ändra medlemsavgiften under året. Det kommer kunna ändras inför kommande år. Tidigare har riks hämtat in och lagt in informationen i medlemssystemet men det är inte bestämt hur det kommer gå till inför nästa år. Vi kommer gå ut med information om hur det går till när det närmar sig.