Fakturahantering och pengaflöden
Kontrollera om medlemsavgifter kommer till klubbens konto istället för riksförbundet
Kassören och administratören för medlemssystemet behöver samarbeta för att hålla koll på om medlemsavgiftsinbetalningar kommer till klubbens konto istället för till Riksförbundet. Om en person betalar medlemsavgift till klubben behöver den personen själv eller någon i klubben registrera den som medlem i medlemssystemet. Innan dess är personen inte medlem och omfattas exempelvis inte av medlemsförsäkringen och kan inte räknas i bidragsansökningar.
Detta är exempelvis vanligt om man tar in medlemsavgift tillsammans med deltagaravgift för läger eller liknande. Dock rekommenderar vi att man inte gör det.
- Kontrollera om personer har betalat medlemsavgifter till klubben istället för riks.
- Registrera personen i medlemssystemet (skriv inte in mejladressen direkt eftersom det då skickas en faktura till personen som redan betalat)
- Markera manuellt att personens faktura är “betald till klubben”.
- Skriv in medlemmens mejladress så att vi kan nå personen med information, exempelvis förnyelse av medlemskap nästa år.
Hur fungerar det med påminnelser på obetalda fakturor?
10 dagar efter att fakturans förfallodatum har passerat mejlas en påminnelse. Sedan dröjer det ytterligare 15 dagar innan påminnelse 2 skickas. Ni behöver alltså inte klicka på någon knapp för detta utan allt sker automatiskt. Ni kan se i Antribe när fakturan skapats och när påminnelse gått ut.
Som administratör kan du gå in på varje enskild person och skicka påminnelse via mejl till enbart den personen. Det kan behövas om personen exempelvis har tappat bort sin faktura.
Hur ser pengaflödena ut för medlemsavgifter?
När personer registrerar sig som medlemmar betalas hela medlemsavgiften in till riksorganisationen. Vi gör sedan avräkningar kvartalsvis och betalar ut den delen som ska till det aktuella länet och klubben.
I de fall avgiften betalats till klubben måste klubben manuellt markera att medlemmen betalt då medlemmen får en faktura som ställs till riksorganisationen. Riksorganisationen fakturerar klubben i samband med den kontinuerliga avstämningen och fördelar samtidigt ut medlemsavgiften till berörda parter.
Hur ser pengaflödena ut för event och medlemsavgifter som tas in i samband med det?
Om ni använder evenemangsfunktionen skapas det vid anmälan till event två fakturor. En faktura skapas för den totala medlemsavgiften där hela summan betalas in till riksorganisationen. Den andra fakturan är för evenemangets deltagaravgift som betalas direkt till klubben.
OBS! Betaluppgifter till klubben fylls i vid skapandet av eventet.
Hantering av fakturor för deltagaravgifter vid evenemang
När klubben får in deltagaravgifter måste ni manuellt gå in och markera att dessa är betalda så snart som möjligt. Om de står som obetalda i systemet är risken stor att de som redan har betalat får påminnelser. Automatiska påminnelser skickas ut två gånger i likhet med rutinen för obetalda medlemsfakturor (se ovan).
Vi vill subventionera medlemsavgiften i vår klubb och lägga in minus på klubbens avgift för att den totala ska bli mindre. Går det?
Nej, det går inte. Den lägsta möjliga avgiften är 0 kr.
Vi vill ändra på medlemsavgiften, hur gör vi det?
Det går inte att ändra medlemsavgiften under året. Det kan endast ändras inför kommande år i samband med att klubben eller länet har årsmöte eller extra årsmöte.
