Ny hemsida för Sveriges 4H

Bakgrund till projektet

Under 2018 besöktes vår hemsida av 153.000 personer och under 2019 av 219.000 personer. Antalet besökare på vår hemsida har de senaste åren ökat markant. Vi har besökare inne på vår hemsida mer eller mindre dygnet runt, vilket är väldigt roligt! Vår hemsida är dock mycket mer än bara en sida där man kan hitta information, det är även en del av vårt varumärke. Därför ställer det högre krav på oss att vi har en hemsida som både har bra innehåll, är lätt att hitta på och ser fin ut. Detta gäller i alla organisationsled, från Riksförbund till klubb.

Under det senaste året har Sveriges 4Hs kommunikationsgrupp pratat mycket med ideella och personal runt om i Sverige för att få en bild av hur de uppfattar vår hemsida. Dels genom muntliga samtal, formulär och dels genom gruppsamtal under t.ex. Nationella konferensen.

Kommunikationsgruppen är nu tillsammans med IT-gruppen i startgroparna för ett projekt som kommer innebära ett byte och en övergång till ett nytt webbplats-system.

Målen är: organisationen får ett enklare verktyg för att redigera sin publika webbplats som har ett intranät kopplat till sig, 4H får en uppdaterad gemensam layout, en gemensam grafisk profil och ett säkrare system från exempelvis hackare.

Kommunikationsgruppen arbetar tillsammans med ett företag som heter KFV-IT & Telecom som kommer vara leverantör och även support av det nya systemet. Tillsammans har vi kommit överens om hur vi skall utföra detta projekt. Man kan i sin enkelhet dela upp det i perioderna Förarbete, Produktion, Testpiloter, Utbildning, Lansering.

 

Förarbete Just nu befinner vi oss i perioden Förarbete där vi arbetar med hur 4H vill att vårt system skall vara anpassat till oss. Dels användarmässigt och designmässigt. 

Produktion Detta är perioden där KFV-IT utvecklar systemet och gör det redo för våra testpiloter. 

Testpiloter Utvalda testpiloter får testa på att använda och lära sig hur man administrerar hemsidor i systemet. Systemet görs färdigt efter input från piloterna.

Utbildning Kommunikationsgruppen utbildar organisationen hur man administrerar webbplatser i systemet.  

Lansering Perioden där vi kan lansera våra nya uppdaterade webbplatser. 

 

Arbetet leds av Sveriges 4Hs kommunikationsgrupp och IT-gruppen som jobbar i väldigt nära samarbete med företaget KFV IT & Telecom. KFV IT är de som kommer verkställa samt bygga upp de nya hemsidorna i verktyget Statamic 

 

Statistik hemsidan 2019


Plattform

WordPress försvinner

Den nya hemsidan kommer inte att byggas i WordPress vilket är plattformen vi använder oss av idag. Anledningen till detta är dels för att WordPress är ett system som många i föreningen anser är väldigt svårt att lära sig. Detta då det inte är så användarvänligt och vissa moment kräver att man har kunskaper inom vissa IT-områden. Många större företag som använder sig av plattformen WordPress anlitar konsulter för att sköta deras hemsidor, då systemet är för tidskrävande samt svårt att hantera för många. Då det finns plattformar som passar oss betydligt mycket bättre bör vi byta ut WordPress för att alla i föreningen ska ha samma möjligheter att jobba med sina hemsidor.

WordPress är även ett system som kräver mycket tid och energi av ideella inom 4H, främst IT-gruppen. För att systemet ska fungera som det ska behöver IT-gruppen uppdatera systemet med olika typer av systemuppdateringar och underhålla hemsidan på andra sätt. Detta för att vi ska minska risken för att t.ex. bli hackade eller för att hemsidan ska krascha. Det arbetet syns sällan utåt i föreningen då vår IT-grupp har varit väldigt bra på att hantera detta, men genom att lyfta av detta från deras axlar kan de fokusera på andra uppgifter. 

Vår nya plattform – Statamic

Statamic är ett så kallat publiceringsverktyg för att bygga, hantera och publicera en eller flera hemsidor. Statamic ska vara enklare för administratören att ha hand om än WordPress som 4H har i dagsläget. Prestandan på de webbplatser som byggs i Statamic ligger långt över medelvärdet för en vanlig webbplats. Statamic är även det säkraste systemet som KFV-IT har hittat vilket är viktigt för alla inblandade.  

Är du intresserad av att få en snabb överblick över hur systemet kommer att se ut samt fungera, besök då hemsidan https://statamic.com/why . Där finner du mer information om plattformen.


 

Medlemshandboken blir intranät

Idag ligger mycket av vår interna information uppe på hemsidan för externa användare att ta del av. Det är egentligen inte fel i sig då inget av det som idag ligger uppe på hemsidan kan anses som hemligt. Men det skapar en viss otydlighet när information som t.ex. rör våra djurläger för barngrupper varieras med hur t.ex. vårt lönesystem för anställda inom 4H är uppbyggt. Det i sin tur gör det svårt att bygga upp en bra struktur med en rödtråd genom hela hemsidan.

Med den nya hemsidan vill vi skala bort all intern information som riktar sig till våra styrelser, ideella grupper, personal och engagerade medlemmar till ett intranät. På så vis blir vår nya hemsida en plats som lämpar sig bättre för extern information om allt roligt som händer i vår förening.

Grunden för vårt intranät finns redan idag och används inom vissa områden. Detta vill vi utveckla mer, vilket betyder att man som ideell i en styrelse, grupp eller personal kommer att hitta dokumentmallar och information som rör föreningen i ett slutet intranät. Intranätet kommer att utvecklas i samband med att den nya hemsidan tas fram. Då det är KFV-IT som har utvecklat vårt intranät kommer både hemsidan och intranätet byggas in på samma plattform för att förenkla tillgången till information för såväl besökare, som engagerade i organisationen.

 


 

 

Hur går vi tillväga?

Att byta plattform och system för en hemsida är ett stort jobb. Det är viktigt att hela föreningen är med på banan så att det blir ett gemensamt arbete framåt. Därför kommer vi bland annat att jobba med följande delmoment:

 

Piloter 

För att kvalitetssäkra samt utveckla hemsidorna kommer det att arbeta med piloter. Piloternas roll i detta är att testa det nya systemet för att kunna utveckla det så det passar alla verksamheter i Sveriges 4H. Piloterna är en form av kvalitetssäkring samt ett verktyg för Kommunikationsgruppen att få input för vad man tycker fungerar bra och inte.

Kommunikationsgruppen kommer att kontakta de tilltänkta piloterna för projektet och se ifall intresse finns att vara med i detta. Urvalet av piloter är gjort så att vi ska få en så stor mångfald som möjligt. Saker som har tagits i beaktning i urvalet är, geografisk spridning, personal, ideella, klubbar, gårdar, verksamhetsledare samt länsförbund. Detta för att som sagt få en så stor mångfald som möjligt för att systemet ska utvecklas till det bästa för Sveriges 4H.

Det kommer vara mellan 15-20 piloter totalt som kommer att få arbeta med systemet innan introducering för resterande del av organisationen.

Alla piloter får förbereda sig noggrant inför pilot-perioden och kommer få tydliga instruktioner om vad som förväntas av deras engagemang. Kommunikationsgruppen finns givetvis som stöd under hela processen.

Utbildningar

Bland de viktigaste bitarna i detta projekt är utbildning i det nya systemet. Detta för att alla som jobbar med hemsidorna runt om i organisationen ska ha en bra grund för det. Det kommer att finnas utbildningsfilmer för hur systemet fungerar samt hur man administrerar det.

Utöver utbildningsfilmerna kommer det även att genomföras ett gäng utbildningstillfällen för organisationen. Den första kommer vara på 4Hs Nationella Personaldagar 3-4 november. Under november och december kommer det att arrangeras utbildningsträffar där alla länsförbund kommer att vara med vid olika tillfällen. Information om exakta datum för just ditt specifika länsförbund kommer att komma strax efter sommaren. Det sista inplanerade utbildningstillfället är på Nationella Konferensen i januari.

 

Rix19_Gotland_2019_Alma_Bengtsson_043_web


 

Tidsplan för projektet 

Att byta system för vår hemsida är ett stort projekt som inte görs över en dag. Vi i Kommunikationsgruppen tillsammans med IT-gruppen och KFV-IT har tagit fram en tidsplan för implementering. I tidsplanen har vi tagit hänsyn till organisationens olika viktiga händelser för att göra en sådan smidig övergång som möjligt till nytt system och för att säkerställa att allting fungerar inför ett nytt verksamhetsår. Här nedan ser du de större delmomenten i vår tidsplan.

 

April 

  • Projektet startar
  • Undersökningsformulär Design

Maj

  • Introduktion piloter

Juni 

  • Utveckling av hemsidor, KFV IT

Juli

  • Utveckling av hemsidor, KFV IT

Augusti

  • Piloter introduceras till systemet

September 

  • Piloter jobbar i systemet
  • Presentation av systemet för organisationen

Oktober

  • Vidareutveckling hemsidor

November

  • Utbildning 4Hs Nationella Personaldagar, 3-4/11
  • Utbildningsträffar ute i landet

December

  • Lansering av ny hemsida för hela Sveriges 4H.

 

Var med och påverka!

Vi i Kommunikationsgruppen anser att det är viktigt att alla får komma till tals och berätta hur hemsidan ska utformas för att den ska passa er verksamhet så bra som möjligt. Därför kommer vi under tidens gång i samband med det här projektet skicka ut formulär och prata med alla i föreningen. Redan nu finns det ett formulär som du gärna får svara på!

Klicka här för att påverka! 


 

Frågor eller funderingar?

Tveka inte på att höra av dig till Sveriges 4Hs Kommunikationsgrupp vid frågor. En viktigt del i det här projektet är att alla i föreningen förstår och hänger med i vad som händer genom hela processen. För att vår hemsida ska bli så bra som möjligt är det även viktigt att alla som vill vara med och påverka hur hemsidan ska se ut och fungera hör av sig till oss.

Vid frågor och funderingar, kontakta Elin Elander via Elin.Elander@4H.se eller Kommunikationsgruppen via Kommunikation@4H.se.