Kallelse till Riksförbundsstämma 2021

Varmt välkomna på riksförbundsstämma 14-15 augusti 2021! 

Praktisk Information

Med anledning av rådande pandemi, kommer årets riksförbundsstämma genomföras i ett digitalt format. Riksförbundsstämman genomförs under två heldagar, 14-15 augusti. Inför stämman bjuder riksförbundsstyrelsen in till tre diskussionstillfällen, se nedan information om utskott.

Vem är kallad till riksförbundsstämman?

• Ombud – Du som av ditt länsförbunds-/distrikt valts ut som ombud till riksförbundsstämman. Du måste vara medlem i Sveriges 4H för att kunna vara ombud på stämman.

• Riksförbundsstyrelsen – Du som sitter med i riksförbundsstyrelsen.

• Åhörare – Stämman välkomnar gladeligen åhörare. Åhörare anmäler sig på samma sätt men meddelar att de är åhörare på stämman. Hur man anmäler sig kan man läsa om nedan.

De digitala verktygen

Zoom

Den digitala plattformen som kommer att användas är Zoom. Zoom är ett amerikanskt kommunikationsföretag som ägnar sig åt videotelefoni- och chatttjänster genom en molnbaserad IT-plattform som används i samband med videokonferenser, distansarbete och distansundervisning. För att läsa mer om Zoom gå in på, https://zoom.us/.

VoteIT

VoteIT är ett system för att hålla bättre beslutsmöten över nätet. I VoteIT kan mötesdeltagarna lägga förslag och rösta under mötets gång. VoteIT är i alla delar fri och öppen programvara och omhändertas av den ideella föreningen VoteIT. Detta beslutstödssystem använde vi i 4H på stämman 2020, andra organisationer som också använder VoteIT är Studiefrämjandet, Bygdegårdarnas riksförbund. Dessa system kommer användas tillsammans under stämman för att få en säker demokratisk gång samt ett hållbart digitalt möte.

Tips för digital stämma

Här kommer ett gäng tips för vår digitala stämma.

1. Se till att ha testat uppkopplingen så att kameran och mikrofonen fungerar innan du ansluter.

2. Ha kameran på, detta gör att mötet blir mer verkligt och viktigt för att veta att folk är närvarande under mötet. Men om kameran påverkar ljudet så är det viktigast att vi hör varandra bra.

3. Ha mikrofonen av när du inte ska prata, den kan annars ta upp ljud omkring som kan störa mötet.

4. Om ni samlar era ombud, se till att ha en bättre mikrofon än den på datorn. Ett exempel är att ha en konferenstelefon.

5. Visa att du vill prata med “uppräckningshanden” som finns i Zoom, på detta sätt stör man inte under pågående diskussion.

6. Ta hjälp av en person som kan tekniken om du inte känner dig bekväm med det ansvaret.

7. Använd dator

8. Om ni är flera: Ställ in högtalarvolymen så ni i rummet kan höra vad som sägs i samtalet utan att ljudet tas upp av er mikrofon och skapar ett eko.

9. Är du ensam: använd hörlurar

10. Ha en talarstol eller utnämnt ställe där man står och talar. Då behöver ni inte få med mer än en person per bild åt gången likaså bara en persons röst som behöver tas upp åt gången.

11.Ladda ner Zoom till datorn. Det är enklare för datorn att hantera till skillnad från att använda webbläsaren.

Utskott

Precis som vid tidigare stämmor kommer ett antal utskott att genomföras i anslutning till stämman. Utskotten kommer att genomföras torsdag den 5, tisdagen den 10 och onsdagen den 11 augusti. Det första utskottet kommer handla om verksamhetsplanen 2023-2026, det andra om motioner och propositionerna och det sista om ekonomi. Längre ner kan man läsa om schemat för utskotten samt stämman. Tanken är att diskussionerna ska ske under utskottsmötena, detta för att det ska bli smidigare att genomföra stämman under helgen. Riksförbundsstyrelsen önskar även att ombud skickar in sina frågor innan utskottsmötet, detta för att mötena ska flytta på bättre.

På utskottsmötet kommer vi även prova att använda beslutstödssystemet VoteIT, detta för att alla deltagare ska få en bild av hur det kommer gå till under stämman. Vi kommer även ha en genomgång av Zoom så att samtliga vet hur det fungerar inför stämman.

Alla ombud behöver inte närvara på båda utskottsmötena men alla länsförbund bör vara representerade vid tillfällena, detta för att underlätta under stämman. Frågor skickas till Olof Segevall på, olof.segevall@4h.se skriv i ämnesfältet “Fråga/Frågor inför utskottsmötet på dag“.

Riksförbundsstämman

Riksförbundsstämman kommer att arrangeras digitalt vid Zoom helgen 14 & 15 augusti. Stämman kommer att vara upplagd så att vi fokuserar på att ta beslut. Utskottsmötena ska vara som grunden till alla beslut som vi fattar under stämman. Om rådande pandemi tillåter rekommenderar riksförbundsstyrelsen att varje län samlar sina ombud på önskad plats. Detta är endast en rekommendation och inget krav. Presidiet kommer att vara samlat under helgen för att underlätta deras arbete, om det idet inte strider mot rådande rekommendationer.

Schema för riksförbundsstämman samt utskott

Anslut 15 minuter innan start Vi vill att samtliga ombud kommer in i mötet 15 minuter innan start. Detta för att vi ska kunna ha tid att hjälpa personer som har problem utan att påverka mötestiden. Om man kommer in och allt fungerar kan man stänga av kameran samt ljudet och komma tillbaka när mötet ska starta.

TORSDAG 5 AUGUSTI 2021, KL 18.00-20.00
Utskott 1: Verksamhetsplan 2023- 2026
Plattform: Zoom

TISDAG 10 AUGUSTI 2021, KL 18.00-21.00
Utskott 1: motioner & propositioner, samt VoteIT & Zoom genomgång.
Plattform: Zoom

ONSDAGEN 11 AUGUSTI 2021, KL 18.00-21.00
Utskott 2: Ekonomisk genomgång, samt VoteIT & Zoom genomgång.
Plattform: Zoom

LÖRDAG 14 AUGUSTI 2021 KL 10.00-16.00

10.00-10.45 Första sittning
10.45-11.00 Paus
11.00-11.45 Andra sittning
11.45-13.00 Lunch
13.00-13.45 Tredje sittning
13.45-14.00 Paus
14.00-14.45 Fjärde sittning
14.45-15.00 Paus
15.00-16.00 Femte sittning

Plattform: Zoom & VoteIT

 

SÖNDAG 15 AUGUSTI 2021 KL. 10- 00 – 15.00

10.00-10.45 Första sittning
10.45-11.00 Paus
11.00-11.45 Andra sittning
11.45-13.00 Lunch
13.00-13.45 Tredje sittning
13.45-14.00 Paus
14.00-15.00 Fjärde sittning
15.00 Stämman avslutas

Plattform: Zoom & VoteIT

Hur anmäler man sig?

Anmälan sker via detta formulär senast den 1 augusti.

Där ser du alla uppgifter riksförbundet behöver inför stämman. Mer detaljerad information om hur man ansluter till mötet med mera kommer även att skickas ut till de anmälda ombuden som en bekräftelse på anmälan.

Vi värnar om den demokratiska processen och vill därför att samtliga länsförbund som skickar ombud inkommer med ett protokollsutdrag eller motsvarande där beslut tydligt framgår att ombuden är demokratiskt valda till stämmoombud. Glöm inte att samtliga ombud måste vara medlemmar i 4H. Se till att ha blivit medlem innan du kommer till stämman.

Du kommer få en bekräftan på din anmälan efter sista anmälningsdag då personal är åter tillbaka efter semestern. Om man har frågor kring stämman kan man höra av sig till stämmosamordnare Olof Segevall på olof.segevall@4h.se.

 

Stämmohandlingar

Verksamhetsberättelse 2020

Stämmohandlingar 2021 – Uppdaterade 2021-08-06

Undertecknad revisionsberättelse 2020

RS4H budget 

Noter budget