Kallelse till riksförbundsstämma 2020

Varmt välkomna till Riksförbundet Sveriges 4Hs riksförbundsstämma 2020!

Den 29 april gick Riksförbundet Sveriges 4H ut med informationen att Rix20 kommer ställas in i år på grund av Covid-19. I samband med det togs även beslutet att arrangera riksförbundsstämman digitalt den 15-16 augusti. Riksförbundsstämman kommer att arrangeras på den digitala plattformen Zoom med hjälp av beslutsstödsystemet, VoteIT. Här nedan kan du läsa om vem som är kallad till riksförbundsstämman, hur det kommer genomföras samt hur anmälan kommer gå till. Om du har frågor efter att läst all information kan man kontakta riksförbundsstyrelsens samordnare för riksförbundsstämman Olof Segevall på olof.segevall@4h.se

 

Vem är kallad till riksförbundsstämman?

Ombud – Du som av ditt länsförbunds-/distrikt valts ut som ombud till riksförbundsstämman. Du måste vara medlem i Sveriges 4H för att kunna vara ombud på stämman.

Riksförbundsstyrelsen – Du som sitter med i riksförbundsstyrelsen.

Stämman välkomnar gladeligen åhörare. Åhörare anmäler sig på samma sätt men meddelar att det endast är åhörare på stämman. Hur man anmäler sig kan man läsa om nedan.

 

De digitala verktygen

Zoom

Den digitala plattformen som kommer att användas är Zoom. Zoom är ett amerikanskt kommunikationsföretag som ägnar sig åt videotelefoni- och chatt-tjänster genom en molnbaserad IT-plattform som används i samband med videokonferenser, distansarbete och distansundervisning. För att läsa mer om Zoom gå in på, https://zoom.us/.

 

VoteIT

VoteIT är ett system för att hålla bättre beslutsmöten över nätet. I VoteIT kan mötesdeltagarna diskutera, lägga förslag och rösta under mötets gång. VoteIT är i alla delar fri och öppen programvara och omhändertas av den ideella föreningen VoteIT. Detta beslutstödssystem använder bland annat Studiefrämjandet, Bygdegårdarnas riksförbund med flera. Dessa system kommer användas tillsammans under stämman för att få en säker demokratisk gång samt ett hållbart digitalt möte.

 

Tips för digital stämma

Här kommer ett gäng tips för vår digitala stämma. Detta är något nytt för många av oss så ta er tid att läs på om några tips.

1. Se till att ha testat uppkopplingen så att kameran och mikrofonen fungerar innan du ansluter.

2. Ha kameran på, detta gör att mötet blir mer verkligt och viktigt för att veta att folk är närvarande under mötet. Men om kameran påverkar ljudet så är det viktigast att vi hör varandra bra.

3. Ha mikrofonen av när du inte ska prata, den kan annars ta upp ljud omkring som kan störa mötet.

4. Om ni samlar era ombud, se till att ha en bättre mikrofon än den på datorn. Ett exempel är att ha en konferenstelefon.

5. Visa att du vill prata med “uppräckningshanden” som finns i Zoom, på detta sätt stör man inte under pågående diskussion.

6. Ta hjälp av en person som kan tekniken om du inte känner dig bekväm med det ansvaret.

7. Använd dator

8. Om ni är flera: Ställ in högtalarvolymen så ni i rummet kan höra vad som sägs i samtalet utan att ljudet tas upp av er mikrofon och skapar ett eko.

9. Är du ensam: använd hörlurar

10. Ha en talarstol eller utnämnt ställe där man står och talar. Då behöver ni inte få med mer än en person per bild åt gången likaså bara en persons röst som behöver tas upp åt gången.

11. Ladda ner Zoom till datorn. Det är enklare för datorn att hantera till skillnad från att använda webbläsaren.

 

Riksförbundsstämmans & Utskottens genomförande

Utskott

Den digitala stämman kommer utgå från samma struktur som den vanliga. Utskotten kommer att genomföras tisdagen den 11 och onsdagen den 12 augusti. Det kommer delas upp i två möten där de behandlar motioner och propositionerna på ena och ekonomi på det andra. Längre ner kan man läsa om schemat för utskotten samt stämman.

Tanken är att diskussionerna ska ske under utskottsmötena, detta för att det ska bli enklare att genomföra stämman under helgen. Riksförbundsstyrelsen önskar även att ombud skickar in sina frågor innan utskottsmötet, detta för att mötena ska flyta på bättre.

På utskottsmötet kommer vi även prova att använda beslutstödssystemet VoteIT, detta för att alla deltagare ska få en bild av hur det kommer gå till under stämman. Vi kommer även ha en genomgång av Zoom så att samtliga vet hur det fungerar inför stämman.

Alla ombud behöver inte närvara på båda utskottsmötena men alla länsförbund ska finnas representerade vid båda tillfällena, detta för att underlätta under den sittande stämman. Frågor skickas till Olof Segevall på, olof.segevall@4h.se skriv i ämnesfältet “Fråga/Frågor inför utskottsmötet på dag “

 

Riksförbundsstämman

Riksförbundsstämman kommer att arrangeras helgen 15 & 16 augusti. Stämman kommer att vara upplagd så att vi fokuserar på att ta beslut. Utskottsmötena ska vara som grunden till alla beslut som vi fattar under stämman.

Riksförbundsstyrelsen rekommenderar att varje län samlar sina ombud på önskad plats. Detta är endast en rekommendation och inget som krävs. Presidiet kommer att vara samlat under helgen detta för att underlätta deras arbete samt stämman.

 

Schema för riksförbundsstämman samt utskott

Anslut 15 minuter innan start

Vi vill att samtliga ombud kommer in i mötet 15 minuter innan start. Detta för att vi ska kunna ha tid att hjälp personer som har problem utan att påverka mötestiden. Om man kommer in och allt fungerar kan man stänga av kameran samt ljudet och komma tillbaka när mötet ska starta.

 

TISDAGEN 11 AUGUSTI 2020, KL 18.00-21.00

Utskott 1 – motioner & propositioner, samt VoteIT & Zoom genomgång.

Plattform: Zoom

 

ONSDAGEN 12 AUGUSTI 2020, KL 18.00-21.00

Utskott 2 – Ekonomisk genomgång, samt VoteIT & Zoom genomgång.

Plattform: Zoom

 

LÖRDAG 15 AUGUSTI 2020 KL 10.00-16.00

10-00-10.45 Första sittning

10.45-11.00 Paus

11.00-11.45 Andra sittning

11-45-13.00 Lunch

13.00-13.45 Tredje sittning

13.45-14.00 Paus

14.00-14.45 Fjärde sittning

14.45-15.00 Paus

15.00-16.00 Femte sittning

Plattform: Zoom & VoteIT

 

SÖNDAG 16 AUGUSTI 2020 KL. 10-00 – 15.00

10-00-10.45 Första sittning

10.45-11.00 Paus

11.00-11.45 Andra sittning

11.45-13.00 Lunch

13.00-13.45 Tredje sittning

13.45-14.00 Paus

14.00-15.00 Fjärde sittning

15.00 Stämman avslutas

Plattform: Zoom & VoteIT

 

Hur anmäler man sig?

Anmälan sker till olof.segevall@4h.se senast den 31 juli. Uppge namn och vilket länsförbund du representerar samt vilka möten du kommer närvara på.

Om ditt länsförbund anmäler alla ombud samtidigt är det även viktigt att utöver de uppgifter som redovisades ovan även skriva mejladresser till alla. Detta för att inbjudan till den digitala stämman sker via mejl. Mer detaljerad information om hur man ansluter till mötet med mera kommer även att skickas ut till de anmälda ombuden på mejl.

Vi värnar om den demokratiska processen och önskar att samtliga länsförbund som skickar ombud inkommer med ett protokollsutdrag eller motsvarande där beslut tydligt framgår att ombuden är demokratiskt valda till stämmoombud eller förtroenderådsrepresentanter. Detta är något som kommer att vara en obligatorisk del av anmälan i framtiden och som fasas in under detta året. Glöm inte att samtliga ombud måste vara medlemmar i 4H. Se till att ha blivit medlem innan du kommer till stämman.

 

Stämmohandlingar

Sveriges 4H – Stämmohandlingar 2020

Verksamhetsberättelse_2019_Sveriges4H_FINAL

Resultatrapport_20190101-20191231_Riksförbundet Sveriges 4H

Balansrapport_20190101-20191231_Riksförbundet Sveriges 4H

 

Rix19_Gotland_2019_Alma_Bengtsson_043_web