Projekt

States’ 4-H 2021 Winter Pen Pal Program – Registration Info

States’ 4-H Winter Pen Pal Flier_INTL

States’ 4-H 2021 Winter Pen Pal Program Outline_INTL_final

Bakgrund till projektet

Under 2018 besöktes vår hemsida av 153.000 personer och under 2019 av 219.000 personer. Antalet besökare på vår hemsida har de senaste åren ökat markant. Vi har besökare inne på vår hemsida mer eller mindre dygnet runt, vilket är väldigt roligt! Vår hemsida är dock mycket mer än bara en sida där man kan hitta information, det är även en del av vårt varumärke. Därför ställer det högre krav på oss att vi har en hemsida som både har bra innehåll, är lätt att hitta på och ser fin ut. Detta gäller i alla organisationsled, från Riksförbund till klubb.

Under det senaste året har Sveriges 4Hs kommunikationsgrupp pratat mycket med ideella och personal runt om i Sverige för att få en bild av hur de uppfattar vår hemsida. Dels genom muntliga samtal, formulär och dels genom gruppsamtal under t.ex. Nationella konferensen.

Kommunikationsgruppen är nu tillsammans med IT-gruppen i startgroparna för ett projekt som kommer innebära ett byte och en övergång till ett nytt webbplats-system.

Målen är: organisationen får ett enklare verktyg för att redigera sin publika webbplats som har ett intranät kopplat till sig, 4H får en uppdaterad gemensam layout, en gemensam grafisk profil och ett säkrare system från exempelvis hackare.

Kommunikationsgruppen arbetar tillsammans med ett företag som heter KFV-IT & Telecom som kommer vara leverantör och även support av det nya systemet. Tillsammans har vi kommit överens om hur vi skall utföra detta projekt. Man kan i sin enkelhet dela upp det i perioderna Förarbete, Produktion, Testpiloter, Utbildning, Lansering.

Förarbete Just nu befinner vi oss i perioden Förarbete där vi arbetar med hur 4H vill att vårt system skall vara anpassat till oss. Dels användarmässigt och designmässigt. 

Produktion Detta är perioden där KFV-IT utvecklar systemet och gör det redo för våra testpiloter. 

Testpiloter Utvalda testpiloter får testa på att använda och lära sig hur man administrerar hemsidor i systemet. Systemet görs färdigt efter input från piloterna.

Utbildning Kommunikationsgruppen utbildar organisationen hur man administrerar webbplatser i systemet.  

Lansering Perioden där vi kan lansera våra nya uppdaterade webbplatser. 

Arbetet leds av Sveriges 4Hs kommunikationsgrupp och IT-gruppen som jobbar i väldigt nära samarbete med företaget KFV IT & Telecom. KFV IT är de som kommer verkställa samt bygga upp de nya hemsidorna i verktyget Statamic.  

Plattform

WordPress försvinner

Den nya hemsidan kommer inte att byggas i WordPress vilket är plattformen vi använder oss av idag. Anledningen till detta är dels för att WordPress är ett system som många i föreningen anser är väldigt svårt att lära sig. Detta då det inte är så användarvänligt och vissa moment kräver att man har kunskaper inom vissa IT-områden. Många större företag som använder sig av plattformen WordPress anlitar konsulter för att sköta deras hemsidor, då systemet är för tidskrävande samt svårt att hantera för många. Då det finns plattformar som passar oss betydligt mycket bättre bör vi byta ut WordPress för att alla i föreningen ska ha samma möjligheter att jobba med sina hemsidor.

WordPress är även ett system som kräver mycket tid och energi av ideella inom 4H, främst IT-gruppen. För att systemet ska fungera som det ska behöver IT-gruppen uppdatera systemet med olika typer av systemuppdateringar och underhålla hemsidan på andra sätt. Detta för att vi ska minska risken för att t.ex. bli hackade eller för att hemsidan ska krascha. Det arbetet syns sällan utåt i föreningen då vår IT-grupp har varit väldigt bra på att hantera detta, men genom att lyfta av detta från deras axlar kan de fokusera på andra uppgifter. 

Vår nya plattform – Statamic

Statamic är ett så kallat publiceringsverktyg för att bygga, hantera och publicera en eller flera hemsidor. Statamic ska vara enklare för administratören att ha hand om än WordPress som 4H har i dagsläget. Prestandan på de webbplatser som byggs i Statamic ligger långt över medelvärdet för en vanlig webbplats. Statamic är även det säkraste systemet som KFV-IT har hittat vilket är viktigt för alla inblandade.  

Är du intresserad av att få en snabb överblick över hur systemet kommer att se ut samt fungera, besök då hemsidan https://statamic.com/why . Där finner du mer information om plattformen.

Medlemshandboken blir intranät

Idag ligger mycket av vår interna information uppe på hemsidan för externa användare att ta del av. Det är egentligen inte fel i sig då inget av det som idag ligger uppe på hemsidan kan anses som hemligt. Men det skapar en viss otydlighet när information som t.ex. rör våra djurläger för barngrupper varieras med hur t.ex. vårt lönesystem för anställda inom 4H är uppbyggt. Det i sin tur gör det svårt att bygga upp en bra struktur med en rödtråd genom hela hemsidan.

Med den nya hemsidan vill vi skala bort all intern information som riktar sig till våra styrelser, ideella grupper, personal och engagerade medlemmar till ett intranät. På så vis blir vår nya hemsida en plats som lämpar sig bättre för extern information om allt roligt som händer i vår förening.

Grunden för vårt intranät finns redan idag och används inom vissa områden. Detta vill vi utveckla mer, vilket betyder att man som ideell i en styrelse, grupp eller personal kommer att hitta dokumentmallar och information som rör föreningen i ett slutet intranät. Intranätet kommer att utvecklas i samband med att den nya hemsidan tas fram. Då det är KFV-IT som har utvecklat vårt intranät kommer både hemsidan och intranätet byggas in på samma plattform för att förenkla tillgången till information för såväl besökare, som engagerade i organisationen.

Hur går vi tillväga?

Att byta plattform och system för en hemsida är ett stort jobb. Det är viktigt att hela föreningen är med på banan så att det blir ett gemensamt arbete framåt. Därför kommer vi bland annat att jobba med följande delmoment:

Piloter 

För att kvalitetssäkra samt utveckla hemsidorna kommer det att arbeta med piloter. Piloternas roll i detta är att testa det nya systemet för att kunna utveckla det så det passar alla verksamheter i Sveriges 4H. Piloterna är en form av kvalitetssäkring samt ett verktyg för Kommunikationsgruppen att få input för vad man tycker fungerar bra och inte.

Kommunikationsgruppen kommer att kontakta de tilltänkta piloterna för projektet och se ifall intresse finns att vara med i detta. Urvalet av piloter är gjort så att vi ska få en så stor mångfald som möjligt. Saker som har tagits i beaktning i urvalet är, geografisk spridning, personal, ideella, klubbar, gårdar, verksamhetsledare samt länsförbund. Detta för att som sagt få en så stor mångfald som möjligt för att systemet ska utvecklas till det bästa för Sveriges 4H.

Det kommer vara mellan 15-20 piloter totalt som kommer att få arbeta med systemet innan introducering för resterande del av organisationen.

Alla piloter får förbereda sig noggrant inför pilot-perioden och kommer få tydliga instruktioner om vad som förväntas av deras engagemang. Kommunikationsgruppen finns givetvis som stöd under hela processen.

Utbildningar

Bland de viktigaste bitarna i detta projekt är utbildning i det nya systemet. Detta för att alla som jobbar med hemsidorna runt om i organisationen ska ha en bra grund för det. Det kommer att finnas utbildningsfilmer för hur systemet fungerar samt hur man administrerar det.

Utöver utbildningsfilmerna kommer det även att genomföras ett gäng utbildningstillfällen för organisationen. Den första kommer vara på 4Hs Nationella Personaldagar 3-4 november. Under november och december kommer det att arrangeras utbildningsträffar där alla länsförbund kommer att vara med vid olika tillfällen. Information om exakta datum för just ditt specifika länsförbund kommer att komma strax efter sommaren. Det sista inplanerade utbildningstillfället är på Nationella Konferensen i januari.

Tidsplan för projektet 

Att byta system för vår hemsida är ett stort projekt som inte görs över en dag. Vi i Kommunikationsgruppen tillsammans med IT-gruppen och KFV-IT har tagit fram en tidsplan för implementering. I tidsplanen har vi tagit hänsyn till organisationens olika viktiga händelser för att göra en sådan smidig övergång som möjligt till nytt system och för att säkerställa att allting fungerar inför ett nytt verksamhetsår. Här nedan ser du de större delmomenten i vår tidsplan.

April 

• Projektet startar
• Undersökningsformulär Design

Maj

• Introduktion piloter

Juni 

• Utveckling av hemsidor, KFV IT

Juli

• Utveckling av hemsidor, KFV IT

Augusti

• Piloter introduceras till systemet

September 

• Piloter jobbar i systemet
• Presentation av systemet för organisationen

Oktober

• Vidareutveckling hemsidor

November

• Utbildning 4Hs Nationella Personaldagar, 3-4/11
• Utbildningsträffar ute i landet

December

• Lansering av ny hemsida för hela Sveriges 4H.

Var med och påverka!

Vi i Kommunikationsgruppen anser att det är viktigt att alla får komma till tals och berätta hur hemsidan ska utformas för att den ska passa er verksamhet så bra som möjligt. Därför kommer vi under tidens gång i samband med det här projektet skicka ut formulär och prata med alla i föreningen. Redan nu finns det ett formulär som du gärna får svara på!

Klicka här för att påverka! 

Frågor eller funderingar?

Tveka inte på att höra av dig till Sveriges 4Hs Kommunikationsgrupp vid frågor. En viktigt del i det här projektet är att alla i föreningen förstår och hänger med i vad som händer genom hela processen. För att vår hemsida ska bli så bra som möjligt är det även viktigt att alla som vill vara med och påverka hur hemsidan ska se ut och fungera hör av sig till oss.

Vid frågor och funderingar, kontakta Elin Elander via Elin.Elander@4H.se eller Kommunikationsgruppen via Kommunikation@4H.se.

I onsdags lanserade 82 svenska organisationer en gemensam avsiktsförklaring för att stärka Sveriges arbete med Globala målen för hållbar utveckling. Takten i arbetet måste öka och den kommande regeringen behöver prioritera frågan. Sveriges 4H har givetvis skrivit på för att utöver den nyligen antagna verksamhetsplanen jobba aktivt med processen.

Genom att fortsätta folkbilda, vara innovativa och utveckla nya metoder för att arbeta med Agenda 2030 vill Sveriges 4H vara med i framkant i det ledande arbetet. Tillsammans med de 81 andra organisationerna som signerat avsiktsförklaringen kommer Sveriges 4H att arbeta med det gemensamma dokumentet, Civilsamhället för Agenda 2030. Plattformarna CONCORD Sverige, Forum- Idéburna organisationer med social inriktning och LSU- Sveriges Ungdomsorganisationer är de som tagit initiativet till avsiktsförklaringen. Initiativet är också ett svar på den avsiktsförklaring som generaldirektörer för ett 60-tal statliga myndigheter undertecknat.

- Vi vill med gemensam röst visa på allt det som idéburna organisationer och det ideella engagemanget gör för att bidra till hållbar utveckling. Vi kan bara uppnå Agenda 2030 om vi jobbar tillsammans, i partnerskap mellan olika sektorer i samhället. Här har civilsamhället en central roll att spela, säger Göran Pettersson, generalsekreterare för Forum till CONCORD.

Målet är att höja ambitionsnivån och takten på arbetet för att nå de Globala målen för hållbar utveckling. Det har gått tre år sedan de Globala målen antogs och för att säkerställa att det långsiktiga arbetet ska bli en prioriterad fråga kommer undertecknade organisationer rikta stort fokus på dessa frågor. Genom att samverka är målet också att påverka kommande regering så att de konkretiserar sina avsikter för att bidra till förverkligandet av Agenda 2030.

- För Sveriges 4H var det en självklarhet att skriva under avsiktsförklaringen. Vi har antagit en verksamhetsplan baserad på Agenda 2030 och vårt mål är att de Globala målen verkligen ska ha en central roll i vår verksamhet. Vi vet att vi är starkare tillsammans med andra och hela samhället måste jobba fokuserat mot samma mål för att vi ska lyckas, säger Elin Niklasson som är ordförande i Sveriges 4H.

I onsdags lämnades den signerade avsiktsförklaringen över till civilminister Ardalan Shekarabi under Forums event – Frivillighetdagen och var en första aktion för att påvisa organisationernas gemensamma målbild om att tillsammans skapa en värld som är socialt, miljömässigt och ekonomiskt hållbar till år 2030.

Bakgrund:

Den 25 september 2015 antog FN:s generalförsamling den historiska resolutionen Agenda 2030 för hållbar utveckling. Agendan innebär att alla 193 medlemsländer i FN förbundit sig att arbeta för att uppnå en socialt, miljömässigt och ekonomiskt hållbar värld till år 2030. Agendan innehåller 17 mål och 169 delmål, som i Sverige kallas Globala målen för hållbar utveckling. På engelska kallas de Global Goals for Sustainable Development.

Ida Söderström, till vänster i bild, och Tanja Strand presenterade de pedagogiska verktyg som tagits fram i samarbetsprojektet mellan SVA och 4H för att främja barn och ungdomars lärande om smittskydd, djurskydd, livsmedelshygien, antibiotikaresistens, miljö och smittorisker i samband med resor till andra länder. Foto: Magdalena Hellström, SVA.

Det tre år långa samarbetsprojektet mellan Statens veterinärmedicinska anstalt och 4H börjar närma sig sitt slut. Den 19 november bjöds representanter från djurparker, olika myndigheter, andra hygienprojekt, smittskyddsläkare, veterinärer och förstås, representanter från 4H, in till slutmöte för att ta del av vad projektet resulterat i.

Ida Söderström, från SVA, har varit projektsamordnare under den senare delen av projektet och har jobbat med att översätta både nya och äldre material som tagits fram.

- Målet har varit att skapa förutsättningarna för att fler ska kunna ta del av den kunskap som vi har samlat på oss genom åren. Vi inledde projektet med att avläsa statistik från Migrationsverket, kontakta kommunerna där 4H-gårdarna vi samarbetat med fanns och använda oss av så många externa kontakter som möjligt för att kunna avgöra vilka språk det fanns behov av att översätta materialen till, berättar hon.

Tillsammans med SVA-kollegan Sevinc Ferrari och representanter från Skälby 4H-gård i Kalmar, Hågelby 4H-gård i Stockholm, Almviks 4H-gård i Malmö samt 4H:s riksförbund har Ida drivit projektet effektivt.

- Vi har kommit väldigt långt. Vi har översatt skyltar om handtvätt, besöksregler, information om djur, tipspromenaden, skapat en pysselbok, gjort instruktionsfilm till spelet Bakteriestopp, översatt filmen ”Välkommen till gården” och mycket mer, fortsätter Ida.

I framtiden är det upp till 4H och andra aktörer att fortsätta att använda materialet och Elin Elander, kommunikatör på 4H:s riksförbund, är hoppfull.

- Utöver att informera besökare på 4H-gårdar om dessa viktiga ämnen används materialet även i våra ledarutbildningar och konceptet Matskolor. Frågor baserade på nyckelbudskapen återkommer även i det digitalt inriktade projektet Skattjakt Natur där jag är projektledare. I Skattjakt Natur använder vi appen TurfHunt som samlar olika skattjakter från hela världen. Deltagarna får lösa utmaningar och kan få både guldmynt och diamanter i belöning om de klarar uppdragen. I framtiden ser jag även att vi kommer att kunna använda materialen som tagits fram för att bland annat skapa spännande äventyr tillsammans med Klöverhjälten. Överlag har samarbetet med SVA gett en ännu stabilare kunskapsgrund att stå på, vilken vi kommer ha nytta av under väldigt lång tid framöver, säger hon och lägger till:

- Nu är det upp till oss att förvalta detta på bästa sätt.

Vid årsskiftet avslutas projektet och nu väntar några intensiva veckor för att knyta ihop allt arbete som gjorts under de tre åren. Allt material kommer vid projektets avslut att finnas tillgängligt på både SVA:s och 4H:s webbplats.

Förra torsdagen inträffade en tragisk olycka där Catrin V Carlson, huvudprojektledare i samarbetsprojektet mellan Statens veterinärmedicinska anstalt och 4H, hastigt avled.

Olyckan inträffade under en hopplektion på hennes ridskola och hade inte på något sätt kunnat förebyggas eller förutspås. Sjukvårdskunnig personal fanns i omedelbar närhet och hon kom snabbt till sjukhus, men trots detta gick hennes liv inte att rädda.

Catrin V Carlson kommer alltid vara ihågkommen som en eldsjäl, ett energiknippe med ett stort leende på läpparna som förgyllt tillvaron för alla hon träffat.
I 4H kommer vi vara evigt tacksamma för att vi fick äran att möta henne. Alla våra tankar och stöttning går till familj och nära anhöriga.

Frågor om projektets fortsättning hänvisas till 4H:s representant i projektets styrgrupp, Annika Hemingstam- annika.hemingstam@4h.se

Det bubblar av aktivitet i samarbetsprojektet mellan SVA och 4H. Nyanställda i 4H fick förra veckan mer information om projektet och fick provspela Bakteriestopp och testa sina kunskaper genom utvalda frågor i den stora tipspromenad som tagits fram. Under denna vecka påbörjades rundresan till 4H-gårdar över landet som kommer att fortsätta under våren.

I måndags träffades projektledare Catrin V-Carlson och projektets pedagog Lizbeth Engström personal från Växjö 4H och Bonnagårdens förskola. Det blev många bra diskussioner om innehållet i projektet och provkörning av spelet Bakteriestopp och några av de producerade tipspromenadsfrågorna.

På tisdagen hade turen sedan kommit till Skåne, där representanter för tre gårdar samlades i Almviks 4H:s fina leklada. Även här stod information, diskussioner och testkörning av tipspromenad och Bakteriestopp på programmet och mötet var roligt och givande.

“Det är så himla roligt att träffa alla och att vi kommer att rulla vidare vilket ska bli jättekul”, sa en glad Catrin efteråt.

Statens veterinärmedicinska anstalt, SVA och 4H sammanstrålade för ett projektmöte i ett snöigt Stockholm under måndagen, 26 februari. Det är mycket på gång i projektet där 4H och SVA samarbetar för att främja kunskaperna om livsmedelshygien, smittskydd, antibiotikaresistens, djurvälfärd, natur och miljö. 

Från vänster i bild ses Magdalena Hellström, Elin Elander och Catrin Vesterlund-Carlson.

Catrin Vesterlund-Carlson, projektledare från SVA och Magdalena Hellström, kommunikatör från SVA, mötte upp Elin Elander från 4H:s riksförbundskansli samt Annika Hemingstam från Stockholms 4H som är representant i projektets styrgrupp. Tillsammans diskuterade de årets kommande insatser i projektet.

“Många bra arbetsverktyg har tagits fram i projektet. Nu måste vi tillsammans se till att de introduceras på ett bra sätt i 4H:s verksamhet och i förlängningen ger kunskap till allmänheten”

“Många bra arbetsverktyg har tagits fram i projektet. Nu måste vi tillsammans se till att de introduceras på ett bra sätt i 4H:s verksamhet och i förlängningen ger kunskap till allmänheten”, konstaterade Elin Elander.

Magdalena Hellström är ett nytt namn i projektet. Under måndagen fick hon en intensiv introduktion.

“Att träffas lägger verkligen en god grund för en bra kommunikation. Det gör att vi verkligen kan jobba som ett team och det är ju faktiskt då vi kan uppnå målen med projektet”, sa hon.

På bilden ser ni delar av den skolklass som assisterade SVA:s arbete under tisdagens inspelningar. Karin Troell från SVA är i full färd med att instruera och allting dokumenteras av Leif Eiman, SVA.

Spelet Bakteriestopp är ett av verktygen som har tagits fram för att 4H:s unga på ett lekfullt och spännande sätt ska kunna lära sig mer om hur man stoppar smittor. Genom att tvätta händerna och undvika att smittor sprids kan man vänta med att använda medicin, som antibiotika. Antibiotika används ibland i onödan och till fel saker. Det ökar risken för att smittoämnen utvecklar motståndskraft, blir resistenta, mot antibiotika. Under tisdagen, 27 februari, spelades en instruktionsfilm in för det framtagna spelet.

“Tanken med filmen är att skapa ett enkelt sätt att ta sig spelinstruktionerna“, berättade Catrin.

“Vi har fått jättepositiv respons för spelet överlag och det har skapat många bra diskussioner. De ledare vi har provat spelet med menar att de absolut kan spela detta spel med yngre medlemmar, vilket känns bra för då får vi den spridning av kunskap vi har som mål att uppnå. Spelet ger alla tillfälle att prata om vad man gör och tillsammans hitta lösningar på hur man ska spela. Det har tagits fram material som ska tåla att användas i olika miljöer, både ute och inne. Spelet kommer att skickas ut till alla 4H-gårdar under våren. Det har också redan kommit frågor om att få använda spelet i fler sammanhang som rör smittskydd, exempelvis för de som arbetar med hygien på förskolor”, sa Catrin.

“Vi har fått jättepositiv respons för spelet överlag och det har skapat många bra diskussioner…”

Inom kort kommer också en tipspromenad presenteras, med över 100 frågor i olika svårighetsgrad.

“Av alla dessa frågor kan man sätta ihop sin egen tipspromenad enligt den svårighetsgrad man vill ha. Det finns frågor som handlar om alla kategorier inom projektet; djurvälfärd, antibiotikaresistens, smittskydd, livsmedelshygien och natur och miljö”, informerade Catrin.

Nu planeras flera besök ute på 4H-gårdar i Sverige.

“Det är oerhört värdefullt att se hur gårdarna jobbar och verkligen får se hur och var vår målgrupp rör sig. Vi vill ju att de arbetsverktyg vi tar fram ska användas och vara ett hjälpmedel”, påpekade Catrin.

“Ja, det är ju hela tiden landets verksamhet som finns i fokus. Det finns många bra idéer att diskutera med potentiella användare”

Catrin får medhåll av Elin Elander.

“Ja, det är ju hela tiden landets verksamhet som finns i fokus. Det finns många bra idéer att diskutera med potentiella användare”, lade hon till.

Efter mötet var alla deltagare mycket nöjda och såg fram emot det fortsatta arbetet.

“Det känns jättebra. Detta var välinvesterad tid och gav mycket energi”, sa Catrin och de andra instämde.

Hallands 4H fick dubbel anledning att fira efter att ha kammat hem två priser på Jubileumsgalan 2018. Det traditionsenliga evenemanget “Bland tomtar och troll”  som årligen lockar 2000-3000 personer till Stättareds 4H-gård tog hem priset för Årets Projekt. Priset för Årets Anställda gick till kretsinstruktören Andreas Andersson som arbetat i 4H i över 10 år. 

I motiveringen till varför Andreas Andersson valts ut till Årets Anställda tackades den tama tuppen Gunnar som enligt utsago var den varelse som fått in Andreas i 4H. Nu har det gått många år sedan Andreas Andersson först tog klivet in i organisationen och under åren har han inspirerat många ungdomar och bidragit till många gods skratt och minnen. När han mottog priset på galan var han lite lätt skakig.

“Oj, alltså.. jag är rörd. Jag vet inte riktigt vad jag ska säga. Det är på väg att komma tårar. Tack så jättemycket för detta”

“Oj, alltså.. jag är rörd. Jag vet inte riktigt vad jag ska säga. Det är på väg att komma tårar. Tack så jättemycket för detta”, sa han när arrangörerna för galan hängt guldmedaljen med grönt band runt hans hals och tilldelat honom diplom och gåvokort.

Priset för Årets Projekt togs emot av Henric Nilsson, en av de ideella eldsjälar som är med och driver projektet “Bland tomtar och troll” som med lätthet kvalar in på listan över de största besöksevenemangen inom Sveriges 4H. Ett 60-tal ideella engageras då mellan 2000-3000 personer besöker gården under ett fåtal intensiva timmar.

Antonia Mossberg är gårdsföreståndare på Stättareds 4H-gård. Hon var på plats på galan när priset för Årets Projekt delades ut och var sprudlande glad.

“Det är så himla kul! De är verkligen värda detta”

“Det är så himla kul! De är verkligen värda detta”, sa hon efteråt.

“De ideella gör ett otroligt bra jobb med detta evenemang”, fortsätter Antonia.

“Det är ett av årets viktigaste arrangemang för gården och man kan säga att det är ekonomiskt avgörande för vår gård. Utan detta engagemang från ideella skulle det vara svårt att bedriva den verksamhet som vi idag har på Stättareds 4H-gård”, avslutar Antonia Mossberg.