Integritetspolicy

Följande policy har beslutats av styrelsen för Karlstad 4H och Bellevues Ponny ridklubb och gäller för behandling av medlemmars personuppgifter.

Syfte

Vi värnar om din integritet. Du ska kunna känna dig trygg när du anförtror oss dina personuppgifter. Därför har vi upprättat denna policy som utgår från gällande dataskyddslagstiftning och förtydligar hur vi jobbar för att ta tillvara dina rättigheter och din integritet som medlem i vår förening.

Syftet med den här policyn är att du ska få veta hur vi behandlar dina personuppgifter, vad vi använder dem till, vilka som får ta del av dem och under vilka förutsättningar samt hur du kan ta tillvara dina rättigheter.

Bakgrund

Föreningen har som ändamål att bedriva idrottslig verksamhet i enlighet med idrottsrörelsens och 4H-rörelsens verksamhetsidé, vision och värdegrund. För att kunna göra det behandlas personuppgifter för olika ändamål kopplade till verksamheten. Föreningen behandlar personuppgifter för att administrera löpande föreningsaktiviteter (till exempel tränings- och tävlingsverksamhet), kommunicera med medlemmar (kallelser, information, förändringar, aktiviteter m.m.) samt hantera medlemsrelaterade ekonomiska transaktioner (medlemsavgifter, ridavgifter och andra deltagaravgifter).

Vi behandlar dina personuppgifter för att fullfölja våra förpliktelser mot dig som medlem. Person-uppgifterna används för att ge dig som medlem tillfredsställande service och information, men vi kan också behöva dina personuppgifter för att uppfylla gällande lagar och avtal. Nedan listas de tillfällen då föreningen är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter:

Hantering av medlemskap i föreningen
Föreningsadministration
Deltagande i träningsverksamhet och övrigt utbud
Deltagande i föreningens tävlingsverksamhet
Information om verksamheten i övrigt
Ansökan om bidrag
Sammanställning av statistik och uppföljning till statliga myndigheter (Riksidrottsförbundet, SISU Idrottsutbildarna, Studiefrämjandet)
Utbildningar arrangerade av föreningen
Annan kontakt med medlem
Publicering av material på hemsida och andra digitala medier
Ordningsstörningar och otillåten påverkan

Vår utgångspunkt är att inte behandla fler personuppgifter än vad som behövs för ändamålet, och vi strävar alltid efter att använda de minst integritetskänsliga uppgifterna. Vi behandlar endast personuppgifter när vi har rättslig grund för behandlingen.

Riktlinjer

Vilka personuppgifter behandlar vi?

Här följer exempel på de personuppgifterna vi behandlar:

Namn, Adress, E-postadress, Telefonnummer, Personnummer, Kön, Deltagarstatistik samt uppgifter som du självmant och frivilligt uppger

Innehåll som du själv publicerar, s.k. användargenererat innehåll.

Hur får vi tillgång till dina personuppgifter?

Genom att du blir medlem hos oss samtycker du till att vi behandlar dina personuppgifter enligt vad som framgår av den här policyn. Vi får tillgång till dina personuppgifter på följande sätt:

Uppgifter som du tillhandahåller oss direkt.
Uppgifter som registreras när du besöker oss eller använder våra digitala
Uppgifter som vi får från offentliga register
Uppgifter som vi får när besöker oss eller på annat sätt tar kontakt med oss

Vilken information ger vi till dig?

När vi samlar in dina personuppgifter för första gången informerar vi dig om vad vi kommer att använda dem till, vilka rättigheter du har enligt dataskyddslagstiftningen och hur du kan ta tillvara dessa. Du kommer också att bli informerad om hur du kan kontakta oss om du har frågor eller behöver lämna en begäran eller förfrågan som avser dina personuppgifter och/eller rättigheter.

Hur behandlas dina personuppgifter?

Vi har rutiner och arbetssätt för att dina personuppgifter ska hanteras på ett säkert sätt. Utgångspunkten är att endast anställda och ideella som behöver personuppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter ska ha tillgång till dem. Inget material lagras digitalt utöver deltagarstatistik på föreningsaktiviteter som rapporteras enligt gällande lagar och regler för idrottslig verksamhet ansluten till Riksidrottsförbundet. Material i pappersform förvaras på låsta kontor för att skydda från obehörig åtkomst.

När lämnar vi ut dina personuppgifter?

Vår utgångspunkt är att inte lämna ut dina personuppgifter till tredje part om du inte har samtyckt till det eller om det inte är nödvändigt för att uppfylla våra förpliktelser enligt avtal eller lag. I de fall vi lämnar ut personuppgifter till tredje part upprättar vi sekretessavtal samt säkerställer att personuppgifterna behandlas på ett betryggande sätt och i full överensstämmelse med dataskyddsförordningen.

Uppgifterna kommer inte att överföras till tredje land och dina personuppgifter kommer inte att utsättas för automatiserat beslutsfattande.

Hur länge sparas dina personuppgifter?

Vi behandlar dina personuppgifter så länge du är medlem i Karlstad 4H och Bellevue Ponny Ridklubb och som längst i två år därefter.

Dina rättigheter

Du som registrerad i föreningen har flera rättigheter som du bör känna till.

Du har rätt att få ett registerutdrag avseende föreningens behandling av dina personuppgifter. Föreningen ska vid begäran av registerutdrag förse dig med en kopia av de personuppgifter som är under behandling. För eventuella ytterligare kopior som du begär får föreningen ta ut en rimlig avgift utifrån administrativa kostnader.

Du har rätt att få dina personuppgifter korrigerade om de är felaktiga, ofullständiga eller missvisande och rätt att begränsa behandlingen av personuppgifterna tills de blir ändrade. Du ansvarar själv för att meddela oss eventuella förändringar.

Du kan när som helst rätt att återkalla ditt samtycke. Vi kommer då inte längre att behandla dina personuppgifter eller inhämta nya, under förutsättning att det inte behövs för att fullgöra våra skyldigheter enligt avtal eller lag. Tänk på att återkallelse av samtycke kan innebära att vi inte kan fullgöra de skyldigheter vi har i förhållande till dig, dvs det är inte säkert att du kan fortsätta att vara medlem eller rida hos oss på samma villkor. Ingen återbetalning görs i dessa fall. Kontakta föreningens styrelse för att utöva dina rättigheter. Om du nekas det har du rätt att inge ett klagomål avseende föreningens behandling av personuppgifter till Datainspektionen, besök www.datainspektionen.se

Ansvar

Föreningen är personuppgiftsansvarig, vilket innebär att föreningen är ansvarig för hur dina personuppgifter behandlas och att dina rättigheter tas tillvara. Om föreningen anlitar leverantörer som på något sätt behandlar personuppgifter för föreningens räkning är de leverantörerna är personuppgiftsbiträden, och lyder under samma integritetskrav som föreningen. Föreningen har inga personuppgiftsbiträden.